仕事における効率のよさとは

仕事における効率のよさとは、任された仕事に必要なスキルや能力をもち、無駄なく作業を進めて完了させることを表しています。

仕事が効率化できている状態は、周囲の人の目に付きやすい部分だけに力を入れて取り組み、体裁を整えた状態とは異なります。周囲の人からの評価と仕事における効率のよさは、関係がありません。

仕事を効率的にこなす人の特徴

仕事を効率的にこなす人には、どのような特徴があるのでしょうか。以下で詳しく解説します。

完璧までこだわらない

仕事を効率的にこなしている人は、必ずしも仕事を完璧に仕上げようとはしていません。求められているクオリティを超えるには細部までこだわる必要があるため、1つの仕事にかかる時間や労力は多くなるでしょう。その結果、効率が下がりがちになります。手を抜いて雑に終わらせてよいわけではないものの、必要最低限以上の品質になったら完成と捉えることで、効率的に作業を進められます。

目的や目標を持っている

明確な目的や目標がある人も、仕事を効率的にこなしている傾向があります。目的や目標がはっきりしていると具体的に何をすべきか分かりやすくなり、仕事に対するモチベーションも維持しやすいためです。必要な作業の内容や量が明らかなら、かける時間や労力の配分もしやすくなります。また、他の仕事との優先順位もつけやすくなり、効率的に取り組めます。

全体像を把握している

効率よく仕事をしている人は、仕事の全体像を把握しています。局所的ではなく全体的にタスクを確認できると、優先順位や必要な作業の流れも理解しやすいでしょう。段取りがよくなると計画的に仕事に取り組みやすく、効率化を図れます。仕事がスムーズに進むため、モチベーションの維持にもつながります。

シングルタスクで進めている

仕事の効率化においては、シングルタスクも重要です。人間はマルチタスクで複数の作業を同時並行でこなそうとすると、作業を切り替えるたびに集中力がリセットされます。そのため、マルチタスクでは仕事が非効率になりがちです。複数のタスクがある場合も優先順位をつけ、シングルタスクで順番に時間を割いて対応した方が仕事の効率は高まります。

仕事を効率化する手法

仕事を効率化する手法は、さまざまあります。ここでは、各手法の詳細について解説します。

タスクを洗い出す

仕事を効率化するには、まずタスクを洗い出すところから始めましょう。対応すべきタスクが多い場合は、それぞれの種類や量を正確に把握することが大切です。単に頭のなかで考えるのではなく、言葉で書き出してみましょう。付箋やノートなどの紙に書く方法だけでなく、パソコンやスマートフォンなどのメモ帳機能に入力する方法もあります。

優先順位を振り分ける

タスクを洗い出したら、それぞれの優先順位を考える必要があります。優先順位は、把握したタスクの種類や量をもとに検討します。また、重要性の高さや期限までの残り時間なども考慮しましょう。優先順位が明らかになったら、早く対応すべきものから順にこなしていきます。

得意な仕事から終わらせる

仕事を効率的に進めるには、得意な仕事から先に終わらせる方法もあります。苦手な仕事は時間がかかって思うように進まない可能性もあり、モチベーションが下がりやすいからです。得意な仕事にスムーズに対応できると、タスクが着実に減っているという実感を得られます。心理的な安心にもつながり、目の前の仕事に焦らず取り組めるようになります。

目標やゴールを設定する

目標やゴールを設定すると、仕事の効率化につながります。最終的に到達すべき目標やゴールがあると、逆算によって計画が立てやすくなります。方向性、規模、タスクの量なども明らかになるため、仕事に対するモチベーションも維持しやすいでしょう。

日にちや時間で作業を区切る

作業に集中的に取り組むには、作業を日にちや時間で区切ることも大切です。1つの作業にどの程度の時間を使うか明確になれば、のめり込んで時間を使いすぎる心配がなくなります。また、すでに触れたとおり、マルチタスクよりもシングルタスクの方が仕事は効率的に進みます。日にちや時間で作業を区切ると、それぞれの仕事にかける時間の管理もしやすいでしょう。

作業工程を見直して洗練する

作業工程を見直せば、仕事の効率アップにつながります。自分が取り組んでいる作業を改めて確認すると、いらない工程や改善できる部分を発見できる可能性があります。また、振り返りにより業務に対する理解度が高まれば、仕事の効率をさらに高めやすくなるでしょう。

各種システムやツールを活用する

仕事の効率化のためにはシステムやツールの活用もおすすめです。たとえば、スケジュールや業務を共有するなら、クラウド上での一括管理ができるシステムがあります。また、資料作成やデータ抽出にWordやExcelを活用している場合、マクロにより自動化する方法もあります。自動化が成功したらマニュアルにまとめて社内で共有し、組織全体の業務の効率化も図りましょう。

デスクや環境を整理整頓する

仕事を効率化するには、デスクや環境の整理整頓も重要です。デスクやパソコンのフォルダなどが散らかっていれば、必要なものやデータを探すたびに時間がかかって非効率です。仕事が忙しくてもデスクや環境の整備にあえて時間をとった方が、作業がスムーズに進む可能性が高くなります。

適度に休憩を挟む

人間が集中力を持続できる時間には限界があるため、適度に休憩を挟むことも大切です。休憩時間にリフレッシュできれば、パフォーマンスを維持しやすくなります。

なお、仕事に集中しすぎている場合、疲れが溜まっていても気づかない可能性があります。そのため、時間を決めて強制的に休憩する方法もおすすめです。

仕事を効率化しやすい環境の特徴

仕事を効率化しやすいのは、どのような環境なのでしょうか。ここでは、具体的な特徴について解説します。

確認や相談がしやすい

仕事について確認や相談がしやすい環境であれば、作業を効率的に進めやすいでしょう。上下関係に関わらず従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れる環境では、仕事について問題が発生してもスムーズに情報共有できます。その結果、課題を解決するまでのスピードが上がり、仕事の効率化につながります。

責任の範囲が明確

責任の範囲が明確な場合も、仕事の効率化につながります。各従業員がどの仕事にどの程度の責任をもっているか明確であれば、それぞれが対応すべき仕事の種類もはっきりします。担当ではない仕事に対応する必要がなくなり、それぞれが自分の仕事だけに集中して取り組みやすくなるでしょう。

生産性について意識している

仕事の効率化のためには、生産性に対する意識も重要です。生産性を考えないと、無駄な作業をひたすら続けてしまう場合も少なくありません。たとえば、生産性に対する意識が低いミーティングや会議では余計な会話が多くなり、結論が出るまでに多くの時間がかかります。効率化とともに生産性の向上も目指しましょう。

まとめ

仕事を効率化するには、さまざまな手法があります。優先順位をつけたり、環境を整えたりすることも大切です。取り入れやすい手法から実践し、着実に仕事の効率化を図りましょう。

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