ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、企業の従業員が保有している知識やノウハウなどを全社的に共有して、それらを活用することで企業価値を高める手法です。ナレッジマネジメントは、1990年代に経営学者の野中郁次郎氏によって提唱された、知識経営という概念がベースとなっています。

ナレッジとは、知識や情報などの意味がある「knowledge」から発祥した和製英語で、知識やノウハウ、顧客情報や技術、経験などさまざまな意味を内包しています。

ナレッジマネジメントが重要視される理由

近年では、ナレッジマネジメントへの注目が高まっています。なぜ、ナレッジマネジメントが重要視されるのでしょうか。

知識やノウハウの自動継承が困難になっている

日本企業では従来、終身雇用制度が一般的でした。しかし、現在では働く人の価値観の多様化などもあり雇用の流動化が生じており終身雇用制は崩壊しつつあります。終身雇用制の時代は、ベテランの従業員が持つノウハウや知識、経験などの継承が自動で行われていました。現在は、転職活動が活発化し、知識の自動継承が難しくなっています。

そのため、多くの企業ではナレッジを継承できる仕組みを構築する必要性が高まっており、ナレッジマネジメントへ注目が集まっています。

働き方が多様化している

働き方の多様化もナレッジマネジメントが重要視される理由の1つです。リモートワークなどの多様な働き方を認める企業も多くなっています。

在宅で仕事をする場合、出社している従業員とは異なり周りに従業員がいません。そのため、情報共有にタイムラグが発生したり、情報の共有漏れが生じやすくなったりします。ナレッジマネジメントを導入することで情報共有が円滑に進むため、リモートワークでも業務をスムーズに進めるためには、ナレッジマネジメントの導入が必要です。

ナレッジマネジメントを導入するメリット

ナレッジマネジメントを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、4つのメリットを解説します。

業務効率化につながる

ナレッジマネジメントを導入することで、業務効率化の実現が可能です。ツールを活用することで、従来よりも社内での情報共有のスピードが向上し、業務効率化につながります。また、情報共有がしっかりと行われることで、課題発見や改善などもスムーズに行えるようになることで従業員のスキルアップにもつながり、結果として業務効率化が期待できるでしょう。

業務の属人化を防げる

業務の属人化を防げることもメリットです。属人化とは知識やノウハウが一部の部署や従業員にしか共有されない状態のことで、特定の従業員がいなければスムーズに業務が進みません。しかし、ナレッジマネジメントを実施することで社内での情報共有がスムーズに進められるため、担当者が退職や欠勤した場合でもスムーズに引き継げます。

人材育成がスムーズになる

人材育成しやすくなることもメリットです。優秀な人材が持つノウハウを共有できれば、新しく入社した従業員の教育もスムーズに行えるようになるでしょう。たとえば、営業成績が優れている従業員のノウハウを共有し従業員のスキルアップを図ることで、従業員個人だけでなく企業の業績アップにもつながります。

競争力の向上につながる

ビジネス環境は目まぐるしく変化を続けており、情報もアップデートされています。企業として競争力を向上するには、新しい情報の蓄積や共有、活用などが欠かせません。ナレッジマネジメントを導入することにより従業員同士で情報が共有できるようになり、新たなアイデアが生まれる可能性もあります。

ナレッジマネジメントを導入するデメリット・注意点

ナレッジマネジメントの導入にはメリットが数多くありますが、デメリットや注意点もあります。ここでは、3つの注意点を解説します。

社内で取り組みが浸透しないケースがある

ナレッジマネジメントを導入する際には、従業員がナレッジマネジメントの意味や目的、必要性をしっかりと理解していなければ浸透しにくくなります。そのため、導入する際には「なぜナレッジマネジメントが必要なのか」「実施するメリット」「導入の目的」などを周知しておきましょう。

システム・ツール導入にコストがかかる

ナレッジマネジメントを導入する際には、多くの場合やツールなどを導入する必要があります。システムやツールの導入には、初期費用やランニングコストがかかるため、あらかじめ運用にあたって必要な費用を確認しておきましょう。予算や機能を比較しながら、自社に合ったシステムやツールを選ぶことが大切です。

中長期的な視点で取り組む必要がある

ナレッジマネジメントに取り組む際には、中長期的な視点を持ちましょう。ナレッジマネジメントはすぐに結果が出るとは限りません。そのため、まずは一部の部署から始めるなどスモールスタートを意識するとよいでしょう。そのうえで、効果などを測定して定期的に改善を繰り返しておくことが重要です。

