情報共有ツールとは

情報共有ツールとは、ドキュメントの共有や従業員間の連絡などが行えるツールです。ツールによって搭載されている機能は異なります。たとえば、タスク管理機能やスケジュール登録機能など、ビジネスに必須な機能から、あると便利な機能まで幅広く搭載されています。導入することで情報の一元管理化も可能です。

社内の情報共有における課題解決に役立つ

従業員が多いほど、社内の情報共有における課題は増えやすくなっています。たとえば、上司への確認や報連相にタイムラグが生じてしまう、情報やノウハウを多く持つ従業員への負担が重くなるなどの課題を抱えるチームは多くあります。他にも、マニュアルが活用されずに業務がスムーズに進まないなど、さまざまな課題が発生する可能性があるでしょう。

情報共有ツールを導入することにより、リアルタイムでの情報共有や情報の均一化などを図れます。そのため、情報共有が上手くいかないことで発生する課題を解決する方法として、情報共有ツールが注目されています。

ビジネス向けの情報共有ツールの種類を確認

ビジネス向けの情報共有ツールにはさまざまな種類があります。ここでは、主な種類として3つのツールを解説します。

業務効率化を目指すツール

業務効率化のために働き方をシステム化することを目的としたツールです。チーム内での業務分担などを共有できるタスク管理やスケジュール登録機能、プロジェクトの管理などができるツールを指します。たとえば、顧客管理に特化したCRMツール、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールなどが挙げられます。

コミュニケーションの促進をはかるツール

従業員間やチーム内で気軽に素早く情報共有したい場合に用いるツールです。コミュニケーションツールの種類は多種多様で、タスク機能やスケジュール機能などが搭載されているツールもあるなど、チーム内でのプロジェクト管理にも役立ちます。たとえば、ビジネスチャットやWeb会議システム、社内SNSツールなどが挙げられます。

ノウハウを蓄積できるツール

後から何度も確認するような情報、たとえば業務マニュアルや議事録などを共有する場合に役立つツールです。社内の情報やノウハウを集めた社内Wiki、オンラインでファイルの共有ができるオンラインストレージサービス、デジタル化されたメモ帳を共有できるオンラインメモアプリなどのツールがあります。

会社に情報共有ツールを導入するメリットとは

情報共有ツールを導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、情報共有ツールを導入するメリットを解説します。

1.業務効率化

情報共有ツールを導入することで、業務効率化が期待できます。メールなどで情報共有することも可能ですが、定型文を打ったり宛先をチェックしたりと手間がかかります。情報共有ツールでは、プロジェクトやチームごとにグループを作成して用件を入力するだけで、情報共有が可能です。このため、手間がかかりません。

また、資料の同時編集も可能です。チーム内で同時に修正することもできるため、修正後のファイルを送って確認し再度修正するなどの手間がかからず、業務効率化につながります。

2.コミュニケーションの促進

メールや電話などと比較すると、気軽にコミュニケーションを取りやすいです。部署をまたいだ情報共有もしやすく、他部署との連携が必要な際にも便利です。コミュニケーションが活性化することで社内全体の雰囲気がよくなり、離職率が下がるケースもあります。

3.ノウハウの蓄積

会社にとって重要で何度も見返すような情報、ノウハウを蓄積できる点も大きなメリットです。たとえば議事録やマニュアルなどが上げられます。検索機能やラベル機能などが搭載されたツールであれば、必要な情報へのアクセスもスムーズに行えるため、情報を取得しやすくなります。ノウハウを共有することで、仕事の属人化防止にもつながるでしょう。

自社に合う情報共有ツールの選び方とは

情報共有ツールにはさまざまな種類があります。自社に合うツールを選ぶ際には、以下で紹介する7つのポイントを意識しましょう。

目的で選ぶ

まずは、自社がなぜ情報共有ツールを導入したいのかを明確にしましょう。自社の情報共有における課題を明確にして、課題解決につながるツールを選ぶことが重要です。

たとえば、社内のコミュニケーション不足解消のために情報共有ツールを導入したいという場合を考えます。この場合は、グループチャット機能やマルチデバイス対応、メッセージの未読管理機能などがあるツールを選ぶというように、自社の目的に合った機能が搭載されているツールを選びましょう。

