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情報共有で業務効率化と生産性向上を目指そう!

情報は企業の重要な経営資源であり、社内で適切に共有することで初めて有効活用することが可能です。

情報共有の必要性やメリットのほか、情報共有しないデメリットを解説します。また、情報共有のポイントやツールの選び方も解説します。

情報は企業の重要な経営資源であり、社内で適切に共有することで初めて有効活用できます。情報共有は、社内における業務効率化や生産性向上に欠かせないものです。

今回は、情報共有の必要性やメリットのほか、情報共有しないデメリットについて解説します。また、情報共有のポイントや、ツールの選び方についても見ていきましょう。

なぜ情報共有が必要なのか?

社内や組織内において、情報共有が必要な理由はひとつではありません。まずは、なぜ情報共有が必要なのか、理由やメリットを挙げてご説明します。

ナレッジやノウハウを共有することによる業務効率化

情報共有を行う最も大きなメリットは、ナレッジやノウハウの共有によって、業務を効率化できることです。業務に関する知識、知見、技術、手順などを共有しておけば、必要なときすぐにそれらの情報を参照して、業務に役立てられるでしょう。組織全体で情報を活用できれば業務効率が向上し、企業の成長にも結びつけられます。

ナレッジやノウハウを最新にアップデートできる

情報共有が進んでいる会社では、共有している情報に関して多くの社員が議論や意見交換をすることで、ナレッジやノウハウをアップデートしています。ナレッジやノウハウは、時間が経てばやがて陳腐化していく危険性があります。情報共有の仕組みを活用すれば、ナレッジやノウハウを常にブラッシュアップさせながら蓄積できるようになるでしょう。

教育の時間短縮化ができ、生産性が向上する

キャリアを積んだ社員が持つナレッジやノウハウをマニュアル化するなどして共有すれば、新人教育にも活用できます。また、これまでに直面した仕事上のトラブルや課題にいかに対処し、解決できたかという体験談や事例、アドバイスなども情報共有することで、新人に限らず多くの社員の役に立つでしょう。これらを常に参照できるようにしておけば時間短縮になり、生産性も向上します。

チーム間・部署間のコミュニケーションを活性化できる

全社的な情報共有を進めれば、それを契機としてチーム間・部署間でのコミュニケーションの活性化も期待できます。業務の知識やノウハウ、進捗状況、進め方といった情報を共有できていれば、問題解決やフォローもスムーズにできるようになるでしょう。問題点や課題点が見えやすくなり、議論する機会が増えたり、部署を超えた新しい取り組みが誕生したりすることも期待できます。

情報をストレスなく見つけられる

情報共有には、情報をいつでも参照して確認できるようにしておく役割もあります。例えば、商品のパンフレットや資料が社内で共有されていれば、急ぎで必要になったときでもすみやかに対応できます。また、社外の端末から情報にアクセスできるシステムがあれば、情報共有の仕組みをテレワークにも応用できます。

情報共有しないことのデメリット

情報共有にはさまざまなメリットがあります。では、情報共有に消極的な場合には、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

業務の属人化

まず考えられるのは、ナレッジやノウハウ、業務そのものの属人化です。情報は、それぞれの担当社員だけが知るところとなり、その人がいなければ仕事が進まないという状況になることが考えられます。業務の属人化は、特定の業務がブラックボックス化するのと同義です。異動や退職の際にトラブルが起きたり、業務をフォローできなかったりといったリスクがあるでしょう。

業務効率の低下

重要な業務であるほど担当者自身の負担も大きくなり、さらに共同作業ができなければ作業効率もダウンします。生産性が低下し、ナレッジやノウハウの蓄積も進まないとなれば、会社としての成長そのものにも問題が出てくるでしょう。

コミュニケーションの分断

チーム間や部署間に情報が散在していると、コミュニケーションが分断されていくリスクも生じます。知っていれば回避できたトラブルや、無駄な手戻りなどが頻繁に発生すれば、互いの信頼関係を築くのが難しくなるでしょう。結果として、人間関係の悪化につながることも十分考えられます。

