ビジネスでの情報共有

組織では業務に関わる全員が同じ情報を入手し、活用できることが求められます。しかし、情報共有が不十分なケースも多く、業務効率の低下や利益損失の原因となっています。ビジネスにおける情報共有は、業務の生産性に直結する重要な要素です。情報共有に課題を抱える企業は、従業員に重要性を周知するなどして、積極的に働きかける必要があります。

情報共有ができない場合のデメリット

まずは、情報共有ができていない場合のデメリットを2つ紹介します。

チームワークが悪化しやすい

情報共有が行われない職場は、コミュニケーションも少なくなりがちで、よりよい人間関係が築けません。個人プレーに走る従業員が増えると、仕事の進め方も統一感がなくなり、チームワークも悪化します。防げるはずのミスが頻発する恐れもあり、組織全体に悪影響を及ぼします。

業績が低下しやすい

顧客や取引先からの要望が営業部でストップして開発部まで伝わらないと、商品やサービスに反映させることができません。商品やサービスに反映されないことで、顧客や取引先からの信頼を失うリスクがあります。情報が共有されないと改善策のアイデアも集まりづらくなり、業績の低下にもつながります。

スムーズな情報共有がもたらすメリット

スムーズな情報共有は、企業と従業員の双方にメリットがあります。ここでは、適切な情報共有がもたらすメリットを4つ紹介します。

業務の属人化防止

業務の知識やスキルを持つ人が偏ることで、担当者が休んだり退職したりした場合、業務が滞ってしまうことが予想されます。情報共有を徹底していれば業務の属人化防止にもつながり、チーム内でフォローしながら業務を円滑に進められます。

組織の生産性アップ

情報共有を習慣化することで、業務の進捗や進め方を担当に確認する手間が減らせます。たとえば、「担当業務の資料を共有フォルダに格納する」「重要事項はメールで共有する」などを心がけるだけでも、生産性は向上します。部署を超えた情報共有ができていれば、営業部と開発部といった部門間の連携もしやすくなるでしょう。新人のメンバーがいても、積み上げてきた知識やスキルが共有できるので、教育にかかる負担を軽減できます。

知識やスキルの底上げ

個人や部署で得た知識が、組織全体に共有されることでスキルの底上げが実現できます。社内にノウハウやナレッジが蓄積することは、新たな価値の創出にもつながります。朝礼や会議のタイミングで情報共有の時間を確保して、定期的に知識やスキルを共有するのもおすすめです。

信頼関係の強化

日頃から情報共有を密にすることで、従業員同士や部門間での信頼関係が強化されます。コミュニケーションが円滑になっていることで業務でのすれ違いを避けられ、トラブルも軽減できます。お互いの状況を把握し合うことでチームが一丸となって対応しやすくなり、組織力も向上します。

情報共有が不足する原因

情報共有が不足する原因として、主に3つのパターンが考えられます。「なぜ情報共有ができていないか」といった原因を明らかにすることで、適切に対処しやすくなります。

情報共有への意識が低い

1つ目は、社内における情報共有の意識が低いケースです。これは、情報共有の意義やメリットが十分に理解されていないことが原因です。また、競争が激しい企業風土では、知識やスキルの共有がされにくい場合があります。個人だけでなく、チームや組織全体を評価する仕組みを作ることで状況の改善が可能です。

環境やツールが整っていない

2つ目は、情報共有のための環境やツールがそろっていないケースです。情報共有の重要性を理解していても、環境やツールが整っていないとスムーズな情報共有はできません。また、社内の組織体制が縦割り構造だと、情報共有しづらい傾向があります。ツールを活用することで役職や所属を超えた情報共有がしやすくなり、従業員の心身の負担が軽減できます。

情報共有のルールが決まっていない

3つ目は、情報共有のルールが決まっていないケースです。情報共有ができるツールがあっても、ルールが曖昧ではうまく活用できません。共有すべき情報の条件・伝えるべき内容・タイミングなどについて、具体的に決めておくと従業員が主体的に発信しやすくなります。

適切な情報共有のポイント

一方的に情報を発信するだけでは、適切な情報共有ができているとはいえません。ここでは、組織にとって有益な情報共有を行うためのポイントを解説します。

責任者を決める

少人数のチームであれば個人の判断で情報を発信する方法もありますが、営業部・開発部・管理部など、複数の部門にまたがって情報を共有する場合は責任者を決めましょう。多くの人に情報を発信する際は、情報の精査がより重要です。

間違った情報を共有してしまうと、影響範囲も大きくなるため、責任者を含む複数人でチェックしたうえで発信します。ただし、責任者を固定すると業務が属人化してしまうため、ジョブローテーションを導入するなどして、業務の偏りを減らしましょう。

情報共有の重要性を周知する

従業員が主体的に情報共有を行うためには、重要性の周知が欠かせません。また、義務的に取り組むのではなく、情報共有の本質的な意義を知ることも大切です。情報共有は継続することで、はじめて業務効率の改善や品質向上といった成果につながります。短期間で成果が出なくても、途中でやめてしまうことがないよう、中長期的な視点で取り組みましょう。

ルールやプロセスを定める

いくら情報共有の重要性を知っていても、ルールやプロセスがなければ、結局は個人の判断に頼らなければなりません。「この情報は発信すべきか」「対象範囲はどうすべきか」など、迷うことが多いほど従業員の負担は大きくなります。

ルールやプロセスを決めるときは、「いつどこでどのような情報を共有すべきか」を明確にします。情報共有の漏れが生じないよう、フォーマットを用意するのもおすすめです。

リアルタイムで情報共有できる仕組みをつくる

情報の価値は、リリースされてからの時間経過によっても変わってきます。ルールやプロセスに則って情報共有していても、時間が経過するほど情報の価値は低下します。たとえば、「3日前に売上10万本突破した商品」があったとしても、現在の売上本数を把握していなければ適切な対処はできません。

つまり、行き違いによるトラブルを防ぐためにも、リアルタイムで情報共有できる仕組みづくりが重要です。進捗管理やトラブル対応など、刻々と変化していく情報はリアルタイムで把握することを意識しましょう。

情報共有における敬語の使い方

ビジネスを円滑にするには、適切な敬語を使う必要があります。情報共有においても、正しい言葉遣いを心がけましょう。最後に、情報共有における尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い方を解説します。

尊敬語の使い方

尊敬語は、目上の人の動作・状態などを高めることで相手への敬意を表します。主語が相手の場合に使用します。

例文：
お客様が来る→お客様がいらっしゃる
その通り→おっしゃる通り

謙譲語の使い方

謙譲語は、へりくだった表現によって相手への敬意を表します。主語が自分や身内の場合に使用します。

例文：
わたしが行く→わたしが伺います
担当者が受け取る→担当者が頂戴します

丁寧語の使い方

丁寧語は、丁寧な言葉遣いを用いることで相手への敬意を表します。主語や内容に特別な決まりはありません。

例文：
その通り→その通りです
わたしが行く→わたしが行きます

まとめ

「部門間で連携が取れていない」「業務が属人化していて効率が悪い」といった場合は、情報共有の方法に問題があるのかもしれません。適切な情報共有を行うためには、従業員が重要性を理解して、ルールやプロセスに従って主体的に取り組むことが重要です。

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