社内での情報共有が重要な理由

情報共有とは、従業員同士が情報を共有し、それぞれが有効活用することです。社内でスムーズに情報共有されていれば、ビジネスの意思決定も素早く行えます。また、さまざまな情報をもとに思考できるため、新しいアイデアも生まれやすくなるでしょう。

現代は変化が激しいため、情報は日々更新されています。競合他社に勝るビジネスを展開するには、従業員同士で円滑に情報を共有し、企業の組織力や情報力を高めることが大切です。

社内で情報共有が不足することの影響

社内での情報共有が不足した場合、さまざまな影響が出る可能性があります。具体的にどのような影響が出るのか解説します。

業務の属人化が発生する

社内で情報共有が行われないと、業務が属人化しやすくなります。業務の属人化とは、特定の業務に関するノウハウや知識を一部の従業員や部署しか把握していない状況です。

企業ではすべての従業員が協力して業務を進めているため、普段とは異なる従業員が業務を担当するタイミングもあります。業務が属人化している場合、ノウハウや知識を共有されていない従業員は業務を適切に進められません。そのため、想定よりも業務の遂行に時間や手間がかかってしまうでしょう。

業務効率・生産性の低下を招く

情報共有が不足している場合、新しく業務に取り組む従業員が既存のノウハウや知識を活用できません。その結果、業務効率化や生産性が低くなります。

特に、新しく入社した従業員は自社の業務について知見がないため、周囲の従業員から情報を得なければなりません。情報共有が十分に行われなければ、そもそも業務を進められなかったり、多くの時間や手間がかかったりするでしょう。

社内の人間関係の悪化を招く

情報共有が不足している企業では、人間関係の悪化も起きやすいです。たとえば、必要な情報を知らされていない状況に不満を抱く従業員もいるでしょう。また、自分は情報を共有したにもかかわらず相手がそれを把握していない場合、不信感も募る可能性があります。

情報共有の不足により社内の人間関係が悪化すると、従業員の仕事に対するモチベーションも低下する恐れがあります。業務が円滑に進まなくなるリスクもあるでしょう。

社内で情報共有が不足する原因

社内の情報共有の不足は、なぜ発生するのでしょうか。その原因について解説します。

従業員の情報共有に対する意識が低い

従業員が情報共有の重要性を理解していない場合、社内の情報共有は不足しがちです。情報共有に対する意識が低ければ、情報収集の優先順位も低くなります。

また、自分の優位性を保つために、仕事のノウハウや経験をあえて共有していない従業員もいるかもしれません。その場合、社内環境や評価制度に問題がある可能性があります。

情報共有ができていると勘違いしてしまっている

実際には情報共有が不十分であるにもかかわらず、従業員自身は情報共有ができていると勘違いしているケースもあります。従業員が情報共有しているつもりでも、周囲にその内容が伝わっていなければ意味がありません。

情報共有に関する認識について社内で差があると、「言った・言わない」のトラブルも発生しやすくなります。口頭での情報共有はすれ違いが生じやすいため、特に注意が必要です。

社内で情報共有の体制が十分に整っていない

社内の体制が整備されていないと、着実な情報共有は実現できません。情報共有を適切に行うには、いつ、誰に、何を、どこまで伝えるか、ルールを定めておくことが大切です。ルールがあれば、従業員はそれに従って適切に情報共有しやすくなります。

曖昧なルールでは意味がないため、具体的なルールを定めましょう。ただし、ルールが細かすぎると反対に運用しにくくなります。自社の状況も考慮し、適度なルールを検討しなければなりません。

現状の社内の人間関係や職場環境に問題がある

そもそも社内に何らかの問題がある場合、情報共有もうまくいきません。たとえば、社内の人間関係が悪化していたり、従業員が職場環境に不満をもっていたりするケースが当てはまります。

従業員同士が敵対していれば、相手よりも優位に立つためにノウハウが共有されない可能性が高いです。また、ミスを責める風潮があると、怒られたくないという意識から情報共有が希薄になる恐れもあります。

社内での情報共有不足の課題を解決するための方法

社内の情報共有が不足している場合、どうすればよいのでしょうか。ここでは、解決方法について解説します。

情報共有ツールを導入する

情報共有ツールを活用すると、情報共有が簡単になります。情報共有にかかる手間が少ないため、リアルタイムで情報を周知しやすくなるでしょう。情報共有ツールにはさまざまな種類・機能があります。なかには、情報収集や共有だけでなく、情報の整理や意見交換ができるものもあります。

