社内向け情報共有ポータルとは

社内向けの情報共有ポータルとは、社内で従業員同士が情報を共有できるサイトです。ポータルとは「入り口」を意味しています。一般的なポータルサイトとしては「Google」や「Yahoo!」が有名です。これらのサイトは不特定多数の人がアクセスできますが、社内向けの情報共有ポータルにアクセスできるのは従業員のみに制限されます。

従業員が社内向け情報共有ポータルで情報をやり取りすれば、業務に必要な情報をスムーズに共有し、有効活用できます。

社内向け情報共有ポータルが必要な理由

社内向け情報共有ポータルは、なぜ必要なのでしょうか。ここでは、その理由について解説します。

社内に点在する情報を一元管理するため

社内には、さまざまな種類の情報が存在します。たとえば、顧客情報や人事情報などがあり、情報量は膨大です。情報が社内の別の場所に点在している場合、部署同士が連携しにくくなります。しかし、社内向けの情報共有ポータルで情報を共有すれば、点在する情報の一元管理が可能です。そのため、各部署が効率的に情報を活用して業務を進めやすくなります。

企業の規模が大きくなるほど情報の管理や共有も難しくなるため、社内向けの情報共有ポータルの活用が必要です。

テレワークが普及したため

働き方改革や新型コロナウイルスの流行などがきっかけとなり、テレワークを導入する企業が多くなりました。時間や場所にとらわれず働ける環境を整えるには、業務に必要な情報にいつどこからでもアクセスできるようにしなければなりません。

社内向け情報共有ポータルを構築すれば、社外にいる従業員も社内の情報を簡単に取得できます。職場にいるときと同じ条件で情報に触れられるため、テレワークの際もスムーズに仕事を進めることが可能です。

社内向け情報共有ポータルを導入するメリット

社内向け情報共有ポータルを導入すると、さまざまなメリットがあります。具体的なメリットを解説します。

業務効率化につながる

社内向け情報共有ポータルを活用した場合、社内全体の業務効率化も期待できます。すべての従業員が社内向け情報共有ポータルへ情報を共有すれば、情報を1か所に集約することが可能です。複数のシステムやサービスに情報をまとめたり、それらを個別に確認したりする必要がなくなるため、情報共有にかかる手間が少なくなるでしょう。

それまで情報共有にかけていたリソースに余裕ができ、ほかの重要な業務により多くのリソースをかけられるようになります。

多様な働き方に対応できる

社内向け情報共有ポータルの導入は、従業員の多様な働き方の推進にも役立ちます。ポータルサイトがあれば、いつどこからでも業務に必要な情報にアクセスできるためです。出社している従業員とテレワークに取り組む従業員の間で情報の格差が生じなくなり、双方がスムーズに連携しながら業務を進められます。

多様な働き方に対応できれば、従業員にとって働きやすい環境を実現できます。ストレスなく、より意欲的に働きやすくなるでしょう。

情報伝達スピードが上がる

社内向け情報共有ポータルでは、すべての従業員に対してリアルタイムで情報を共有できます。情報を伝達するスピードが上がることで、業務もスムーズに進みます。また、常に最新の情報を活用できるため、、業務の品質も向上する可能性があります。

情報が伝わるまでの時間のロスも削減できるため、ビジネスにおける意思決定をより素早く行えることもメリットです。

従業員の問い合わせ対応の負担を減らせる

従業員から頻繁に問い合わせがある内容を社内向け情報共有ポータルにまとめておけば、特定の従業員が問い合わせに対応する負担も削減できます。社内向け情報共有ポータルで検索して知りたい情報を入手できた場合、わざわざ問い合わせる必要がなくなるからです。

問い合わせて答えが出るまでには時間がかかる場合もありますが、社内向け情報共有ポータルならより素早く疑問を解決できます。

ナレッジが効率よく蓄積される

社内向け情報共有ポータルにはあらゆる情報を集約でき、ナレッジの蓄積も可能です。それぞれの業務に関するノウハウや経験をまとめて蓄積しておけば、業務の属人化の防止にもつながります。従業員が自分の業務以外の新しい知識を得るために活用することも可能です。

ナレッジの蓄積や共有を目的としている場合、ナレッジマネジメントツールを活用する方法もあります。詳細は後述するため、参考にしてください。

ペーパーレス化を推進できる

社内向け情報共有ポータルでの情報のやり取りを徹底すると、紙の書類を使用する頻度を減らせます。社内のペーパーレス化の促進が可能です。紙の書類は管理に手間がかかり、紛失のリスクもありますが、ペーパーレス化によりこのような問題も解消できます。ポータルでの情報管理が進むことで、テレワークにも取り組みやすくなるでしょう。また、用紙を購入する必要もなくなるため、用紙代のコスト削減にもつながります。

