エクセルは情報共有ツールとして活用できる？

結論からいうと、エクセルを情報共有ツールとして活用できます。ただし、エクセルはあくまでも表計算ソフトの1種です。そのため、情報共有に特化したソフトではありません。エクセルでの情報共有はメリットだけでなくデメリットもあるため、しっかりと把握したうえで自社に合ったやり方かを検討する必要があります。

エクセルを情報共有ツールとして活用するメリット

エクセルを情報共有ツールとして活用することのメリットは大きく分けて3つです。ここでは、各メリットについて解説します。

ツール導入のコストが発生しない

普段の業務でエクセルを使用している企業は多いでしょう。すでに導入されているエクセルをそのまま情報共有ツールとして活用することで、新しくツールを導入する必要がありません。ツールを新たに導入する場合にはコストがかかりますが、普段から使っているエクセルを活用すればコストをかけずに情報共有を始めることが可能です。

コスト面で不安がある、できるだけ費用をかけたくないという企業にとってはメリットが大きいでしょう。

従業員に対する教育の手間を削減できる

エクセルは多くの企業で業務に使用されているソフトであるため、操作に慣れている人も多いでしょう。そのため、従業員に対する教育の手間を削減しながら情報共有を始めることが可能です

情報共有ツールを新しく導入する際には、操作感を確かめたり使い方を従業員に教えたりと、始めるまでに手間や時間がかかります。しかし、エクセルであればそのような手間がかからないため、気軽に情報共有を実現しやすいでしょう。

テンプレートが豊富に用意されている

エクセルにはさまざまなテンプレートが用意されているため、用途に合わせたカスタマイズが可能です。

たとえば、情報共有に役立つテンプレートとしては「ナレッジマネジメント レポート」があり、無料でダウンロードできます。目的に合ったテンプレートを探して活用すれば新たにシートを作成する必要がないため、スピーディーに情報共有を始められる点は大きなメリットです。

エクセルを情報共有ツールとして活用するデメリット

エクセルを情報共有ツールとして活用する場合、デメリットもあります。ここでは、３つのデメリットについて詳しく解説します。

複数人での情報共有は難しい

エクセルを活用した場合には、複数人での情報活用が難しいです。エクセルで情報共有をする場合、ファイルを作成してメールで送信したりクラウド上でアップロードしたりする必要があるため、手間がかかります。リアルタイムでの共有がしにくい点もデメリットでしょう。

特にアップロードする場合には、ファイル数が多くなればなるほど、どのファイルが最新のものか判別しにくくなってしまうため、管理が難しくなります。

細かな権限設定が難しい

エクセルでの情報共有の場合、細かな権限設定が難しくセキュリティ面に不安があることもデメリットです。エクセルには、パスワードを設定して編集や閲覧を制限できる機能もありますが、細かな権限設定は難しくなっています。高度なセキュリティ管理が必要な場合には、エクセルでの情報共有は不向きです。また、パスワードの紛失や流出などのリスクもあります。

エクセルのデータが破損するリスクがある

エクセルは、大量のデータを入力すると処理が追いつかなくなってしまい、データが破損するリスクがあります。破損までいかなくても、処理が非常に重くなってスムーズに情報共有ができないケースもあるでしょう。

また、誰かが誤ってファイルを削除、上書きしてしまうなどのリスクも考えられます。重要なデータが破損してしまうと、大きなトラブルに発展する可能性もあるため注意が必要です。

エクセルを情報共有ツールとして活用する際の注意点

エクセルを情報共有ツールとして活用する際には、以下の2つのポイントに注意しましょう。

ナレッジを検索・投稿しやすい仕組みを構築する

エクセルの検索性は、どのようなフォーマットでファイルを作成するのかによって大きく変わります。そのため、ファイル名やフォルダ名などを工夫して、検索しやすい仕組みを作らなければ快適に使えません。

また、検索性を高めても従業員が活用してくれなければ意味がありません。そのため、各従業員が投稿しやすいように投稿ルールなどを決めておくことや、目的に合わせたテンプレートを探して用意しておくことも重要です。

定期的に効果検証と改善を行う

エクセルで情報共有を行う場合には、定期的に効果を検証して改善を繰り返していくことも重要です。PDCAサイクルを回して、より良いシステムの構築や従業員が使いやすい環境へと改善していくことなどを意識しましょう。

