そもそも情報共有メールを送る目的とは

そもそも情報共有メールはなぜ送るのでしょうか。ここでは、その目的について解説します。

属人化を防止するため

情報共有メールには、属人化を防ぐ目的があります。情報共有が口頭のみで行われると、情報を把握できる従業員は限られます。その場合、知識やノウハウを社内全体で共有できません。

しかし、メールを利用して情報共有すれば、メールを受け取るメンバー全員が同じ情報を確認できます。情報共有メールの送信により業務の属人化の防止ができ、知識やノウハウを社内で蓄積できるようになります。

最新情報を共有するため

メールなら、最新情報もスムーズに共有できます。たとえば、情報共有を行った後に、時間や場所などの情報が変更になるケースもあるでしょう。その場合でも、メールを活用すれば新しい情報を共有できます。メンバー全員が常に最新情報を得られるため、どのような状況でも適切な対応を実現できます。

社内コミュニケーションの活性化のため

メールによる情報共有は、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。業務が忙しく、従業員同士がコミュニケーションをとる時間をあまり確保できていない、という企業も多いでしょう。その場合でも、情報共有メールを送信すれば、伝えるべき情報を着実に伝えられます。テキストでのやり取りになるため、「言った、言わない」などのトラブルも減らせます。

情報資産を活用するため

メールによるやり取りは、サーバーにも蓄積されていきます。サーバーに蓄積されている情報は、必要があれば後からでも確認可能です。加えて、似たような案件が発生した際も、過去のメールの情報を確認すれば対応方法の参考になります。業務を適切かつ効率的に進めるために役立つでしょう。

情報共有メールを作成する際のポイントとは

情報共有メールを作成する際は、さまざまなことを意識する必要があります。ここでは、具体的なポイントを解説します。

内容が分かりやすい件名にする

情報共有メールの件名は、内容が分かるように工夫しましょう。ビジネスではメールが多用されており、メールボックスには大量のメールが届きます。内容が分かりにくかったり、重要度が低そうに見えたりすると、メールを開いてもらえない可能性もあるため注意が必要です。

特に重要なメールや返信が必要なメールの場合は、件名に【緊急】【要返信】などと記載して目立たせる方法もあります。メールの内容を考慮し、適切な件名をつけましょう。

必要事項は漏れなく記載する

メールで情報共有する際は、必要事項は漏れなく記載しましょう。ただし、伝えたいことをただ羅列するのではなく、内容を端的に分かりやすくまとめる必要があります。たとえば、メールでプロジェクトの進捗報告を共有するなら、プロジェクトの目標、現況、課題、対策などの項目に分けて記載するとよいでしょう。

署名を明記する

誰が送ったメールか分かるようにするため、本文の最後に署名を明記してください。署名に記載すべき内容をまとめると、以下のとおりです。

・社名
・部署名
・肩書
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・URL

住所や電話番号などは、所属先の情報を記載します。情報共有メールに限らず、ビジネスでメールを送る際は必ず署名が必要であるため、忘れずに記載しましょう。

送信先の設定をしっかり確認する

メールは一度に複数の相手へ送信できるため、送信先の設定もよく確認しましょう。特に、情報共有すべき対象者が漏れていないかチェックしてください。ToやCcなどの宛先の設定も適切に使い分ける必要があります。

早めに返信する

メールの返信が遅いと、全体の意思決定に時間がかかる原因になります。情報共有メールに対して相手からの返信を求めるなら、期限も明記しておくとよいです。また、自分が返信する側で回答が遅れる場合も、いつまでに回答するか伝えると親切です。

返信する際は「Re:（件名）」にする

メールに返信する際は、基本的に件名は変えないようにしましょう。返信ボタンを押すと自動的に「Re:（件名）」となるため、そのまま返信してください。件名がそのままであれば、返信を受けた相手もどのメールに対する返信か分かります。すでに触れたとおり、ビジネスでは大量のメールがやり取りされており、分かりやすさを常に意識する必要があります。

基本的にCcは返信しない

返信を求めてはいないものの、メールの内容は共有しておきたい相手はCcに設定します。そのため、自分がCcに設定されているメールには、返信しなくて構いません。Ccに設定されているにもかかわらず返信すると、やり取りを邪魔する恐れがあります。

