社内で情報を共有することの重要性とは

情報共有はスムーズに業務を進めるために重要です。たとえば、業務の進み具合を報告する、業務で得られたノウハウや知識を社内に広めるといったことが仕事における情報共有として挙げられます。社内で情報共有を積極的に行うことで、業務効率の改善や顧客満足度の向上、売上アップにつながるため、情報共有は欠かせません。

情報共有の目的とは

社内で情報共有する目的とは何なのでしょうか。ここでは、情報共有の目的を5つ解説します。

業務効率・生産性を向上させるため

情報共有することで、従業員が多くの知識を身につけられます。たとえば、業務で必要な知識やノウハウなどを共有できれば、思いがけないことを発見できたり、トレンドを抑えられたりするでしょう。その結果として、パフォーマンスが向上し、生産性アップにも期待できます。また、さまざまなデータをもとに、対応方法や方針を決定できるためトラブル対応も迅速に行えます。

ナレッジを共有・蓄積するため

ナレッジとは、ノウハウを情報として体系化したものを指します。ナレッジは形こそないものの企業にとっては重要な財産になりうるものです。ナレッジを社内で共有することにより、従業員のスキルアップに役立ちます。また、ナレッジを蓄積することで、従業員が転職したり離職したりしても社内にナレッジを維持できます。

社内コミュニケーションを活性化させるため

情報共有を通して従業員同士がコミュニケーションを取れるため、社内のやり取りが活性化します。情報共有を積極的に行う環境だと自然とコミュニケーションも増加するため、社内の雰囲気向上にもつながるでしょう。また、良好な人間関係の構築や発案力の向上、気軽に意見交換できる環境づくりも期待できます。

業務の属人化を防止するため

業務の属人化とは、ある業務を特定の従業員しか把握していない状況です。限られた従業員のみが状況を把握していると、その従業員がいないと業務が回らず業務の効率低下を招いてしまいます。情報共有が活発に行われることで、多くの従業員がノウハウや知識を得られます。結果として、業務の属人化を防ぐことにつながります。

人材育成をしやすくするため

人材育成にはコストや手間がかかります。また、時期によっては業務が忙しくて十分に指導ができないというケースもあるでしょう。しかし、普段から情報共有を活発に行いナレッジがうまく蓄積されていれば、人材育成が効率的に進みます。また、マニュアルなどの必要な情報をもとに従業員が自分自身で仕事に対する理解を深めることもできます。

情報を共有しない人の心理とは

仕事において情報共有は非常に重要なポイントですが、なかには情報共有をしない人もいます。どのような心理が働き、情報共有をしないのでしょうか。

情報共有の重要性を感じていない

まずは、情報共有の重要性を感じていないケースです。情報共有のメリットや必要性が理解できておらず、自分のなかで情報共有の優先度が下がっているという人も少なくありません。積極的に情報級をしてもらうためには、なぜ情報共有が必要なのか、どのようなメリットが得られるのかを説明して理解してもらう必要があります。

共有することに抵抗がある

情報共有に抵抗があり、あえて情報共有をしないという人もいるようです。たとえば、情報共有によって自分だけの情報でなくなってしまう、他者に伝えることで自分の評価が下がってしまうなどデメリットを強く感じているケースが挙げられます。情報共有によって損をしたり不安になったりしないようなシステムの構築が必要です。

共有することを面倒に感じている

情報を共有することが面倒だと思っているケースもあります。情報を共有するためのプロセスが手間で通常業務を圧迫する、業務が忙しくて情報共有を行う余裕がないなどの場合、情報共有が行われにくくなります。情報共有を積極的に行ってもらうには、情報共有のプロセスをシンプルにするなど、従業員に負担がかかりにくいやり方への見直しが必要です。

情報共有の捉え方が異なる

情報共有の捉え方が異なっており、本人は情報共有をしたつもりになっているケースもあります。共有すべき情報の基準や情報共有のタイミングなどが異なっていることでズレが生じて、情報が共有されていないといったトラブルに発展します。この場合、情報共有のルールを見直して捉え方の齟齬をなくすことが重要です。

