情報共有アプリとは何か

情報共有アプリとは、情報を一元管理することができるだけでなく、検索機能で必要な情報を検索、アクセスできるアプリです。たとえば、社内ポータルサイトやビジネスチャットなどのアプリが挙げられます。情報共有アプリを使うことで、従業員同士のリアルタイムでのやり取りや共同編集などの実現に役立ちます。

情報共有の重要性

情報共有をスムーズに行うことはビジネスにおいて重要です。ここでは、なぜ情報共有が重要なのかについて解説します。

業務効率化が実現する

情報共有アプリを使うことで、必要な情報を探すときにかかる時間が削減できるため、業務効率化が実現します。業務情報や業務の進捗状況などを個人で管理している場合には、確認したいことがあった場合にメンバーに確認する手間がかかります。

しかし、情報共有アプリであれば業務情報なども共有可能です。何らかの確認事項がある場合でも、チームメンバーに連絡を取らずに確認できるようになり、手間の削減にも期待できます。

部署同士の連携がスムーズになる

情報共有により、部署間の連携もスムーズに行えます。部署間で連携が必要となるプロジェクトの場合、前提のなる認識のすり合わせが必要です。情報共有アプリがあれば、必要な情報を各部署が確認できるため、スムーズに連携できるでしょう。ただし、セキュリティ上の懸念もあるため、必要に応じてアクセスできるメンバーの制限が必要です。

社内の情報格差がなくなる

把握しておくべき情報が行き渡っていないと、部署間やメンバーごとに、仕事のクオリティに差が生まれてしまう恐れがあります。結果として業務の品質にバラつきが出てしまい、クレームに発展する可能性もあるでしょう。

情報共有アプリによってしっかりと情報共有ができていれば、正しい情報がすべてのメンバーに届きます。そのため、情報格差がなくなり、社内の知識が均一になりやすいため、業務クオリティの安定化につながります。

アプリを活用して情報共有するメリット

アプリを活用して情報共有をすることで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、アプリを活用するメリットを解説します。

社内のコミュニケーションが円滑になる

情報共有アプリを使うことで、スムーズな社内コミュニケーションを実現できます。アプリではリアルタイムでのやり取りが可能なため、気軽にコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。

コミュニケーションを取るハードルが下がるため、やり取りが活発になりやすいです。社内で多くの情報が共有されるようになる点も大きなメリットです。さまざまな情報が共有されることで、業務も円滑に進みます。

業務内容やノウハウなどを簡単に共有できる

情報共有アプリを活用した場合、情報を一元管理できます。業務内容やノウハウなどを一元管理できるだけでなく、一括で共有することも可能です。メールでも情報の共有は可能ですが、アドレスを選択して別アプリから連携するなどの手間がかかります。情報共有アプリならこのような手間を省いて、スムーズな情報共有・管理ができます。

常に最新情報を確認できる

情報共有アプリにもさまざまな種類があり、編集履歴が残るアプリもあります。編集履歴が残るアプリなら、ファイルをバージョンごとに保存しなくて済むため、余計な手間がかかりません。リアルタイムで情報共有ができるので必要な情報にアクセスするだけで、常に最新の情報を確認できます。

自社で情報共有アプリを活用するために

自社で情報共有アプリを活用する際には、3つのポイントを押さえましょう。ここでは、各ポイントについて解説します。

マニュアルを整備する

まずは、マニュアルを整備しましょう。ドキュメント作成やドキュメントの共有機能があるアプリを使って、社内マニュアルを整備します。アプリで共有することで、マニュアルをリアルタイムで共有・更新できるため、情報格差が出ることも防げます。

スケジュールの可視化・共有

スケジュール登録機能を搭載したアプリを活用すれば、従業員同士でスケジュールや進捗状況などを確認することが可能です。スケジュール共有により、予定を立てやすくなる、ダブルブッキングを防げるなどのメリットがあります。

