ツールやアプリを導入すれば、情報共有がよりスムーズにできるようになり、業務効率の改善やミスの防止に役立つでしょう。この記事では、情報共有ツールやアプリについて、必要性や選び方、種類などを解説します。

情報共有にはツール・アプリが便利

社内の情報共有に関する課題を抱えている企業は多くありますが、業務効率アップを図るためには改善が必要です。ここでは、企業の抱える課題と情報共有ツールやアプリの必要性について解説します。

企業の情報共有における課題

規模が大きい企業ほど、業務に関わる人数や関係部署が多くなるため、情報共有が難しくなります。しかし、業務を的確に進めていくためには、情報共有は重要なポイントです。

従業員間での情報共有は、タスクやプロジェクトをスムーズに進めたり、ノウハウを共有したりするために必要不可欠です。タイムラグなく正確な情報共有ができるような体制づくりは、多くの企業にとって重要な課題といえます。

情報共有アプリ・ツールの必要性

情報共有ツールやアプリは、従業員それぞれが把握している情報を、組織内でスムーズに共有するためのシステムです。情報共有ツール・アプリの導入により、部門間や従業員間での情報格差など、ある程度規模が大きくなった企業で見られがちな問題を軽減できます。

ツールやアプリには、必要な情報を検索してその都度素早く確認できるものもあります。欲しい情報がタイムラグなしで確認できるようになれば、業務効率の向上に役立つでしょう。

情報共有アプリ・ツール導入のメリット

ここでは、情報共有ツールやアプリの導入で期待できるメリットについて、詳しく解説します。

情報共有の効率化

情報共有ツール・アプリを活用すると、情報共有の効率化に役立ちます。従来の主要な方法だったメールでの情報共有は、宛先やCc、Bccを間違ってしまうと情報漏洩につながる恐れがあるため、送信するたびに念入りな確認作業が発生していました。また、文章の作成など余計な手間も発生します。

しかし、情報共有ツールやアプリは都度文章を考えたり、宛先を確認したりする必要はなく、簡単に情報共有が可能です。

情報管理の一元化

情報共有ツール・アプリでは、情報の一元化が可能です。社内業務に関わる情報がバラバラに管理されている場合、必要なときに探しにくく効率が悪くなります。しかし、情報共有ツールやアプリによって情報が一元化されていれば、欲しい情報を短時間で探し出せるほか、見落としや紛失も防げます。

社内コミュニケーションの活性化

情報共有ツールやアプリには、メッセージやチャット機能が搭載されたものもあるため、社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。情報の補足が欲しいときなど、従業員が互いに連絡をとりやすくなるでしょう。社内でのコミュニケーションが活性化できれば、新たなイノベーションにもつながります。

情報共有アプリ・ツールが役立つケース

ここでは、情報共有ツールやアプリが役立つケースを3パターン解説します。

業務連絡の頻度が高い

業務連絡が多い企業ほど情報共有ツール・アプリが役立ちます。連絡頻度が高いと、情報の見落としや共有漏れが発生しやすくなるため、管理しやすい体制づくりが重要です。情報共有ツール・アプリを活用すれば情報がシームレスになり、後々の検索にも役立つため見落としや共有漏れを減らせます。

スケジュール共有ができていない

スケジュール共有が課題になっている場合にも、情報共有ツール・アプリが役立ちます。スケジュール登録・共有機能が搭載されたものを活用すれば、業務スケジュールや各従業員のスケジュールが共有可能です。スケジュールが可視化されると予定が立てやすくなり、効率的に業務を進められます。

マニュアルが確立していない

社内で情報共有のマニュアルが確立しておらず、書式などの共有方法が均一化されていない場合も、情報共有ツール・アプリが役立ちます。ドキュメントが作成・共有できる機能が搭載されたものを活用すれば、書式の統一が可能です。共有方法の均一化によって複雑なマニュアルも不要になるため、共有方法の周知にも手間がかからないでしょう。

情報共有アプリ・ツールを選ぶポイント

情報共有ツール・アプリは、製品によって機能や性能が異なるため、以下のポイントを押さえて自社に合ったものを選ぶ必要があります。

操作性や対応デバイス

円滑な情報共有に役立てるには、操作性や対応デバイスの確認が必要です。たとえば、機能が多く操作が複雑なものは使いにくく、かえって手間がかかってしまうケースが考えられます。また、対応デバイスの種類や数の制限が厳しい場合、導入環境を整えるのに時間やコストがかかってしまう可能性があります。

そのため、自社に必要な機能や情報共有したい人数、使用デバイスの種類などを把握したうえで、適したものを選びましょう。

セキュリティ面・サポート体制

情報共有ツール・アプリは、機能面だけでなく、セキュリティ面やサポート体制についても確認が必要です。業務に関わる重要な情報を取り扱う可能性があるため、不正アクセスの防止などの漏洩対策が徹底されている点を重視しましょう。また、業務に支障が出ないように、トラブル発生時のサポート体制や、操作方法の問い合わせ窓口の有無もチェックしておきましょう。

