ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、社内で蓄積した知識やノウハウを組織全体で共有・活用し、組織力向上につなげる手法のことです。近年のビジネスを取り巻く環境は、常に変化しています。変化が激しい環境で競合他社に打ち勝つには、ナレッジマネジメントによる情報共有・活用が欠かせません。

ナレッジマネジメントに取り組む主なメリット

ナレッジマネジメントに取り組むと、人材育成がはかどる、業務効率化や属人化防止につながるなどのメリットがあります。

従業員の育成に活かせる

ナレッジマネジメントを、従業員の育成に役立てましょう。企業に長年勤めてきたベテラン従業員や、優秀な従業員には、言葉では説明しにくい知識やノウハウが備わっています。

ナレッジマネジメントに取り組むと、伝え方が難しい内容を文章や記号、イラストなどを使って可視化できます。分かりやすい形に知識や情報を変換できると、新しく入社した従業員の育成が円滑に進むでしょう。育成を通じて知識やノウハウを積極的に共有して、組織全体のスキルを底上しましょう。

業務効率化につながる

ナレッジマネジメントで知識やノウハウを一か所に集約させると、探している情報をスムーズに見つけられるため業務効率化につながります。特に、社内Q&Aのようなシステムを運用すると、疑問を自己解決可能です。

また、優秀な従業員の知識やノウハウを共有すると、部門全体の業務効率化につながります。営業部門を例に挙げると、営業成績のよい従業員の商談術や見込み客の情報を共有すると、営業部門全体の作業効率や成果を高められるでしょう。

業務の属人化の防止になる

ナレッジマネジメントに取り組み社内全体で知識やノウハウを共有すると、「この業務は特定の従業員しかできない」というような業務の属人化を防げます。

急な欠勤や異動・退職などによる引き継ぎが発生しても、ナレッジマネジメントができている職場ならばスムーズに対応可能です。また、従業員全員に一定レベルの知識やノウハウがあれば、業務負担の偏りも是正できます。

ナレッジマネジメントの成功事例5選

ナレッジマネジメントツールの事例を解説します。課題と導入効果を確認しましょう。ツールについてはのちほど詳しく解説します。

象印マホービン株式会社

象印マホービン株式会社は、新規事業創出のアイデアを得るため、効率よく体系的に情報収集できないかと検討していました。新規事業の構想を練るには、特に担当事業に関する先行事例が必要です。

ツールを導入したところ、情報収集にかける時間を短縮できました。体系的に情報を分析している専門誌へ簡単にアクセスしやすくなったことで、大幅に収集できる情報量を増やせています。これまで使っていなかった媒体にもアクセスできるようになり、「暮らしをつくる」企業理念に沿って視野を広げられました。

※参考：新しいことにチャレンジし続けることが部署の使命／多様で良質な情報を効率良く収集するために - NIKKEI The KNOWLEDGE"

サス・サンワ株式会社

サス・サンワ株式会社は、業界紙の専門的な情報を効率的に収集したいと考えていました。これまで同社は紙媒体を使って情報収集していましたが、紙での回覧は利便性に欠け、切り貼りする手間や時間がかかります。また、従業員をリードする目的で、部長職以上の情報リテラシー向上も課題に挙げられていました。

ツールの導入により、従業員に能動的な行動が見られています。さまざまな最新情報を受け取れるようになった結果、プッシュ型の営業活動が目立つようになりました。さらに、情報リテラシーを高める教育の一環にも、ツールが役立っています。

※参考：最新情報で変化への適応力を磨き、安定に甘んじない組織づくりを - NIKKEI The KNOWLEDGE

全日本食品株式会社

全日本食品株式会社は、情報収集や情報共有の習慣化と、従業員に戦略的な行動を実践してもらいたいという気持ちでナレッジマネジメントに取り組みました。個人のやり方に任せても、取り入れる情報の質と量にムラがあるうえに、今ひとつ情報共有が進みません。

ツールの導入により、客観的で正しい情報を確認して行動する習慣が社内に定着しました。求めている情報をツールが選定してくれるため、スピーディーに情報収集できます。また、自社や部門、プロジェクトに関する情報を共有し合う人も増えました。

※参考：チームでの情報共有をDXで実現 - NIKKEI The KNOWLEDGE

スカイライト コンサルティング株式会社

スカイライト コンサルティング株式会社は、クライアントの業界の基礎知識や最新情報を把握したい、組織のメンバー個々のやり方を活かして多面的に情報収集したい、と考えていました。コンサルティング会社として、クライアント業界の基礎知識はもちろん最新情報まで把握しておかないと、優れた提案はできません。

ツールを導入したところ、キャッチした幅広い情報を活用して厚みのある提案をできるようになりました。また、情報収集のスピードが上がり、資料作成などにかかる時間が減り業務効率化も実現できています。

