情報共有の大切さの理解が重要

情報共有の漏れやミスが発生する原因として、「情報共有の大切さを従業員が理解していないこと」が考えられます。このような、情報共有に対する甘さを放置すると、大きなトラブルにつながりかねません。

情報共有は意思決定や新たな発想など、企業の発展に直結する重要な要素です。適切に共有できると、事業の関係者が同じように情報を活用できます。まずは情報共有できる仕組みをきちんと構築したうえで従業員の意識を醸成し、組織全体で情報を正しく活用することが大切です。

情報共有の基本

情報共有では押さえておくべき基本があります。ここでは、情報収集・整理の重要性と情報共有すべき内容を解説します。

情報の収集や整理

情報収集の仕方は共有する際の質にも影響します。共有すべき情報と、そうでないものを取捨選択できていないと、本当に必要な情報が伝わりません。収集した情報はすべて共有するのではなく、一旦整理することが重要です。情報共有の仕組みをつくる際には、不要な情報は取り除き、業務に本当に役立つもののみを共有することルールとして盛り込みましょう。

情報共有すべき内容

ビジネスにおいて、共有すべき情報内容はさまざまです。たとえば、ベテラン従業員がお客様ごとに作成した営業資料を若手従業員と共有する場合、以下の情報を共有する必要があります。

• 顧客情報
• 見積書
• 契約書
• 業務の進捗
• トラブル情報

その際、共有する情報はあらかじめフォーマット化しておくと、共有すべき内容の漏れを減らすことが可能です。

情報共有の不足が引き起こす問題

情報共有の不足が起きると、円滑な業務進行を妨げる複数の問題が起こり得ます。以下で代表的な問題を解説します。

業務ミスが起こりやすくなる

情報共有が不足していると、業務上のミスにつながります。たとえば、顧客からの問い合わせに対して、適切に対応できなければ顧客満足度が低下する原因になるでしょう。また、取引先とのやりとりで、自社商品やサービスに関して情報が共有できておらず、間違った情報を伝えてしまうと企業の信用が低下する恐れがあります。

このように不十分な情報共有は、業務上のミスが発生するリスクになりかねません。結果的に仕事の質が下がり、余分なコストがかかりやすくなる点に注意が必要です。

業務の属人化による効率低下

「属人化」とは、ある業務を特定の従業員のみが担当し、業務関連の情報が担当者にしかわからない状態のことです。知識が一部の従業員に偏っていると、全体的な仕事の質が向上しません。特定のスキルをもつ従業員が休むと仕事に穴が開きます。

また、知識やスキルが少人数に集中していると、作業負荷が特定の人に集中する可能性が高くなります。組織内で過重労働や長時間労働が慢性化すると、従業員の健康障がいや早期離職を招く点にも注意が必要です。

社内の人間関係の悪化

情報共有が不足しているとミスが発生しやすくなります。ミスが重なると些細なことで摩擦が生じやすくなり、人間関係の悪化につながりかねません。また、情報の伝達が疎かになると、「〇〇さんは知っていたのに、私は聞かされていなかった」と、従業員間で不公平感が生じる原因にもなるでしょう。

チームワークが悪くなると、業務に支障が生じる悪循環に陥ります。情報共有を徹底することは、風通しのよい組織づくりにおいても大切な要素です。

情報共有が大切な理由

先述の通り、情報共有を徹底するには、従業員がその重要性を理解する必要があります。情報共有が大切な理由について、さらに具体的に解説します。

無駄な作業が減る

情報共有が日頃からできていると、無駄なやりとりが減ります。従業員間でしっかり情報が共有されていると、担当者にいちいち質問する必要がないからです。また、業務上で必要な情報がプラットフォームで一元管理されている場合、担当者が休みでも情報を確認できるため、業務の効率化にもつながります。

トラブルを早く解決できる

情報共有ができていると、トラブルが発生してもスピーディに解決できます。トラブルが発生した際に共有すべき情報は、「いつ」「何が」「どこで」「どのように」起きたかです。これらの情報を従業員同士で共有できれば、早めの対処につながり、被害を最小限に抑えられます。

また、風通しのよい組織づくりができていると、過去に発生したトラブルを従業員間で共有しやすい点もメリットです。同じようなトラブルが発生しても、過去の失敗を活かして冷静に対処できます。

