社内での情報共有が重要な理由とは

社内での情報共有は、なぜ重要なのでしょうか。ここではその理由について解説します。

業務効率に影響するから

情報共有を徹底すると、各従業員は業務に必要な情報をスムーズに確認できます。その結果、社内全体のスキルが向上し、トラブルが発生した際も迅速に対応できるようになるでしょう。情報を有効活用して業務に取り組めるため、業務にかかる時間や手間を短縮できます。

業務の属人化の防止につながるから

情報共有の習慣がある組織では、業務の経験から得られた知識やノウハウも全体に周知されます。その結果、業務に必要な知識やノウハウが特定の従業員だけのものにならず、社内全体で有効活用できます。仮に従業員が離職しても、後任の担当者が同じ知識やノウハウを使用して業務に取り組むことが可能です。

企業の信頼性が高まるから

社内全体で情報共有が行われている場合、顧客からどのような問い合わせがあっても迅速に対応できます。顧客を不安な気持ちのまま待たせる時間も短くなるため、安心感を与えられます。顧客満足度の向上につながり、結果として売上や利益も増やせる可能性があります。

社内で情報を共有するメリット

社内で情報を共有すれば、さまざまなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるか解説します。

業務の進捗を確認しやすい

社内で情報共有すれば、従業員同士で業務の進捗を確認しやすくなります。誰がどの業務をどこまで進めているかすぐに分かるため、チーム内で協力して効率的に業務を進められるでしょう。

社内に連帯感が生まれる

積極的に情報共有すると、疎外感を抱く従業員も少なくなります。すべての従業員が共通の話題をもちやすく、コミュニケーションを促せます。社内に連帯感が生まれ、各従業員の業務に対するモチベーションも高まりやすくなるでしょう。

教育にかかる時間が短縮される

情報が1つにまとまっていると、教育にかかる時間の短縮にもつながります。過去に使用した教材の内容を活用しやすくなるからです。また、過去の教育の効果も把握できるため、効果が高い教育を重点的に実施できます。

社内での情報共有におけるありがちな失敗とは

社内での情報共有に失敗しているケースもあります。ここでは、ありがちな失敗について解説します。

従業員が情報を共有したくないと考えている

そもそも従業員が情報共有に否定的な場合もあります。たとえば、成果をあげるコツを他の従業員に知られたくないと考えている従業員もいるでしょう。情報共有を促すには、従業員にメリットを感じさせる必要があります。たとえば、情報共有が評価されるシステムの導入などです。

情報共有の仕組みづくりができていない

社内で情報共有する仕組みがなく、ルールも明確でない場合、情報共有が滞りやすいです。たとえ誰かが情報を共有しても、他の従業員がその情報にたどり着けない可能性もあります。社内の情報共有を妨げている要因を洗い出したうえで、情報共有をスムーズにするための仕組みを構築しましょう。

社内での情報共有における鉄則とは

社内での情報共有を成功させるには、鉄則があります。ここでは、その鉄則について解説します。

担当者を決める

社内の情報共有を統括する担当者を決めましょう。担当者は、各部門長の中から1人選ぶとよいです。各部門長なら社内全体を見渡したうえで組織にとって役立つ情報共有を促せます。他部門同士の連携についても働きかけやすいです。

ルールを明確にする

役に立つ情報を共有するには、ルールの明確化が必要です。情報を取捨選択する際のルールを具体的に決めましょう。共有するかどうか素早く判断できるよう、具体的なルールを定める必要があります。

形式知と暗黙知を整理する

情報には、形式知と暗黙知があります。形式知は言葉で表現できる知識であり、暗黙知は言葉で表しにくい知識です。形式知はすでに言葉で表現されているため、簡単に共有できます。暗黙知を共有するには、具体的な方法を社内で決めておくとスムーズです。それぞれに適した方法で整理し、情報共有を行いましょう。

全社で情報を共有できる仕組みを考える

全社的な情報共有を促進するには、全社で情報を横断的に伝え合う仕組みが必要です。たとえば、クラウドツールはインターネットに接続できる環境なら時間や場所を問わずにアクセスできるため、情報共有がさらにスムーズになります。