社内の課題や目的

情報共有ツール・アプリにはさまざまなタイプがあるため、課題や目的に応じて得意不得意があります。そのため、社内の現状に適したツール・アプリを選択しましょう。情報共有ツール・アプリは大きく分類すると、ビジネスチャット型、社内ポータル型、ドキュメント作成型、ファイル共有型、営業管理型の5種類があります。それぞれについて以下で解説します。

1.「ビジネスチャット型」情報共有ツール・アプリ

ビジネスチャット型は、リアルタイムでコミュニケーション可能な情報共有ツール・アプリです。主な特徴と役立つケースについて解説します。

ビジネスチャット型の特徴

ビジネスチャットとは、ビジネスシーンで活用するために開発されたコミュニケーションツールです。通常のチャットサービスよりも業務に役立つ機能が充実しており、セキュリティ面が徹底されているのが特徴です。

ビジネスチャットで解決できる課題

社内の交流が活発でない場合は、ビジネスチャット型のツール・アプリによって活性化が期待できます。ツールやアプリの場合、メールのように形式的なあいさつ文などは必要なく、気軽でスピーディなやり取りが可能です。

2.「社内ポータル型」情報共有ツール・アプリ

社内ポータル型は、情報の検索がしやすい情報共有ツール・アプリです。

社内ポータル型の特徴

社内ポータル型とは、共有したい情報をWebサイトのようにまとめたツール・アプリです。さまざまな業務に関する情報の詳細や関連資料を1か所に保管でき、必要なときに各従業員が検索・閲覧できます。

社内ポータル型の情報共有ツールでは、「日経ザ・ナレッジ」がおすすめです。業務に役立つ情報を保存・整理でき、チーム内の関心ごとを自動で整理・共有できるツールです。集めた情報やノウハウはチームで有効活用でき、業務効率や生産性向上に役立ちます。

社内ポータル型で解決できる課題

社内ポータル型では、情報を一元化して保管・整理できるため、共有や検索がスムーズになります。異なる部署間でも情報共有が容易になり、新しいアイデアやイノベーションが生まれやすくなるでしょう。

3.「ファイル共有型」情報共有ツール・アプリ

ファイル共有型は、ファイル共有機能が充実している情報共有ツール・アプリです。

ファイル共有型の特徴

ファイル共有型とは、画像や動画などのファイルが共有できるツールです。ファイル共有機能のほか、チャットやメモ機能も搭載されているものもあるため、コミュニケーションツールとしても活躍します。

ファイル共有型で解決できる課題

ファイル共有におけるセキュリティを強化したい企業では、ファイル共有型ツールの利用がおすすめです。社内だけでなく、外部とのファイルのやりとりにも利用できます。

4.「ドキュメント作成型」情報共有ツール・アプリ

ドキュメント作成型は、テンプレートを活用して文書を作成できる情報共有ツール・アプリです。

ドキュメント作成型の特徴

ドキュメント作成型は、ドキュメントやコンテンツを作成・共有できる点が特徴です。企画書や提案書、議事録、手順書、報告書などを作成し、迅速に共有できます。

ドキュメント作成型で解決できる課題

各資料の形式が決まっておらず、整理や保管に困っている場合、ドキュメント作成型ツールがおすすめです。テンプレート機能を使用すれば、容易に統一できます。また、作成した資料の検索も容易です。

5.「営業管理型」情報共有ツール・アプリ

営業管理型は、事務的な作業を自動化できる情報共有ツール・アプリです。

営業管理型の特徴

営業管理型は、営業活動の効率化に役立つツールです。営業支援や顧客管理、名刺管理、請求書発行、オンライン商談などの機能があり、それぞれの情報を簡単に共有できます。

営業管理ツールで解決できる課題

営業活動では、営業部門とバックオフィスが連携するケースが多く、情報共有がスムーズにいかないと業務に支障がでてしまいます。営業管理型ツールの活用によって取引先の情報整理が簡素化し、さらに一元管理できるためスムーズな情報共有が可能です。

情報共有ツール・アプリ導入の注意点

情報共有ツール・アプリを導入する際には、下記の点に注意してください。

• 導入目的の周知
• 情報共有のルール策定

情報共有ツールやアプリは、導入するだけではメリットを十分に得られません。導入目的や意義の周知や、ルール・利用方法を丁寧に説明する必要があります。課題解決に対して、全社的に共通した認識を持ったうえで活用してもらうことが重要です。

まとめ

情報共有ツール・アプリは、迅速で正確な情報共有を必要とするさまざまな業務で役立ちます。従来のメールやFAXでの情報共有に比べると、管理や共有スピードが優れているため業務効率化に効果的です。

なかでも、必要な情報を管理・検索しやすいツール・アプリとして、社内ポータル型がおすすめです。日本経済新聞社が提供するNIKKEI The KNOWLEDGEは、AIが有料媒体を含む400以上の情報ソースから情報を選別し、より専門性の高い情報を入手します。情報を自動で整理し、インプットしやすい状態で管理・閲覧することが可能です。情報共有を円滑にするためにも、ぜひ1か月間の無料トライアルをお試しください。