見落としの防止

業務連絡が多い職場の場合には、掲示板機能があるアプリを選ぶとよいでしょう。掲示板を確認する習慣を従業員に身に付けさせることで、業務連絡を忘れてしまったり重要な情報を見落としたりするのを防止できます。

情報共有アプリの選び方

情報共有アプリを選ぶ際には、5つのポイントを意識することが重要です。ここでは、それぞれの選び方のポイントについて解説します。

自社の導入目的に合っているか

まずは、自社の導入目的を明確にしましょう。情報共有アプリと一口にいってもさまざまな種類があり、アプリによって搭載されている機能や特徴は異なります。そのため、なぜ情報共有アプリを導入したいのかという目的を明確にして、その目的に合ったアプリを選択するとよいでしょう。

たとえば、すでに導入しているアプリと連携させて、情報共有をしたいという場合を考えます。この場合は、外部サービスとの連携機能があるものを選ぶ、スケジュールの可視化を目指すなら、スケジュール登録機能があるものを選ぶといいでしょう。自社の課題や目的に沿った機能が搭載されているものを選びます。

操作性がよいか

操作性のよさも、アプリを選ぶ際には重要なポイントです。アプリを導入しても、使い方が複雑で使いこなせないようでは意味がありません。誰でも簡単に使いこなせるアプリかどうかをしっかりとチェックしましょう。

従業員のなかには、パソコンやスマートフォンの操作が苦手な人もいます。そのような人でも使いこなせるアプリを選ぶことがポイントです。無料トライアルなどがある場合には、実際に使って必ず操作性やUIなどを確認しておきましょう。シンプルな設計で、操作性が複雑でないものがおすすめです。

マルチデバイスで使用できるか

マルチデバイスに対応しているかどうかもチェックしておきたいポイントです。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからも利用できるか確認しておきましょう。特定のデバイスからしか使えないと、出先や出張先などから確認できず情報の共有がスムーズにできません。

ブラウザからでも利用できるものなら、社外でも情報を確認できるため、出張や外回りなどが多い場合にも便利です。

セキュリティに問題はないか

企業にとって情報は重要な資産となるため、セキュリティ面の確認も欠かせません。外部からの不正アクセスをブロックする機能があるかどうか、社内メンバーごとに閲覧制限をかけられる機能があるかどうかなど、セキュリティ面の機能が充実しているかどうかをチェックしましょう。

万が一情報が漏洩してしまうと、企業にとって大きな損失につながります。そのため、重要な情報をしっかり保護できるアプリかどうかを見極めることが重要です。

サポートは充実しているか

アプリを導入する前に、サポート体制についても確認しておきましょう。導入時にサポートが受けられるかどうかチェックします。また、わからないことがあった場合に連絡できるヘルプデスクが設置されているか、アフターサービスが充実しているかなどもあわせて確認しておきましょう。

情報共有アプリの導入を成功させるためのポイント

情報共有アプリの導入を成功させるには、導入目的の周知とルールの作成が重要です。ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

社内に導入目的を周知する

情報共有アプリを導入する際には、社内に導入目的をしっかりと周知しましょう。導入目的を周知せずに導入してしまうと、従業員が正しく運用してくれない、利用を敬遠してしまうなどの恐れがあります。また、使い方次第では社内に混乱を招くリスクもあるため、ミーティングや社内報などで導入目的を伝え、認識を統一させておく必要があります。

情報共有におけるルールを作成する

情報共有のルール作りも大切です。共有する情報の種類、共有方法、タイミングなどのルールを作成しておくことで、従業員ごとに運用の差が出てしまうことを防げます。また、アクセスできる情報の権限なども決めておくとよいでしょう。すべての情報に誰でもアクセスできる状況だと、情報漏洩のリスクが高まります。

まとめ

情報共有アプリとは、情報の一元管理や一括での共有などができるアプリです。アプリの導入により、情報共有の円滑化や従業員同士のコミュニケーションができるため、業務効率化につながります。情報共有アプリを選ぶ際には、自社の目的に合っているか、操作性やセキュリティなどを確認することが重要です。

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