そもそも情報共有とは

情報共有とは、個人が保有する情報を他の人と共有することです。複数人で情報共有を行えば、それぞれの人が多くの情報を活用できるようになり、より高い成果を出せる可能性があります。情報共有を行う際は、単に情報を伝えるだけでなく、他にもさまざまなことを意識しなければなりません。

以下では、ビジネスにおける情報共有の意味とともに、情報共有を適切に行うために必要な4つの要素について解説します。

情報共有の意味

ビジネスにおける情報共有とは、それぞれの従業員がもっている知識やノウハウを組織全体に伝え、確認し合うことです。情報共有を行うと、同じ情報を組織内の全員が時間や場所を問わず、得た情報を活用できます。

情報共有においては、単に情報を共有するだけでなく、その情報が必要なときに有効活用できるかどうかが重要です。情報を有効活用するためには、情報を共有したうえで管理や蓄積にも力を入れる必要があります。

情報共有の要素

情報共有には4つの要素があります。1つ目は「収集」で、散らばっている情報を集めて取捨選択することです。2つ目は「整理」であり、収集された情報を分かりやすく分類してまとめます。3つ目は「共有」で、各従業員が情報を確認できるようにします。

4つ目は「活用」であり、情報を共有された従業員が自分の目的に応じて有効活用することです。ビジネスにおける情報共有を成功させるには、この4つの要素をすべてクリアする必要があります。

ビジネスでの情報共有の効果

ビジネスで情報共有を行うと、さまざまな効果を期待できます。具体的にどのような効果があるか解説します。

生産性の向上

ビジネスにおいて適切な情報共有ができれば、生産性の向上を期待できます。必要な情報が共有されている場合、その情報が役立つ場面で活用できるからです。それぞれの場面に適した判断ができるようになり、よりよい結果につなげられます。トラブルが発生した際も、情報共有がしっかり行われていれば迅速に対処できます。

知識やノウハウの均一化

情報共有を行うと、メンバー同士の知識やノウハウを均一化できます。すべての人が同じ条件のもとで業務に取り組めるようになるでしょう。メンバー同士の認識のズレも減らせるため、話し合いもまとまりやすくなります。なお、マニュアルを作成して情報共有していれば、教育にかかる時間も削減できる可能性があります。

情報共有が不足する原因

情報共有が不足する場合、どのような原因が考えられるのでしょうか。ここでは、情報共有が不足する原因について詳しく解説します。

重要性の認識が薄い

情報共有がおろそかになっているケースでは、従業員が情報共有の重要性を理解していない可能性があります。情報共有を重視していない従業員が多いと他の業務が優先されやすく、情報共有が不足しがちです。特に従業員同士の競争が激しい企業では、情報共有が進みにくいでしょう。

ルールがなく情報が多すぎる

情報共有が大切だと認識していても、ルールがないせいで混乱が生じているパターンもあります。重要ではない情報も含めてすべてが共有されている場合、本当に重要な情報がどれか分かりにくくなります。意義のある情報共有を実現するには、ルールを設けて取捨選択する仕組みが必要です。

情報共有の不足で起こる問題

情報共有が不足すると、どのような問題が生じるのでしょうか。以下で詳しく解説します。

トラブルの被害が広がりやすい

情報共有が適切に行われていないと、トラブルが発生した際に被害が広がりやすくなります。そもそもトラブルはスピーディに対処する必要がありますが、情報共有が不足していれば状況が分かりにくくなり、対応が遅れます。対応漏れや二度手間などが発生する可能性も高いです。トラブル対応がスムーズにいかず、新たな問題につながる恐れもあるでしょう。

人間関係の不和を生む

ビジネスは複数人で協力して取り組む必要があるため、情報共有が不足すると人間関係の不和が生じます。必要な連絡が行われてない場合、チームワークも乱れやすくなります。その結果、本来は防止できるはずのトラブルやミスが発生する可能性が高くなるでしょう。人間関係に問題があると離職の原因にもなるため、特に注意が必要です。