※参考：最新情報をピックアップできるだけじゃない - NIKKEI The KNOWLEDGE

旭化成株式会社

旭化成株式会社は、さまざまなジャンルの最新情報が自動的に「入ってくる」仕組みを検討していました。社内で導入していたツールでは情報の優先度が分かりにくく、結局自社で情報を精査する手間が生じていたためです。

ツールの導入により、情報収集にかける時間が大幅に短縮されました。事前にキーワードを設定しておくと、ツールが自動的に関係する情報を収集・保管してくれます。また、メンバー間の情報共有の手間も削減できました。将来的には、蓄積した情報をマーケティング活動に活用する予定です。

※参考：個人に合わせて情報を最適化 - NIKKEI The KNOWLEDGE

ナレッジマネジメントを成功させるためのポイント

ナレッジマネジメントを成功させるためのポイントを、ツールやSECIモデルなどに触れつつ解説します。

ナレッジマネジメントツールを導入する

ナレッジマネジメントツールを導入して積極的に活用すると、ナレッジマネジメントがスムーズに進み、従業員個々の知識やノウハウが底上げされ組織力を向上させられます。

ナレッジマネジメントツールとは、従業員が持つ知識やノウハウをシステムで共有できるツールのことです。グループウェアとして従業員同士のコミュニケーションを促進する目的で使われるものもあります。

SECIモデルを活用する

ナレッジマネジメントのポイントは、暗黙知を形式知に転換することです。暗黙知には、従業員が持っている知識やノウハウなどが挙げられます。暗黙知を形式知に変換・共有するときは、SECIモデルというフレームワークを活用しましょう。

SECIモデルは、以下の4つのプロセスで暗黙知を形式知に変換します。

• 共同化：体験により暗黙知を共有する
• 表出化：複数人で暗黙知を言語化や図式化して、形式知へ変換する
• 連結化：形式知を組み合わせ、新たな知識- ノウハウを生み出す
• 内面化：新たな知識- ノウハウを勉強- 実践する

スモールスタートで長期的に取り組む

ナレッジマネジメントツールをいきなり全社で使い始めても、上手く運用できるとは限りません。まずは部署単位、プロジェクト単位などスモールスタートで取り組み、社内で成功事例をつくり、少しずつ展開していきましょう。また、効果がすぐに出るわけではないため、長期的な視点を持つようにしてください。

ナレッジマネジメントに取り組む際の注意点

ナレッジマネジメントには、従業員の協力が不可欠です。ナレッジマネジメントに取り組む際の注意点を解説します。

運用ルールをきちんと整備しておく

ナレッジマネジメントツールを導入する際には、いつ、どのような形で共有するかなど明確化なルールを設けておくことが大切です。運用ルールが整備されていないと、欲しい情報を見つけ出せない、操作に手間がかかって業務効率が低下する、などのトラブルが発生するかもしれません。

特に「情報の分類方法」「情報の作成・共有方法」は、ルール化が必要です。上述したようにスモールスタートでツールを運用し、使用感を踏まえて運用ルールを策定してから本格的に導入しましょう。

従業員の理解を得る必要がある

ナレッジマネジメントを実践する目的を周知して、従業員の理解を得る必要があります。従業員がナレッジマネジメントの重要性やツールの操作方法などを理解していなければ、ナレッジマネジメントが進まないためです。

「知識やノウハウは従業員個人の財産である」「情報共有しても自分にはメリットがない」と考える従業員がいるかもしれません。ナレッジマネジメントに取り組むと、組織だけではなく従業員個々にもメリットがあると伝えましょう。

ナレッジマネジメントに取り組むなら「NIKKEI The KNOWLEDGE」

ナレッジマネジメントツールを導入するなら、「NIKKEI The KNOWLEDGE」がおすすめです。NIKKEI The KNOWLEDGEは、新聞・業界専門紙、ビジネス誌、Web情報から、日経が厳選し信頼性の高い情報を抽出します。

収集した情報は、企業や業異などに分けて保管可能です。また、情報共有から議論まで、ワンストップで進められます。

まとめ

ナレッジマネジメントを成功させるには、ナレッジマネジメントツールの導入や、SECIモデルによる暗黙知の形式知への変換などがポイントです。ツールを導入するときは運用ルールを整備し、従業員の理解を得られるようにナレッジマネジメントの目的を共有しましょう。

NIKKEI The KNOWLEDGEは、日本経済新聞社が提供するナレッジマネジメントツールです。同社は、雑誌・書籍・電子メディア・データベースサービス・速報・電波・映像・経済・文化事業など、幅広い事業を展開しています。

NIKKEI The KNOWLEDGEに興味がある人は、お気軽に無料トライアルをご利用ください。