たとえば、従業員に使いやすさや気になる点などをヒアリングして、問題点を洗い出し改善していくのもよい方法です。また、閲覧数などを数値化して分析し、改善策を検討するなど定期的に検証と改善を繰り返します。

エクセル以外で情報共有するための方法

エクセル以外にも情報共有に使えるツールや方法は存在します。情報共有をスムーズに行いたい場合には、専用ツールを活用するのもおすすめです。ここでは、エクセル以外の情報共有ツールについて解説します。

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールとは、情報の収集・共有だけでなく、管理まで行えるツールのことです。ナレッジマネジメントツールでは、従業員個人のノウハウや知識を共有できるため、効率的な情報共有が可能です。

また、社内で共有した情報に対して従業員がコメントを残す機能なども搭載されており、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。最新情報の収集もできるため、営業活動やマーケティング戦略の立案にも役立つでしょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、ビジネス向けのコミュニケーションツールです。ビジネスチャットでは、チャットだけではなく資料のファイルや音声なども簡単に共有できるため、必要な情報を効率的に共有できます。

また、チャット機能が充実しているため、リアルタイムでのやり取りが可能です。エクセルの場合、ファイルを作成してメールで共有、もしくはクラウド上にアップロードするなど手間がかかりますが、ビジネスチャットであればすぐに情報を共有できます。

社内Wiki

社内Wikiとは、社内でコンテンツの編集や閲覧ができるサイトやシステムを指します。多数の従業員が参加してコンテンツの編集ができるため、スムーズな情報共有が可能です。また、簡単な操作で誰でも気軽にコンテンツの作成や編集を行うことができるため、情報共有がしやすくなっています。

情報の蓄積もできるため、共有した情報を蓄積して活用できるようにしたいという場合にも役立つでしょう。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを選ぶ際には、導入コスト・操作性・機能の3つを比較しましょう。

導入コスト

情報共有ツールの導入にはコストがかかります。そのため、導入を検討しているツールの導入コストや、料金体系などを確認しましょう。複雑な料金体系では、思わぬコストがかかってしまうケースがあるため注意が必要です。また、無料トライアルが用意されているかも確認しておくと、失敗する可能性を抑えられます。

操作性

情報共有ツールを選ぶ際には操作性も重要なポイントです。操作が複雑で扱いにくいと、ツールを導入しても社内で浸透せずに無駄になってしまう可能性があります。そのため、操作性に優れているかは必ず確認しましょう。誰でも使いやすいツールかどうか、シンプルな設計になっているかなどを確認して選定することがポイントです。

機能

ツールによって搭載されている機能は異なります。そのため、自社が情報共有ツールを導入する目的に合った機能が搭載されているかをチェックしましょう。たとえば、「最新情報を収集・共有したい」という場合には、最新情報を自動で収集できるツールが向いています。このように、自社の目的を明確にしたうえで必要な機能を検討しましょう。

エクセル以外でスムーズな情報共有を実現するなら「日経ザ・ナレッジ」

NIKKEI The KNOWLEDGEとは、日経ブランドのナレッジマネジメントツールです。NIKKEI The KNOWLEDGEでは、AIが興味関心ごとに必要な情報を選別してくれます。また、収集した情報はカテゴリー別に自動で整理してくれるため、必要な情報を手作業で収集したり選別したりといった手間がかかりません。

また、メンバーの閲覧履歴が自動でマップ化されるためチーム内での関心ごとを整理・共有できます。料金プランはシンプルでわかりやすく、無料トライアルでお試しが可能です。実際に使って操作性を確認してから利用を開始できるため、導入してみたけれど使いにくかったというリスクがありません。

まとめ

エクセルを情報共有ツールとして活用することも可能です。エクセルの場合導入コストがかからない、従業員への教育が不要などのメリットがある一方で、複数人での共有が難しい、データ破損のリスクがあるなどデメリットもあります。効率的に情報共有をしたい場合は専用ツールの導入も検討しましょう。

NIKKEI The KNOWLEDGEは、日経ブランドで信頼性の高いナレッジマネジメントツールです。有料媒体を含む400以上の情報ソースから自社に必要な情報をAIが的確に選別します。業務に役立つ情報を簡単に整理・分類・共有できるため、組織の企画力や提案力の強化にも有効です。情報共有ツールの導入をお考えなら、ぜひ無料トライアルをお試しください。