ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、各従業員の知識や経験を社内で広く共有して活用する手法です。自社の業務やビジネスに役立つ知見を社内全体で利用できるため、スキルの底上げや幅広いアイデアの創出などにつながります。組織力の強化や生産性向上などを目的とし、多くの企業がナレッジマネジメントに取り組むようになりました。

ナレッジマネジメントのメリット

ナレッジマネジメントを実施すると社内の情報共有が円滑になり、業務効率化の向上を期待できます。生産性も高まるため、社内のリソースの有効活用が可能です。全体のリソースを増やさなくても、より多くの成果を生み出せるようになります。

また、優秀な従業員のノウハウを社内に浸透させられ、すべての従業員のスキル向上にも期待できます。その結果、顧客満足度を向上させたり、事業の成長を促せたりするでしょう。

ナレッジマネジメントのよくある課題

ナレッジマネジメントに関しては、さまざまな課題があげられます。ここでは、よくある課題について解説します。

従業員のナレッジ共有・活用に対する意識が低い

ナレッジマネジメントの重要性やメリットを従業員が十分に理解していない場合、ナレッジの共有や活用がなかなか行われません。ナレッジの共有や活用は日々の業務の中で行う必要があるため、従業員が高い意識をもって自発的に取り組む必要があります。

従業員の意識が低いと、たとえ経営陣や上司から指示があってもナレッジの共有や活用をスムーズに実施できないでしょう。

分散する情報をスムーズに集められない

情報が社内で分散しており、スムーズに情報収集できないパターンもあります。各部署に情報が点在していると、社内全体での共有がなかなか進みません。ナレッジマネジメントにおいては、部署の垣根を超えて知識や経験を共有し合うことが大切です。

また、現代はインターネット上に膨大な情報があるため、業務において必要な情報の取捨選択に手間や時間がかかるという問題もあります。

蓄積されるナレッジの質が低い

ナレッジマネジメントを実施しているにもかかわらず、質の高いナレッジが集まらないケースも多いです。質の高いナレッジを共有するには、役立つノウハウや情報をもつ優秀な人材が社内にいることが前提です。しかし、そのような人材がナレッジの共有を拒めば、社内に蓄積されるナレッジの質は低くなります。

また、情報量が多すぎて、新しく共有された質の高い情報をキャッチアップしにくくなっている場合もあるでしょう。

ナレッジマネジメントの活動への評価が難しい

ナレッジマネジメントは、活動と成果の結びつきを判断しにくいです。定量的な分析が困難であり、評価が難しいという問題があります。そのため、成果を得るためにどの程度のリソースを割くべきかが分からず、結果として活動が定着しない場合も少なくありません。

活動が適切に評価されなければ、ナレッジの共有に対する従業員のモチベーションも下がりやすくなります。

ナレッジが集まっても実際の現場で活用できていない

ナレッジマンジメントでは単にナレッジを共有するだけでなく、実際に活用してこそ意味があります。たとえ自社の業務に役立つ知識や経験を多く蓄積できても、各従業員が積極的に活用しなければ成果につながりません。

ナレッジの活用においては、暗黙知を形式知に変換する必要があります。暗黙知とは言葉で表されていない知見、形式知は言葉で表されている知見のことです。暗黙知を形式知へ変換すると、他者に伝えやすくなります。

ナレッジマネジメントの課題を解決する方法

ナレッジマネジメントの課題を解決するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、具体的な解決方法を解説します。

従業員にナレッジマネジメントの目的・重要性を周知する

ナレッジマネジメントを実施するうえでは、経営層から従業員へ目的や重要性を積極的に周知する必要があります。たとえば、研修を行い、ナレッジマネジメントの目的、重要性、メリットなどを詳しく理解してもらいましょう。

何のためになぜ実施するのか理解できれば、従業員自身が積極的にナレッジを共有しやすくなります。その結果、役立つ情報の共有や蓄積を活性化でき、成果に結びつく可能性も高くなるでしょう。

ナレッジマネジメントのリーダーを決める

社内でナレッジマネジメントを推進するうえでは、リーダーを配置すると効果的です。取り組みを統括するリーダーがいれば、ナレッジマネジメントをスムーズに実施できる環境が整いやすくなります。

たとえば、リーダーが率先して情報共有に取り組んだり、積極的な声掛けを行ったりすれば、各従業員も知識や経験を共有しようという意識をもちやすくなるでしょう。

ナレッジマネジメントツールを活用する

ナレッジマネジメントを効果的に進めるには、ナレッジマネジメントツールの活用もおすすめです。ナレッジマネジメントツールがあれば、膨大な情報を効率的にまとめて共有や管理ができます。たとえば、社内に分散する情報やインターネット上の豊富な情報を着実に蓄積して活用しやすくなるでしょう。

ナレッジマネジメントツールは、誰でも使いやすい操作性の高いものを選ぶとよいです。選び方の詳細については後述します。

従業員を評価する仕組みを構築する

ナレッジマネジメントに取り組む際は、従業員にとってのメリットやリターンの明確化も重要です。ナレッジマネジメントは活動を評価しにくいため、あらかじめ独自に評価基準を定めておいたほうが従業員のモチベーションを高められます。

たとえば、ナレッジを共有した回数や内容に応じた明確な評価基準を設ける方法があります。基準が明らかになっていると、従業員は積極的に取り組みやすくなるでしょう。

SECIモデルを活用する

ナレッジマネジメントでは、SECIモデルのフレームワークを活用できます。SECIモデルは、暗黙知を形式知へ変換する流れを段階ごとに分けたものです。具体的には「Socialization（共同化）」「Externalization（表出化）」「Combination（結合化）」「Internalization（内面化）」の4つの段階があります。

SECIモデルは「知識創造スパイラル」ともよばれており、何度も繰り返して取り組む必要があります。

ナレッジマネジメントツールの選び方

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、以下のポイントをチェックしましょう。

• 導入目的
• 機能
• 操作性
• コスト

自社の導入目的とナレッジマネジメントツールの機能を照らし合わせ、扱いたい情報の共有や管理に対応しているか確認する必要があります。また、すでに触れたとおり、すべての従業員にとって使いやすいかどうかも重要です。機能性や使いやすさだけでなく、コストを考慮して費用対効果も意識しましょう。加えて、無料トライアルの有無も事前に確認してください。

ナレッジマネジメントを実施するなら「日経ザ・ナレッジ」

ナレッジマネジメントツールとしては、信頼性の高い情報の収集や共有ができる「日経ザ・ナレッジ」がおすすめです。有料媒体を含む400以上の情報ソースから質の高い情報のみを集められます。そのうえで、個人や組織に合わせてAIが必要な情報をレコメンドし、分類しています。

有益な情報を共有するだけでなく、ツール上で従業員同士の議論も可能です。スムーズなナレッジマネジメントのために、ぜひ活用しましょう。

まとめ

ナレッジマネジメントに取り組む企業は多いですが、実際には課題も少なくありません。課題を解決するには、従業員にナレッジマネジメントの重要性を周知し、情報の共有や活用がしやすい環境を整えることが大切です。

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