情報共有が行われないことで発生する問題とは

情報共有が行われないことでさまざまな問題が発生する可能性があります。ここでは、情報共有が行われないことで起こる3つの問題を解説します。

業務効率が改善されない

情報共有が行われていない場合、業務中に何らかの疑問が発生したとしてもノウハウを持った従業員に聞かなければならず、解決するまでに時間がかかってしまいます。また、業務の属人化も起こりやすいため、結果としてノウハウが蓄積しにくくなり、業務効率が改善されないという状況に陥りやすくなるでしょう。

問題の把握・対応に遅れが出る

従業員が抱えている業務の進捗やトラブルなどが他の従業員に共有されなくなるため、周囲の従業員からのフォローが期待できません。何らかのトラブルが発生したとしても状況がわからず、トラブル対応が遅れてしまうリスクもあります。対応の遅れは企業としての信頼を揺るがす問題であるため、大きな不利益を被る恐れもあります。

人間関係に悪い影響をもたらす

情報共有が行われないことで、「なぜ事前に報告してくれなかったのか」「知っていたのなら教えてほしかった」など、業務がスムーズにいかないことへの不満が発生しやすくなります。社内での人間関係が悪くなるだけでなく、仕事上のミスやトラブルが生じることもあるでしょう。従業員間の信頼関係が築けないことで、社内の雰囲気も悪くなります。

社内で情報共有が行われない原因とは

社内で情報共有がうまく行われない原因は、大きく分けて2つ考えられます。ここでは、それぞれの原因について詳しく解説します。

社内の仕組み・ルールに問題がある

まずは、組織的な問題を抱えているケースです。たとえば、情報共有の時間が設けられていない、共有の仕組みが固定化されていて柔軟な対応が難しい、情報共有のルールが定まっていないなど仕組みやルールに問題がある場合も少なくありません。曖昧だったり厳密すぎたりする仕組みやルールでは、情報共有が積極的に行われないため注意が必要です。

従業員の意識に問題がある

従業員自身に情報共有をする気持ちがないケースもあります。情報共有は、それ自体の重要性や必要性、メリットを感じていないと積極的に行おうという気持ちが芽生えません。情報共有を活性化させたい場合には、情報共有の重要性を浸透させるなど、情報共有に対する気持ちや意識を変えてもらうための施策が必要です。

社内での情報共有を浸透させるための対応方法とは

情報共有を社内に浸透させるにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、情報共有を浸透させる対応方法を3つ解説します。

明確なルールを定める

まずは、情報共有に関する明確なルールを作成しましょう。ルールや仕組みが明確になっていなくて情報共有できないケースもあります。そのため、情報共有をすべき内容、情報共有の方法やタイミングなどのルールを明確にしましょう。また、情報共有における認識の違いが発生しないように対策すると、情報管理がしやすくなります。

評価制度を導入する

評価制度の導入も情報共有の浸透には効果的です。情報共有した従業員を評価する制度を導入することで、情報共有の活性化が期待できます。情報共有に抵抗がある、あまり必要性を感じていないという場合でも、メリットがあることで情報共有を積極的に行ってくれる可能性があります。また、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。

ツールを導入する

情報共有ツールを導入すれば、ファイル共有機能やマニュアル作成機能などを利用できるため、情報共有がしやすくなります。また、コミュニケーション機能などがあるツールも多いため、社内コミュニケーションの活性化にも役立つでしょう。シンプルなプロセスで情報共有ができるようになるため、積極的な情報共有が期待できます。

まとめ

業務効率や生産性の向上、社内コミュニケーションの活性化などを図るうえで、社内での情報共有は欠かせません。情報共有の必要性を感じていなかったり抵抗があったりして情報共有をしないケースもありますが、情報共有のプロセスや仕組みに問題があるケースもあります。そのため、まずは情報共有の仕組みを見直しましょう。

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