社内向け情報共有ポータルを導入する際の注意点

社内向け情報共有ポータルを導入する際は注意点もあります。以下で注意点について解説します。

社内で浸透しない可能性がある

社内向け情報共有ポータルを導入するだけでは、社内に浸透しない可能性があります。重要性が理解されていなかったり、使いにくかったりすれば、従業員はポータルサイトを積極的に利用しようとは思わないでしょう。メリットや使い方などを周知したうえで導入し、活用を促す必要があります。

ポータルサイト構築に手間とコストがかかる

新しいポータルサイトを構築するには、大きな手間とコストがかかります。特に自社で構築する場合は多くのリソースを割かなければなりません。必要なリソースを十分に確保できるか、事前によく検討すべきです。また、導入後は、どの程度の効果が出たか細かく検証する必要があります。

社内向け情報共有ポータルを構築する方法

社内向け情報共有ポータルを構築するには、どうすればよいのでしょうか。以下で具体的な方法を解説します。

自社で独自開発する

社内向け情報共有ポータルを自社で独自開発する場合、すべてを一から構築する必要があります。その一方で、デザインや機能などを自由にカスタマイズでき、オリジナルのポータルサイトの構築が可能です。多くの時間やコスト、手間がかかるため、自社の状況を考慮したうえで計画的に取り組むことが大切です。

パッケージサービスを活用する

ポータルサイトを構築するためのパッケージサービスを活用する方法もあります。ポータルサイト向けのテンプレートが用意されているため、知識やノウハウがなくても簡単に社内向け情報共有ポータルの構築が可能です。ただし、利用する前に、自社に必要な機能が網羅されているか確認する必要があります。

ツールを利用して構築する

より簡単に社内向け情報共有ポータルを構築したい場合、無料で利用できるWebサイト制作サービスを活用してもよいでしょう。費用をかけずにポータルサイトを構築できます。特に、小規模なポータルサイトの構築に向いている方法です。ただし、選ぶサービスによってはセキュリティ対策が弱い可能性もあるため、注意しましょう。

社内向け情報共有ポータルに必要な機能例

社内向け情報共有ポータルには、複数の機能が設けられる場合が多いです。たとえば、以下の機能が挙げられます。

• 掲示板
• チャット
• スケジュール管理
• レポート機能
• 社内FAQ

それぞれの機能があれば、情報の種類に応じて最適な共有方法を選択できます。自社で共有されている情報の特徴も考慮したうえで、どのような機能が必要か検討しましょう。

社内向け情報共有ポータルの運用で陥りがちな課題

社内向け情報共有ポータルがあまり利用されなければ、蓄積されている情報が古くなり、更新も行われなくなる可能性があります。たとえば、検索がしにくく、必要な情報をすぐにみつけられない場合、積極的な活用は難しくなるでしょう。

社内向け情報共有ポータルの運用を成功させるには、従業員にとっての使い勝手を重視する必要があります。従業員が利用しやすいか常にチェックし、課題があれば速やかに改善することが重要です。

社内でのナレッジ共有・蓄積を強化するならナレッジマネジメントツールの導入もおすすめ

社内でナレッジの共有に注力したい場合、ポータルサイトだけでなく、ナレッジマネジメントツールもおすすめです。NIKKEI The KNOWLEDGEは、日経が厳選した信頼できる情報ソースから有益な情報をピックアップしています。有料の媒体を含む400以上の情報ソースを参照しているため、信憑性のある幅広い情報の取得が可能です。

ツール上で情報を共有できるうえに、従業員がコメントをつけて意見を書き込むことも可能です。共有された情報について議論もできるため、コミュニケーションの活性化にもつながります。

まとめ

社内向け情報共有ポータルは、業務を効率化したり多様な働き方に対応したりするために役立ちます。情報共有にかかる時間や手間を削減でき、ビジネスの重要な意思決定もスムーズに行うことが可能です。目的によってはポータルサイトではなくナレッジマネジメントツールの活用が向いている場合もあるため、よく検討しましょう。

NIKKEI The KNOWLEDGEは、信頼できる情報のみを収集して共有できるナレッジマネジメントツールです。情報の整理や分類も簡単にでき、社内での意見交換の場としても活用できます。有益な情報収集や共有をスムーズに行うために、ぜひ活用してください。