ノウハウとは

ノウハウとは、物事の方法や手順に関する情報です。「知る」という意味の「know」と、「方法」という意味の「how」を組み合わせ、「know-how」という単語になりました。

ビジネスシーンにおいては、業務を適切に進めるために役立つ経験、知識、技術などがノウハウと呼ばれています。ノウハウは、業務のさまざまな場面で見つかります。どの程度のノウハウを有しているかは、各従業員によってさまざまです。

ノウハウの共有が重要視される背景・理由

ノウハウの共有が重要視されている背景には、どのような状況があるのでしょうか。ここでは、ノウハウの共有が求められる背景や理由について解説します。

属人化を防げる

ノウハウを組織で共有すれば、業務の属人化を防げます。特定の個人にノウハウが蓄積されている状況では、ある業務についてその人以外が対応できません。特定の従業員がいないときは、業務が滞る恐れがあります。しかし、ノウハウを共有すると誰でも業務に対応できるようになり、トラブルを防止できます。

業務の効率化が狙える

知識や技術が組織内で共有されていると、質問と回答のやり取りをしなくて済むようになります。質問と回答が多くやり取りされている場合、特に回答する側の負担が大きいです。ノウハウが共有されていればその負担がなくなり、業務効率化につながります。どの従業員も業務の前提となる知識を把握できるため、社内のコミュニケーションもスムーズになるでしょう。

企業の財産として蓄積される

ノウハウを個人が独占している場合、その従業員が退職すれば社内にノウハウが残りません。日頃からノウハウを共有していれば、他の従業員へ自動的に知識や技術などを引き継げます。社内の業務に関する情報はインターネットなどでは見つけられないため、共有により企業の財産として蓄積することが大切です。

ノウハウを共有するポイント

ノウハウを共有する際は、さまざまなことを意識する必要があります。ここでは、具体的なポイントを解説します。

目的を周知する

目的がわからないと、ノウハウの共有に対する従業員のモチベーションは上がりません。何のためにノウハウを共有し、どのような効果があるのか周知しましょう。従業員にとってのメリットを強調すると、ノウハウの共有が積極的に行われるようになります。

マニュアルを作成する

ノウハウを共有するには、マニュアルを作成すると効果的です。情報共有の方法を従業員の裁量に任せていると、非効率になります。ノウハウの共有を怠る従業員も発生する可能性もあります。できれば動画のマニュアルを作成すると、よりスムーズな情報共有を実現できるでしょう。

ノウハウ共有ツールを導入する

ノウハウ共有ツールは、システム上で幅広い情報を共有するためのツールです。ツールを導入すると、ノウハウの共有に対する抵抗感が少なくなります。ツールのメリットや選定のポイントは後述するため、合わせて参考にしてください。

ノウハウ共有ツールを導入するメリット

ノウハウ共有ツールを導入する場合、さまざまなメリットがあります。以下で詳しく解説します。

共有や蓄積がしやすくなる

ノウハウ共有ツールがあると、ノウハウの共有や蓄積も簡単になります。会議の場において口頭でノウハウを共有しているケースもありますが、全員が同じ場所に集まらなければならず非効率です。また、企業には多くのノウハウがあるため、それらすべてを管理するには手間と時間がかかります。ノウハウ共有ツールはノウハウの共有に特化しているため、効率的に運用できます。

ノウハウを更新できる

ツールに蓄積するノウハウは、追記や修正なども可能です。そのため、常に最新の情報を共有し続けられます。紙ペースでノウハウを蓄積している場合、更新するほど見にくくなります。ExcelやWordのファイルで管理する方法もありますが、ノウハウの共有に特化しているわけではないため、作業に手間がかかりがちです。

検索して探せる

ノウハウ共有ツールで情報を探す際は、検索機能を利用できます。検索機能を利用すれば、蓄積しているノウハウの料が増えても短時間で必要な情報を探し出せます。ツールによってはタグやキーワードで検索できるため、より効率的です。検索の利便性を保つには、タイトルやタグの付け方をルール化するとよいでしょう。

コミュニケーションが活発になりやすい

ノウハウ共有ツールはチャットツールやメールなどと連携できるため、従業員同士のコミュニケーションも活性化できます。従業員同士の交流は、業務によい影響を与える可能性が高いです。ただし、対面のコミュニケーションが減る恐れもあるため、対面でノウハウを共有する機会も定期的に設けましょう。