効率的に情報共有するためのポイント

情報共有が必要な理由や、情報共有のメリット・デメリットからわかるように、情報共有とはすなわち、「社内や組織内の情報を収集して蓄積し、社内の誰もがアクセスできるような状態にして活用すること」を意味します。

現在では、多くの企業が情報共有のためにITツールを活用していますが、ツールさえ導入すれば情報共有できるわけではありません。現場に情報共有の目的や価値が十分伝わっていなければ、結局ツールが使われないまま終わってしまう可能性もあるでしょう。

企業によりますが、そもそも現場は新しいツールを導入して運用することに積極的であるとは限りません。属人化が進んでいたとしても、これまで業務が行えていたのであれば、それで良しと考える社員もいます。そのような状態のまま情報共有を推し進めようとしても、なかなかうまくはいかないでしょう。

そのような事態に陥らないよう、情報共有を行う際には、次の4つの手順を押さえておくべきです。

1. 情報共有の目的を明確化する

まず、情報共有の目的を明確にします。具体的に、「何のためにどのような情報を共有するのか」を決めてください。最初は、ある程度限定的にスタートし、社員が慣れてきたら徐々に情報共有の範囲を広げていったほうが、スムーズに導入を進められるでしょう。

2. 情報共有のための運用ルールを作る

次に、情報共有に関する運用ルールを策定します。機密情報や個人情報の取り扱いについては、厳格なルールを決めておく必要があります。それ以外の一般的なルールについては、最初は「毎日日報を書く」など、あまりハードルの高くないものにすると、既存の業務に組み込みやすいでしょう。情報共有のテンプレートを用意するなど、負担を少なくする工夫も考えたいところです。

3. 情報共有の方法を統一する

同時に、目的に応じた適切な情報共有の方法を考えます。社内外からアクセスできる、必要に応じて検索できるなど、自社に合った方法を検討してください。検索や更新のしやすさ、共有した情報の発展性などを考えると、多くの場合はツールを導入することになるでしょう。目的と共有する情報の種類がはっきりしていれば、適切なツールを選びやすくなります。

4. 情報共有の目的やルールなどを周知する

最後に、社員に目的やルールのほか、ツールの使用方法を伝えます。特に、なぜ情報共有が必要なのか、どのようなメリットがあるのか理解し、納得してもらうことが重要です。社員の情報共有に対するモチベーションを高めることが、情報共有を実現するポイントになることを意識しておきましょう。

情報共有のためのツールの選び方

情報共有のためにはツールがあると便利ですが、ツールにはさまざまなものがあり、目的によって複数のツールを使い分けている会社もあるようです。情報共有には多くのやり方が存在し、高機能で便利なツールも増えています。

ただし、チームや部署ごとに異なるツールを使うようなことになれば、情報共有の幅は狭まってしまいます。情報共有は、全社的に取り組むのが基本です。

全社的に情報共有を行う場合は、目的に合ったツールであることはもちろん、全社でストレスなく使えるものを選ばなくてはなりません。そこで、情報共有のためにツールを選ぶときのチェックポイントを挙げます。

<情報共有ツールを選ぶ際のチェックポイント>

  • 目的達成のために必要な機能がそろっているか
  • どのチームや部署でも利用できる汎用性があるか
  • 社員のITスキルやITリテラシーで使用できるか
  • 入力の負担が少ない、操作がわかりやすい、情報が探しやすいなどの工夫があるか
  • 目的・用途に合わせてカスタマイズできるか
  • モバイルやテレワーク対応など、いつでもどこでも使えるか
  • セキュリティに問題がないか

情報共有のメリットと目的を明確化して情報を活用しよう

情報共有には多くのメリットがありますが、そのメリットをしっかりと享受するには、情報共有の目的の明確化と社内への周知のほか、目的と業務にマッチしたツールの選択など、いくつかのポイントがあります。

まずは、情報共有に関する自社の課題を洗い出し、どのような機能を持ったツールがあるのかを調べて、「自社に合う情報共有のやり方」を探ってみることをおすすめします。

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