ナレッジマネジメントの4つの手法

ナレッジマネジメントは大きく分けて4つの手法があります。ここでは、各手法について詳しく解説します。

ベストプラクティス共有型

ベストプラクティス共有型とは、社内でも優秀な従業員が保有している知識やノウハウ、経験、思考などを共有して、組織全体のスキルの底上げを図る手法です。優秀な従業員の知識や行動・思考パターンなどをデータベース化することで、他の従業員のスキルアップを図ります。たとえば、営業成績が優秀な従業員の営業スキルを共有するといった形です。

経営資本・戦略策定型

経営資本・戦略策定型とは、社内に分散している情報を整理・分析して、その結果を経営戦略に活かす手法です。たとえば、自社が保有している顧客情報や競合企業の分析データなどといったさまざまな情報を、多面的な視点から分析します。情報の共有よりも、経営戦略の策定や事業戦略の立案の際などに使われるケースが多いようです。

専門知識型

専門知識型とは、社内にある専門知識などをデータベース化して、検索や閲覧できるような状態にする手法です。データベース化し、検索性を向上させることで必要な情報をスピーディーに探し出すことができます。たとえば、社内でよくある問い合わせ内容をFAQ形式にすることで、問い合わせ対応の削減が可能です。

顧客知識共有型

顧客知識共有型とは、社内に点在している顧客データを共有して一元管理する手法のことです。顧客の基本的な情報だけでなく、問い合わせ内容やクレーム、対応方法などさまざまな情報をデータベース化できるため、最適かつ迅速な対応可能となります。コールセンターなどでよく活用されている手法です。

ナレッジマネジメント導入において知っておきたいSECIモデル

SECIモデルとは、言語化しにくい感覚的な知識やノウハウである暗黙知を形式知に変換するためのフレームワークです。SECIモデルは、「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」の4つのプロセスからなります。これらの4つの機能を意識してナレッジマネジメントを実施することが大切です。

ナレッジマネジメントの導入事例

パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社では、情報収集に時間がかかることと、情報活用の属人化が課題となっていました。そこで、ツールを導入してナレッジマネジメントを実施しました。これにより、情報収集が効率的に行えるようになり、資料作成にかかる時間を圧倒的に削減するなどの効果を得ています。

※参考：効率的かつ網羅的な情報収集が可能に 営業活動の標準化と人材育成を | 日経ザ・ナレッジ"

ナレッジマネジメントの導入手順

ナレッジマネジメントを導入する際には、3つのステップを意識しましょう。ここでは、ナレッジマネジメントの導入手順を詳しく解説します。

1.導入目的を明確化する

まずは、なぜナレッジマネジメントを実施するのかといった目的を明確にしましょう。たとえば、優秀な人材が持つノウハウを共有して組織全体のスキルアップにつなげたい、情報共有を円滑に進めて業務効率化を図りたいなどです。目的を明確化した後に、どのような方法で情報共有するかなどの具体策を決定しましょう。

2.環境を構築する

ナレッジマネジメントをスムーズに運用するための環境構築を行います。ナレッジマネジメントツールの導入や従業員への周知、リーダーの選定などを行いましょう。ナレッジマネジメントが浸透する環境を構築しなければ、導入しても浸透せずにうまく活用できない可能性があるため注意が必要です。

3.定期的な改善を行う

ナレッジマネジメントは導入して終わりではありません。ナレッジマネジメントの効果を測定して、定期的に改善していきましょう。たとえば、従業員に対してヒアリングを行うなどして、現状の課題や問題点などを洗い出します。そのうえで、改善を繰り返して運用を最適化していきましょう。

ナレッジマネジメントツールの選び方

ナレッジマネジメントにおいてはツールの導入が欠かせません。ツールを選ぶ際には、どのような情報を蓄積・共有・活用できるのかをしっかりと確認しましょう。そのうえで、自社に必要な機能が搭載されているか比較します。また、操作性も重要です。誰でも使いこなせるようなシンプルな操作性かどうかもチェックしましょう。

ナレッジマネジメントを導入するなら「日経ザ・ナレッジ」

ナレッジマネジメントを導入するなら、「日経ザ・ナレッジ」がおすすめです。「日経ザ・ナレッジ」は、信頼性の高い情報を収集・共有できるマネジメントツールとなっています。

日経が厳選した信頼性の高い多数の情報ソースを扱っているだけでなく、AIが個人や組織に必要な情報をレコメンド・分類してくれる機能も搭載されています。また、共有されたコンテンツへのコメントもできるため、議論の活発化にも役立つでしょう。

まとめ

ナレッジマネジメントとは、従業員が持つ知識やノウハウを社内で共有・活用して企業価値を高める手法です。ナレッジマネジメントを導入することで、業務効率化や業務の属人化防止、人材育成の円滑化などさまざまなメリットがあります。ナレッジマネジメントにはツールの導入が欠かせないため、自社に合ったツールを選定しましょう。

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