たとえば、ナレッジマネジメントツールには情報収集、共有、整理、コメントなどの機能が搭載されているツールもあるため、社内での情報共有をスムーズに行えます。

全社的に情報共有の重要性を周知する

企業全体で情報共有を徹底するには、情報共有の重要性を周知する必要があります。まずは情報共有の目的やメリットなどを伝え、従業員に理解してもらいましょう。情報共有の重要性が分かれば、従業員自身が積極的に情報共有に取り組むようになります。

従業員が情報共有の重要性を理解していない場合、ルールを定めてもスムーズな運用を実現できません。単に情報共有を強制するのではなく、従業員の意識から変えることが大切です。

従業員に指導を行う

すべての従業員が情報共有できるようにするには、指導も必要です。そもそも方法が分からないために、情報共有ができていない従業員もいる可能性があります。社内の情報共有を徹底させるためにも、適切な方法について指導しましょう。

新しく情報共有ツールを導入した際には、操作方法のレクチャーが必要です。従業員がスムーズに情報共有に取り組めるよう、サポートしましょう。

情報共有の運用ルールを決めておく

そもそも体制が整っていないなら、情報共有の運用ルールを定めるところから始めましょう。運用ルールを定めると、すべての従業員が同じ基準に沿って情報共有できるようになります。

たとえば、情報共有ツールで共有する範囲や情報共有のタイミングなどを決めておく必要があります。新しい情報を得た従業員が迷わず適切に周囲へ共有できるよう、明確な運用ルールを策定してください。

社内で情報共有不足の課題を解決する際の注意点

社内の情報共有に課題がある場合、長期的な目線で解決に取り組みましょう。課題の解決のために対策を実行しても、すぐに目にみえる効果が出るわけではないからです。情報共有ツールの効果や従業員からの反応などは、ある程度の期間をかけて判断する必要があります。

また、検証して新しい課題がみつかったときは、改善も必要です。企業を取り巻く環境は日々変化しているため、情報共有の運用ルールもブラッシュアップが求められます。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを選ぶときは、さまざまなポイントがあります。ここでは、情報共有ツールの選び方を解説します。

操作性

情報共有ツールは、操作性が重要です。従業員にとって使いにくいと、導入しても活用されにくくなります。すべての従業員が問題なく使いこなせるよう、操作性に優れているツールを選びましょう。具体的には、直感的に操作できるツールが望ましいです。直感的に操作できれば、使い方をいちいち確認しなくても扱いながら操作方法を理解できます。

コスト

情報共有ツールを導入するには費用がかかります。初期費用やランニングコストについて、事前に確認しておきましょう。コストを検討するうえで重要なことは、長期的な視点で費用対効果が得られるかどうかです。価格だけを比較するのではなく、機能も考慮したうえで自社にとって最適なツールを選びましょう。

自社のニーズ・課題

情報共有ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。自社に合うツールを見極めるには、自社のニーズや課題に合うかどうかを検討しなければなりません。ニーズや課題を考慮すれば、自社に必要な機能を備えたツールを選びやすくなるでしょう。

情報共有不足の課題解決に役立つおすすめツール

情報共有の不足が課題になっている企業には「NIKKEI The KNOWLEDGE」がおすすめです。NIKKEI The KNOWLEDGEは、信頼できる情報源のみから情報収集できるナレッジマネジメントツールです。有料の媒体を含む400以上の情報源から、さまざまな情報を集められます。情報の選別はAIが行っているため、興味・関心をもとに情報の提示も可能です。

単に情報収集して共有するだけでなく、気になる情報の保存や整理もできます。また、コメントの機能により、従業員同士のコミュニケーションの促進にも効果的です。

まとめ

情報共有が不足している場合、さまざまな影響が出る恐れがあります。情報共有がうまくいかない原因はさまざまあるため、まずは自社の状況をよく理解しましょう。そのうえで、必要な対策を講じる必要があります。

NIKKEI The KNOWLEDGEは、従業員同士の情報共有に適したツールです。最新情報をピックアップして表示できるため、スムーズな情報収集を実現できます。また、有益な情報については、ツール上ですぐに共有することが可能です。無料トライアルも実施しているため、ぜひ試してみてください。