利用人数・費用で選ぶ

情報共有ツールの導入には費用がかかります。一般的には、利用人数によって費用が変動するツールが多いため、まずは社内で情報共有ツールの利用が必要な人数を把握しましょう。利用者が多くなれば多くなるほど費用がかさむため、人数をあらかじめ確認しておき予算内で収まるかどうか検討します。

無料プランが用意されている情報共有ツールもありますが、無料プランは機能が制限されているケースもあります。どの範囲まで無料で利用できるのか、事前に確認しておきましょう。

情報の探しやすさで選ぶ

情報の探しやすさも情報共有ツールを選ぶ際の大きなポイントです。過去に共有した情報が埋もれてしまい、探すのに時間がかかるということでは、ツールを導入した意味が薄くなってしまいます。

そのため、検索機能が充実しているかどうかをチェックしましょう。検索機能やラベル機能などが充実していると、必要な情報を必要なときに素早く見つけ出せるため、ストレスなく情報の取得ができ業務効率化に役立ちます。

連携のしやすさで選ぶ

社内の従業員だけなく、取引先や商談相手などともツールを用いてやり取りしたいという場合には、連携のしやすさも重要です。情報共有ツールには、外部関係者を対象としてコミュニティを構築できるツールもあるため、社外の人とやり取りしたい場合にも便利です。

また、情報の投稿や共有、フィードバックの収集、イベントの作成機能などが搭載されたツールを選ぶと、社外の人ともコミュニケーションを取りやすくなります。

多言語対応で選ぶ

日本語以外に対応したツールを導入する必要があるかどうかも検討しましょう。従業員に外国人が多いという場合には、授業院ごとに言語設定ができるツールが便利です。また、自動翻訳機能が搭載されたツールもあります。

従業員のITリテラシーで選ぶ

ツールを導入しても、従業員が使いこなせないのでは意味がありません。そのため、従業員のITリテラシーに合わせてツールを選ぶとよいでしょう。ITに不慣れ、苦手意識がある従業員が多い場合には、誰でも使いやすいシンプルなツールがおすすめです。UIのシンプルさや操作性などを確認しておきましょう。

ITに強い従業員が多い場合には、自由にカスタマイズできるものがおすすめです。業務に合わせてカスタマイズできるため、利便性が高まります。

サポートの有無・内容で選ぶ

サポート体制もツールを比較する際には重要です。不具合や不明点が出た場合に、利用できるサポートがあるかどうかを確認しましょう。手厚いサポートがあれば、初めて情報共有ツールを導入する場合でも安心です。

なかには、社内での運用ルールを一緒に検討してくれる場合もあります。自社の状況によって必要なサポートは異なるため、そもそもサポートが必要かどうか、必要なサポートの内容などを検討しておくとよいでしょう。

情報共有ツールを導入する際の注意点とは

情報共有ツールを導入する際には、注意したいポイントが2つあります。ここでは、それぞれの注意点について解説します。

目的を明確にする

情報共有ツールを導入する際には、導入目的を明確にしておきましょう。情報共有ツールにはさまざまな種類があり、搭載されている機能も異なります。導入目的を明確にしなければ、適切なツールを選ぶことができません。

また、目的を決めた後は従業員に共有して、ツール導入の理解を得ましょう。目的を周知しないままだと、ツールを適切に使用できない可能性があります。目的を周知することで、正しい使い方を浸透させることができるため、全従業員に周知徹底しましょう。

運用のルールを決めておく

運用ルールの作成も重要です。運用ルールを設定しておかなければ、従業員が適切にツールを活用できない可能性があります。また、業務外のプライベートで使用する従業員が出てくる可能性もあるなど、セキュリティ面での不安もあるため運用ルールの作成は欠かせません。

運用ルールを作成して運用するには、管理者が詳細な利用制限を設定できる機能、アクセス制限をかけられる機能などがあるツールを選ぶと便利です。

まとめ

情報共有ツールとは、ドキュメントなどの共有や従業員間のコミュニケーションが取れるツールです。情報共有ツールを導入することにより、業務効率化やコミュニケーションの促進、ノウハウの蓄積などのメリットが得られます。情報共有ツールにさまざまな種類があるため、自社の目的に合ったものを選びましょう。

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