リアルタイムで情報を共有できるようにする

日々新しい情報が更新されているため、社内での情報共有もリアルタイムで行いましょう。タイムラグをなくせば、情報の行き違いによるミスやトラブルも防止できます。

情報共有の仕組みのつくり方

情報共有の仕組みは、どのように構築すればよいのでしょうか。ここでは、情報共有の仕組みのつくり方について解説します。

現状を把握して目的を定める

情報共有の仕組みをつくるには、まず社内の現状を把握することから始めましょう。社内の課題を確認し、仕組みをつくる目的を明確にする必要があります。目的としては、たとえば属人化を防止したりトラブルへの対応をスムーズにしたりすることが挙げられます。

情報を洗い出す

情報共有する場所を決めたうえで、各従業員がどのような情報を保有しているか洗い出します。情報はテキスト化し、誰が見ても理解できるようにしましょう。

運用のルールを決める

情報共有の方法について、ルールを決める必要があります。ただし、ルールが細かすぎると作業が滞る原因にもなるため、なるべくシンプルにまとめましょう。

社内に周知する

情報共有の目的やルールを社内全体に周知しましょう。たとえば、社内報に掲載し、従業員全員に知らせる機会をつくるとよいです。また、単に周知するだけでなく、従業員が積極的に情報共有したいと思える雰囲気をつくる必要があります。

社内で繰り返し確認・依頼する

情報共有の仕組みを構築して運用を始めた後も、定期的にルールが定着しているか確認しましょう。実際に運用してみてルールが現場に合わないと判明した場合は、改善を加えることも大切です。

社内での情報共有を効率化するコツとは

社内での情報共有を効率化するには、さまざまなコツがあります。ここでは、コツについて詳しく解説します。

デジタル化する

情報をデジタル化すると、情報共有がスムーズになります。アナログで管理している情報がある場合、データ化して管理や保存しましょう。情報がデジタル化されていると、業務効率を改善できます。また、従業員がテレワークに取り組む際も、社内の情報を活用しやすくなります。

情報を一元管理する

情報を一元管理すれば、検索をかけるとすぐに必要な情報を探せます。情報量が多くても管理しやすくなるでしょう。また、共有された情報を軸にした意見交換により、コミュニケーションの活性化も促せます。

ツールを導入する

情報共有を効率化するには、ツールを導入する方法もあります。ツールを活用すれば、情報共有しやすい環境を簡単に整備できます。さまざまなツールがあり、マルチデバイスに対応したものや社内のコミュニケーションの活性化にもつながるものなどさまざまです。自社の状況や課題を考慮し、目的に合うツールを選びましょう。

社内SNS

社内SNSは、従業員同士のコミュニケーションを促すためのツールです。気軽にやり取りできるため、チーム内はもちろん他部署の従業員との交流の機会も増やせます。情報だけでなく、アイデアの共有も可能です。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、社内外の連絡に特化したツールです。メールよりも短い文章でスピーディにやり取りできます。情報共有のハードルを下げられるため、最新のトピックをこまめに共有できます。

社内Wiki

社内Wikiは、社内で役立つ情報を蓄積するためのツールです。情報を1つに集約でき、分からないことがあればすぐに調べられます。社内Wikiを積極的に活用すれば、業務に関するノウハウの属人化も防止できます。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールは、オンラインでファイルを保管できるツールです。従業員同士でデータを共有するだけでなく、共同編集もできます。また、データのバックアップが自動的に行われるため、大切な情報の消失を防げます。

グループウエア

グループウエアは、社内の情報共有やコミュニケーションに役立つツールです。メンバー同士でプロジェクトのスケジュールや書類などを一緒に管理できるため、認識をすり合わせながら業務を進められます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、各従業員のタスクやその進行状況を共有できるツールです。業務にかかっている時間や量を可視化でき、プロジェクトの進行状況をひと目で把握できます。

まとめ

社内の情報共有を促すには、ルールを明確にしたり仕組みを設けたりする必要があります。そのうえで、デジタル化やツールを導入すれば、より効率的な情報共有を実現できるでしょう。

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