情報共有を促す方法

情報共有を促すには、さまざまなことを意識する必要があります。ここでは、情報共有を促す方法について解説します。

情報共有しやすい環境づくりを行う

職場の情報共有を促すには、情報共有しやすい環境の整備が重要です。まずは従業員に情報共有の重要性や業務上のメリットを伝え、自発的に情報共有してもらえるように働きかけましょう。そのうえで、情報共有に役立つツールを導入すれば、より多くの従業員が積極的に情報共有しようとする可能性があります。

共有する情報の優先度を決める

業務においては常にさまざまな情報が生じるため、共有についての優先度を示すとよいでしょう。あらかじめ基準を設けておけば、共有される情報の種類や内容が一律になります。優先度を高く設定すべきなのは、緊急性や重要性が高い情報です。企業によっても緊急性や重要性が高い情報の定義は異なるため、よく検討したうえで優先度を決めてください。

情報共有のルールをつくる

ルールを明確化すれば情報共有がよりスムーズになります。具体的には、いつ、誰に、どのような情報を共有する必要があるか明示しましょう。ルールがあれば迷わず情報共有できるため、従業員はいちいち考えなくても共有する情報を絞り込めるようになります。

情報共有の類語・言い換え

情報共有にはさまざまな類語があり、言い換えとなる言葉もあります。ここでは、情報共有の類語や言い換えについて解説します。

情報の類語

情報とは、意味ある内容のことです。ビジネスにおいては、たとえば「顧客の情報を集めてマーケティングを行う」といった使い方がされます。情報の類語は、知識、データ、知恵などです。ここでは、情報の類語についてそれぞれ解説します。

知識

知識とは、人が知った内容のことです。情報は単体で存在していますが、知識は人のなかにあるものとされています。人が情報を得て自分なりに認識すると、知識になると解釈されています。

データ

データとは、客観的な事実を伝えるために表現されたものです。データそのものには意味がないものの、処理や分類により意味を持つ情報になります。単に、コンピューターで管理されている記録をデータと呼ぶ場合もあります。

知恵

知恵とは、その人が知っている内容を使うことです。すでに触れたとおり、得た情報をその人が認識すると知識になります。知識を活かして適切に活用している状態を知恵といいます。

共有の類語

共有とは、複数人で1つのものを所有することです。ビジネスにおいては、たとえば「ネットワーク上でファイルを共有する」といった使い方がされます。共有の類語は、共同利用や総有などです。ここでは、共有の類語についてそれぞれ解説します。

共同利用

共同利用とは、同じものを複数の人が一緒に利用することです。共有も複数人で1つのものを利用することであり、意味はほとんど同じであるといえます。

総有

総有とは、組織全体で何かを所有することです。所有しているものは組織に所属する個人が利用できますが、管理や処分などは組織の意思で行われます。それに対して共有や共同利用は、一緒に所有している個人同士が協力して管理や処分も行います。

ビジネスシーンにおける情報共有の言い換え

ビジネスにおいては、適切な言葉遣いを意識しないと誤解を招く恐れもあるため注意が必要です。「情報共有」という言葉を言い換える必要がある場合、たとえば「知識やデータの共同利用」といった言い回しが可能です。ただし、正確にいうと知識やデータは情報とまったく同じ意味ではないため、シーンに応じて言葉を置き換えた方がよいでしょう。

まとめ

ビジネスを成功させるには、適切な情報共有が必要です。まずは社内に情報共有の重要性を周知し、情報共有しやすい環境を整えましょう。そのうえで、情報共有のルールの整備や便利なツールの導入も検討すべきです。

NIKKEI The KNOWLEDGEは、頼性の高い情報の収集や共有ができるナレッジマネジメントツールです。400以上の情報源から情報を集め、AIによってレコメンドしています。組織の情報共有をワンストップで実現できます。無料トライアルも実施しているため、ぜひ導入をご検討ください。