個人への依存が減らせる

前述の通り、情報共有されていないと業務の属人化が起こりかねません。しかし、組織でしっかり情報共有できていると、知識やスキルをより多くの人に広められます。

また、組織の属人化は過重労働や長時間労働の原因の1つです。しかし、特定の従業員に対する業務負担の偏りが解消できれば、個人への依存が減り、働きやすい職場環境の構築にもつながるでしょう。従業員同士で知識が共有されると、仕事の全体的な底上げが可能です。

チームワークが強化される

普段から密に情報共有できているとチームワークが強化されます。情報共有がしっかりできていないと、「言った、言わない」の問題に発展し、従業員同士の人間関係が悪くなる原因になりかねません。

その点、情報共有が徹底されていると仕事での連携がとりやすくなります。伝達ミスによるトラブルや、従業員間での認識のズレが減らせる点もメリットです。

外部組織との情報共有の大切さ

近年は、組織の枠を超えた情報共有が必要な場面が多くなっています。グローバル化や情報化が進み、オープンイノベーションによって社内外に情報共有し、ビジネスを活性化させる必要性が生じているためです。

たとえば、ジョイントベンチャー（合弁企業）の設立時においても、お互いの情報を共有する必要があるため、透明性の高い情報共有の仕組み化が不可欠です。

情報共有ができない背景

なぜ多くの企業で情報共有の仕組み化ができていないのでしょうか。ここでは、情報共有ができない主な背景を解説します。

情報共有できる環境が整っていない

そもそも情報を共有する方法やツールが決まっていないと、適切に共有ができません。また、組織構造のあり方も情報共有で影響のある要素です。

たとえば、事業部ごとに機能を備えている場合、自己完結型の縦割りの組織構造をとっている場合も、情報共有がしにくい原因になります。風通しのよい組織づくりには、従業員が得た情報の蓄積や管理、運用の環境整備が必要です。

情報共有するメリットを理解できていない

繰り返しになりますが、従業員が情報を共有する意義、メリットを理解できていないことも理由の1つです。情報共有の意義やメリットを理解できていない従業員が多いと、業績が悪化する可能性があります。

なかには、自分のノウハウを他の従業員に教えたくない、他の従業員より優位に立ちたいなどの思考を持つ人もいるため、情報共有の重要さについて従業員を教育することが大切です。

情報共有をうまく活かす方法

情報共有をうまく活かすには、どうすればよいのでしょうか。主な方法を4つ解説します。

情報共有の大切さを浸透させる

社内で大切さが浸透していないと、情報共有がおろそかになりやすい原因になります。まずは、情報共有によるメリットを組織内に周知することが大切です。たとえば、情報共有によって業務効率が改善されることや、新たな価値創出につながることを伝えるとよいでしょう。あわせて、情報共有が不十分な結果、生じるリスクについても言及すると効果的です。

情報共有の環境整備

情報共有を円滑化するには環境整備が必要です。「情報を共有する環境が整備できていない」という企業はツールの導入を検討しましょう。情報共有ツールといっても、以下のように種類は多種多様です。

• 社内ポータルタイプ
• ビジネスチャットタイプ
• ドキュメント作成タイプ

テキストで残る情報ツールを用いると、具体的な情報を後から見返しやすくなります。

情報共有のルール導入

企業で情報供給に関するルールがきちんと決まっていないと、適切な情報共有がされない場合があります。情報共有が個人の判断に委ねられると、以下のような問題が発生するリスクがあります。

• 個人プレーが多くなる
• 部署が孤立する
• 社内情報が多くなりすぎる

また、共有しているつもりが、他者には十分に伝わっていないケースも珍しくありません。このような状況を回避するためにも、ルールを設けて誰でも情報共有ができる仕組みづくりが大切です。

段階的に導入する

情報共有の仕組みやルールは、段階的に少しずつ導入することが重要です。企業全体で一斉に導入しても、現場の混乱につながる可能性があります。初めは部署や少人数グループなど、小規模単位で実施し、改善しながら仕組みやルールを広げましょう。導入後も定期的に問題点や効果を検証し、改善を繰り返すことが大切です。

まとめ

情報共有は業務の効率化やトラブルの早期解決、個人の業務負担の軽減、チームワーク強化などに有用です。組織内にその大切さを浸透させるには、ルール・仕組み化の構築やツール導入を検討しましょう。情報やアイディアを蓄積・共有できるツールを導入すれば、よりよい営業や企画・マーケティングにつながります。

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