仕事を効率化するツールとは？

仕事を効率化するツールとは、それまで手動で対応していた業務をIT技術により支援するためのツールです。業務効率化ツールと呼ばれる場合もあります。さまざまな種類があり、自社の課題に適したツールを導入できます。そのため、多くの企業で積極的に導入が進んでいる状況です。

仕事で活用できる効率化ツールの種類

仕事で使える効率化ツールとしては、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、具体的な種類を解説します。

1.社内外コミュニケーションツール

社内コミュニケーションツールは、社内外で必要な連絡をスムーズに行うためのツールです。チャットでのやり取りはもちろん、電話やビデオ通話にも対応しています。特に、従業員の出張や外出が多い企業やリモートワークを導入している企業では、社内外コミュニケーションツールが重宝します。

2.名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺をデジタル化して管理できるツールです。ビジネスシーンではさまざまな相手と名刺を交換するため、管理に手間がかかります。名刺管理ツールで名刺をデジタル化すれば、紛失の心配がありません。また、検索機能があるため、確認したい名刺をすぐに探し出せます。

3.RPAツール

RPAツールは、ロボットを活用した業務効率化のためのツールです。RPAツールを導入すると、それまで人が対応していた作業を自動化できます。個別の判断が必要な作業には対応できないものの、単純作業の効率化が可能です。たとえば、大量のデータ入力などの際に、RPAが作業を行うことで時短につながります。

4.ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールとは、契約書や請求書のように紙でやり取りしていた書類をデジタル化し、共有や管理ができるツールです。従来は、紙での保管が必須であった書類も、法律の改正によりデジタル化が可能になりました。そのため、ペーパーレス化ツールにも注目が集まっています。

5.タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールとは、業務の内容や進捗状況の共有・管理ができるツールです。業務がスケジュール通り進行しているか、漏れなく対応できているかなどの確認は、ツールを使用することで効率性が高まります。管理業務の負担軽減や働き方改革にもつながり、スムーズなプロジェクト運営の実現が可能です。

6.ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールは、各従業員がもつ情報や知識を共有し、コミュニケーションの推進や企画力、提案力などの向上につなげるためのツールです。情報や知識が偏らなくなり、属人化を防いで業務を効率的に進められるようになります。ナレッジの収集や検索も容易になるため、個人のスキルアップにも有効です。

仕事に効率化ツールが求められている背景

仕事に効率化ツールが求められるようになったのは、社会の変化が大きく関係しています。具体的な背景を見ていきましょう。

労働人口が減少している

IT技術の進歩といった世の中の変化により、求められるサービスの幅も広がっています。そのため、業務量も多くなっていますが、少子高齢化の影響により労働人口は減少している状況です。少ない人数で多くの業務をこなすには、業務効率化が不可欠です。日本では今後も人手不足が深刻化すると考えられており、効率化ツールが特に注目されています。

どの業界でもDXが推進されている

リモートワークを導入する企業が増え、どの業界でもDXが推進されています。DX化が進むと、必然的に効率化ツールの導入も進みます。効率化ツールを導入する企業が多くなっている状況では、導入していない企業が競合他社に遅れをとる可能性が高くなるでしょう。そのため、効率化ツールの積極的な導入が必要になっています。

仕事の効率化ツールで期待できる4つのメリット

仕事に効率化ツールを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットを4つ解説します。

1.生産性が向上する

効率化ツールの導入により業務効率化を実現できれば、生産性も向上します。手間のかかる業務に割く人的リソースを減らし、生産性のある業務へ回せるようになるからです。時間を有効活用して業務に取り組めるうえに、新しい業務に取り組むための余裕も生まれます。

2.人為的ミスを防止できる

効率化ツールで業務を自動化すれば作業の正確性も高まり、人為的ミスの発生を減らせます。手作業を繰り返し行っていると、慣れや飽きにより少なからずミスが発生するでしょう。その日のコンディションや情緒によっては、よりミスが多くなる可能性もあります。しかし、効率化ツールなら、そういった理由によるミスを防止できます。