実際に使える情報共有メールの例文をシーン別に紹介

ここでは、実際に情報共有メールを書く際の例文を紹介します。シーン別に紹介するため、ぜひ参考にしてください。

進捗を報告する際の例文

メールで進捗を報告する際は、現状と今後の課題について言及する必要があります。例文は以下のとおりです。

件名：【進捗報告】〇〇の件について

〇〇 部長

お疲れ様です。〇〇です。
〇〇の進捗状況についてご報告いたします。

企画書：作成が完了しましたので、ファイルを添付しております。

見積もり：現在作成しており、〇月〇日までに提出いたします。

進捗のご報告に漏れがございましたら、お申し付けください。
お忙しいところお手数をおかけし恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

議事録を共有する際の例文

メールで議事録を共有する際は、会議の開催日時・場所、出席者、議題、議論の内容、決定事項などを含めましょう。例文は以下のとおりです。

件名：【議事録】〇月〇日　週次会議

〇〇 各位

お疲れ様です。〇〇です。
〇月〇日開催の週次会議の議事録を作成しましたので、ご確認をお願いいたします。

【開催日時・場所】
〇月〇日　〇：〇〇～〇：〇〇
〇〇会議室

【出席者】
〇〇、〇〇、〇〇、〇〇、〇〇

【議題】
・〇〇
・〇〇

【議論内容】
・〇〇
・〇〇
・〇〇
・〇〇

【決定事項】
・〇〇
・〇〇
・〇〇

なお、詳細はPDFにて添付しておりますので、あわせてご確認ください。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

作業日報を提出する際の例文

作業日報を提出する際は、件名に名前と日付を入れて見分けやすいよう工夫しましょう。例文は以下のとおりです。

件名：【作業日報】〇月〇日　〇〇（名前）

〇〇 課長

お疲れ様です。〇〇です。
本日の業務が完了いたしました。以下のとおりご報告いたします。

【本日の目標】
〇〇〇〇〇〇〇〇

【業務内容】
〇〇〇〇〇〇〇〇

【目標の達成度】
〇〇〇〇〇〇〇〇

【課題・改善策】
〇〇〇〇〇〇〇〇

【明日の目標】
〇〇〇〇〇〇〇〇

以上です。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

情報共有メールに返信する際の例文

情報共有メールに返信する際は件名を変えず、用件を簡潔にまとめる必要があります。例文は以下のとおりです。

件名：Re:〇〇イベントの詳細について

〇〇 様

お疲れ様です。〇〇です。

〇〇イベントの詳細についてご共有いただき、ありがとうございます。
確認させていただきたい点があり、ご連絡いたします。

恐れ入りますが、以下の2点についてご確認いただけますと幸いです。
・〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇

お忙しいところ誠に恐縮ですが、〇月〇日までにご回答いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。

メールで情報共有する際に知っておきたい注意点

メールを活用して情報共有するうえでは、気をつけたいこともあります。ここでは、注意点を具体的に解説します。

業務の引き継ぎに活用しにくい

メールは情報共有に役立つツールですが、業務の引き継ぎには活用しにくいです。ビジネスでは大量のメールがやり取りされているため、メールで伝えた情報は埋もれてしまいます。後から確認したいときは、わざわざメールを探し出す手間もかかります。よって、引き継ぎの資料をメールに記載して送信すると、相手が活用しにくいでしょう。

後から見返しにくい

メールには検索機能があるものの、似た内容が多ければヒットするメールの数も多くなります。その場合、検索しても確認したいメールをなかなか見つけられない可能性があります。メールを送受信した日時が古いほど、メールを見返しにくくなるでしょう。何度も見返す可能性が高い情報は、メールでのやり取りには不向きです。

他の手段と比較すると手間がかかる

ビジネス上の連絡手段としてメールはメジャーですが、他の手段と比較すると手間がかかります。たとえば、ビジネスチャットと比べると、メールは情報を共有するための作業が煩雑です。メールは送信先の設定が複雑なうえに、挨拶文も記載する必要があります。スピーディな情報共有を目指すなら、メール以外の手段も検討しましょう。

まとめ

メールで情報共有すれば、情報を着実に届けたり、後から活用したりできます。メールで情報共有する際は、記載方法や送信先の設定などにも気を配りましょう。ただし、メールによる情報共有には手間がかかり、情報が埋もれやすいという特徴もあるため、注意も必要です。

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