教育がしやすくなる

ノウハウ共有ツールでノウハウが蓄積されていると、他の従業員に質問しなくても自分で疑問を解決できます。特に定型的な作業についてノウハウをまとめておくと、教育の工数の削減にもつながります。技術的な内容や経験によって培う必要がある内容などを教えるために、より多くの時間を割けるようになるでしょう。

多様な働き方に対応できる

ノウハウ共有ツールはオンラインで利用でき、各種デバイスからアクセス可能です。そのため、オフィス以外の場所からでも利用できます。例えば、リモートワークを導入している企業では、従業員が自宅やサテライトオフィスなどにいても情報を得られ、多様な働き方への対応が可能です。

ノウハウ共有ツールを導入するデメリット

ノウハウ共有ツールの導入にあたっては、デメリットもあります。ここでは、具体的にどのようなデメリットがあるか解説します。

従業員間のコミュニケーションが減少しやすい

ノウハウ共有ツールで多くの情報を共有するようになれば、従業員同士が対面でコミュニケーションをとる機会が減る恐れがあります。場合によっては、業務の進捗に影響が出る可能性もあります。ツール上では意思疎通がうまくいかないケースもあるため、対面でノウハウを共有する機会も意識的に設けましょう。

導入までに時間とコストがかかる

ノウハウ共有ツールを導入する際は、製品の選定、担当者の決定、環境整備、従業員の教育などさまざまな作業が必要です。選ぶツールによっては、導入や維持コストが高い可能性もあります。ツールを導入してもあまり活用されなければ意味がないため、導入にかかる時間やコストを考慮したうえで慎重に判断しましょう。

情報量が多すぎて必要な情報を見つけにくい

ノウハウの蓄積においては、従業員数が多いほど管理する情報量も多くなります。チャットツールで情報をやり取りする際に、情報が流れやすく、古い情報は探しにくいと感じた人もいるでしょう。

また、ファイル管理ツールでは、ファイルの階層が深いほど情報を取り出しにくくなります。ノウハウ共有ツールを導入するうえでは、集めた情報を簡単に活用できるものがおすすめです。

ノウハウ共有ツール選定のポイント

ノウハウ共有ツールを選ぶときは、何を意識すればよいのでしょうか。ここでは、選定のポイントを解説します。

画面が見やすく操作が簡単であること

ノウハウ共有ツールは多くの従業員が利用するため、画面が見やすく操作が簡単なことが重要です。画面表示がわかりやすく操作性に優れていれば、利用する従業員の負担が少なくなります。その結果、ノウハウの共有に対するハードルも下げることが可能です。よりスムーズにノウハウを蓄積でき、業務効率の向上を図れます。

機能面が自社の目的にマッチしていること

ノウハウ共有ツールを選ぶ際は、自社の目的に合っているか確認しましょう。さまざまな機能が搭載されているノウハウ共有ツールが多いものの、それが自社の目的に合っていなければ使いこなせません。機能が多すぎても少なすぎても不便であるため、必要な機能の見極めが重要です。

セキュリティの強度が高い

ノウハウ共有ツールには社内の重要な情報が多く蓄積されていくため、外部への漏洩に注意が必要です。十分なセキュリティ対策が施されているツールを選びましょう。セキュリティの強度が高いツールであれば、社内の幅広い情報を安心して蓄積できます。

小規模から導入できること

ノウハウ共有ツールをいきなり全社的に導入すると、現場が混乱して業務効率や生産性の低下を引き起こす恐れがあります。まずは一部の部署や少人数で導入し、使い勝手や効果を確認しましょう。そのためには、小規模から導入できるツールを選ぶ必要があります。

ノウハウ共有ツールの代表例

ノウハウ共有ツールの代表例としては、NIKKEI The KNOWLEDGEが挙げられます。400以上の膨大な情報ソースから、自社に必要な情報をAIが自動でピックアップする点が特徴です。いちいち自分で情報を探す手間がかからないため、効率性の高い情報収集ができます。

閲覧した情報のなかで有益だと感じるものがあれば、チームへの共有も可能です。チームの関心ごとについても自動で整理や共有できるため、業務にも活かしやすくなっています。

まとめ

各従業員がもつノウハウを共有すると、業務の属人化の防止や業務効率化などを実現できます。ノウハウの共有においてはノウハウ共有ツールが役に立つため、操作性やセキュリティの強度などを見極めて自社に合うものを選びましょう。

NIKKEI The KNOWLEDGEは、信頼性の高いさまざまなソースから情報収集できるツールです。AIが自動で情報を選別しており、自社に合う情報を簡単に入手できます。情報の整理も自動ででき、チーム内での共有もスムーズです。無料トライアルがあるため、ぜひ導入を検討してください。