3.専門知識を補填できる

専門知識が必要な業務についても、専用のツールがあれば誰でも簡単に対応できるようになります。例えば、ホームページやパンフレットの作成なども、ツールがあれば容易です。また、情報共有ができるツールを活用すると、社内での専門知識の補填にも役立ちます。

4.コスト削減になる

業務を効率化できると無駄な業務が減り、コストの削減につながります。たとえば、紙の名刺や書類などをデジタル化して管理すれば、印刷代や管理コストなどの削減が可能です。また、業務の手間が減ると必要な人員の数も減るため、人件費も削減できます。

仕事の効率化に最適なツールの選定方法

仕事の効率化のためのツールはどのように選べばよいのでしょうか。ここでは、最適なツールの選定方法を解説します。

課題解決に向けて必要な機能を把握する

まずは、ツールによってどのような課題を解決したいか明らかにしましょう。そのためには、業務内容や工数といった現場の状況を正確に把握する必要があります。そのうえで、どのような機能が必要なのか確認することが大切です。具体的には、効率化するにはどの業務を削減したらよいか、優先すべき業務やタスクはどれかなどを確認します。

操作性がよいものを選ぶ

ツールは業務を効率化する目的で導入するため、操作性が重要です。操作性に問題がある場合、ツールを導入することで、かえって効率が下がる恐れがあります。ツールに慣れていない従業員でも使えるか、使いやすくて定着しやすいかなどを考慮し、自社にとって最適なツールを見極めましょう。

既存システムとの連携方法をみる

ツールを最大限に活用するには、既存システムとの連携についても確認する必要があります。既存システムとの相性がよくないと、ツールそのものの使い勝手も悪くなる可能性があるからです。自社がどのようなシステムを利用しているかチェックし、導入したいツールとの連携方法を確認しましょう。

スモールスタートが可能か確認する

ツールの導入は、スモールスタートがおすすめです。小規模で導入できるツールなら、実際の使用感を確かめたうえで本格的な導入について検討できます。操作性や既存システムとの連携性などのチェックも可能です。

いきなり全社的に導入した場合、すべての従業員がツールを使いこなせるとは限らず、業務が滞るリスクがあります。なかには無料のトライアル期間が設けられているツールもあるので、お試しで導入してみるのも1つの方法です。

セキュリティ面にも注意する

社内外のデータを取り扱うツールについては、セキュリティ面も慎重に確認する必要があります。ハッキングにより情報漏洩やデータの紛失が発生すれば、社会的な信用も著しく低下するでしょう。そのようなトラブルを起こさないためには、二要素認証やデータの暗号化に対応していたり、ISO27001を取得していたりするツールがおすすめです。

サポート体制が整っているか確認する

ツールを導入すると、使い方や機能について不明点や問題点が見つかる場合もあります。ツールに関する課題をスムーズに解決するには、迅速なサポートが必要です。気軽に質問でき、トラブルにも迅速に対応してもらえるか確認しましょう。サポート体制が整っていれば、初めて導入するツールも安心して利用できます。

仕事に最適な効率化ツールが見つからないときは？

求めている機能を備えている既存の効率化ツールがない場合、自社で開発する方法もあります。ツールを開発できる人的リソースやノウハウが社内にないなら、外注も可能です。ただし、費用や開発期間がかかるという課題もあります。ツールの開発については、費用対効果も考慮しつつ検討しましょう。

仕事の効率化ツールには「日経ザ・ナレッジ」がおすすめ

NIKKEI The KNOWLEDGEは、日本経済新聞社が提供するナレッジマネジメントツールです。日経ブランドにより、信頼できる情報をスムーズに収集できます。有益な情報を簡単に整理して社内に共有できるため、企画や施策の立案などの話し合いも効率的に進められます。

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仕事の効率化ツール「日経ザ・ナレッジ」の導入事例

マホービンで有名な象印マホービン株式会社では、情報収集の効率化のためにNIKKEI The KNOWLEDGEを導入しました。情報収集をツールに集約させた結果、作業にかかる時間の短縮に成功しています。

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まとめ

労働人口の減少により、効率化ツールが求められるケースは増えています。効率化ツールを導入すれば、業務にかかる労力を減らしてよりスムーズに進められます。さまざまな効率化ツールがあるため、それぞれの特徴を理解したうえで導入しましょう。

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