情報共有が重要な理由

情報共有が重要な理由には、業務効率の向上や属人化の防止、信頼性の向上などが挙げられます。ここでは、詳細を解説します。

業務効率の向上

情報の共有がスムーズであるほど、業務効率の向上につながります。仕事に必要な情報や知識を全社的に共有することで、全従業員のスキルの底上げに役立ちます。関係者やチーム内での知識共有は、チーム全体のレベルアップに有効です。

たとえば、役員会で新商品の開発が決まったとします。この段階で開発部から営業部へ商品情報やメリット・デメリットなどを共有すれば、営業部は見込み客を選定したうえで営業活動を展開できます。また、人事部で従業員勤怠管理のノウハウを共有しておけば、部内の誰もが同じレベルで勤怠管理ができるようになります。

このように、必要な情報や知識を共有すれば、業務時間の短縮や業務効率の向上を図れるでしょう。

属人化の防止

社内業務の属人化は、企業にとって悪影響といえます。属人化とは、特定の業務に関するノウハウや知識、手順などを担当者のみが把握している状況です。担当者が休んだり、退職してしまったりすれば、特定の業務を担う人材がいないため、業務が中断される可能性が高くなります。

社内の全ての業務の属人化を防ぐためには、情報共有は不可欠です。各種業務の専門的な知識やノウハウ、情報を担当部署で共有することで属人化を防げます。そのノウハウや知識をマニュアル化すれば、担当者のみが担う作業が軽減され、作業効率も高くなるでしょう。情報の共有により、1人の従業員の休職や退職で業務が滞ることもなくなるはずです。

信頼性の向上

顧客から問い合わせがあった際、担当者に確認してからでは回答までに時間を要することになり、相手を待たせることになります。情報共有をルール化すれば、各従業員の商品知識が豊富になり、必要な情報検出も早くなるでしょう。顧客や取引先からの問い合わせにも速やかな対応が可能です。

情報共有ができていれば、タイムリーに回答できます。顧客や取引先を待たせることもなく、不信感を抱かせることも軽減できるため、信頼性の向上に役立ちます。

情報共有が遅滞する理由

情報共有が遅滞する理由には、業務の属人化や方法とタイミングの問題などがあります。ここでは、詳細について解説します。

業務や知識の属人化

先ほども触れましたが、属人化により業務や知識が特定の従業員に集中していれば、情報共有が滞りやすくなります。まずは、属人化を解消することから始めましょう。優秀な従業員の技術力や知識、ノウハウは、共有されなければ業務効率を上げることが難しくなります。できるだけ多くの従業員に、共有できる仕組みを作ることも検討しなければなりません。

情報共有の方法とタイミングに問題がある

情報共有の方法やタイミングに問題があれば、情報共有が遅滞する一因となります。まずタイミングですが、全社的に業務が立て込んでいる時間帯や繁忙期などに情報を共有しても、従業員に浸透させることは難しいでしょう。従業員が落ち着いて情報を共有できる日時を決め、情報共有することが大切です。

方法については、口頭だけの情報共有は避けるようにしましょう。ほとんどの場合で一時的に終わります。目で確認できる方法を検討し、実行することがおすすめです。

情報共有によくある勘違い

理解が難しい情報を共有しても、理解されなかったり誤解されたりする可能性があります。たとえば、新入社員に業務改善の情報を共有しても、元々の業務を理解していないため、共有した情報も理解されないでしょう。また、情報の共有が周知されていない場合もあるため注意が必要です。情報共有したつもりでも、共有した場所を誰も把握していなければ共有とはいえないでしょう。

情報を全て共有する必要もありません。従業員にとって、不要な情報や無駄な情報を共有しても意味はないでしょう。必要な情報を必要な従業員に共有できてこそ、情報共有といえます。

情報共有のルール作成と進め方

情報共有にはルールが必要です。ルールが定まっていなければ、情報共有の目的を達成することも難しくなります。ここでは、ルールの作成と進め方を解説します。

情報共有の目的を決める

情報共有のルール作成を進めるにあたって、まずは情報共有の目的を決めることが大事です。目的を決めることによって、必要な情報を効率的に集められます。社内情報を共有する基本的な目的は企業の発展です。また、企業の方針から外れていない目的を設定することが重要となります。企業方針から外れた情報共有の目的であれば、企業に有益な情報共有にはならないでしょう。

各自の情報を出す

情報共有の目的が定まれば、従業員各自から目的に沿った情報をミーティングなどで出し合いましょう。出し合った情報は、共有ファイルや情報共有ツールなどにテキスト化して保存します。情報共有する場所を決めることにより、関連する従業員はいつでも情報に触れることができるため、共通認識を深めることに役立ちます。

情報共有運用ルールの決定

情報共有の場所が決まれば、共有した情報の運用ルールを決めなければなりません。運用ルールを定めることにより、最小限の工数で情報共有が可能です。運用ルールのなかには、情報漏洩に関わることも明記しましょう。情報共有の運用ルールについては、シンプルにまとめることをおすすめします。

社内への周知徹底

情報共有では、全社的情報共有と部署やチーム内の情報共有を区別して、周知徹底しなければなりません。そのためには、情報共有側の従業員が目的やルールを明確に理解することが不可欠です。周知徹底の方法には、社内報やメール、チャット、会議などのあらゆる機会を利用して、情報共有の目的とルールを伝えるようにしましょう。

繰り返し依頼と確認

情報共有では、依頼と確認を繰り返すことが大事です。情報共有には、業務の効率改善や従業員のスキルアップにつながるなど、多くのメリットがあります。しかし、情報共有するという作業を、面倒に感じる従業員も一定数いることを理解しておきましょう。

情報共有は、目的やルールを決め、周知して終わりではありません。情報共有に関係する従業員に繰り返し依頼し、情報共有の進捗状況を確認することで定着します。

情報共有を進めるポイント

情報共有を進める主なポイントには、情報共有意識の改善やルールの設定と改善などが挙げられます。ここでは、その詳細を解説します。

情報共有のための意識を改善

情報共有をスムーズに進めるためには、多くのメリットを具体的に伝え、属人化しているベテラン従業員の意識を変えなければなりません。社内で情報を共有する文化を育む必要があります。そのためには、定期的に情報を共有する機会を設けたり、ベテラン従業員が講師となるような研修会を設けたりすることが重要です。企業は、情報共有が当然となるような環境を整えましょう。

ルールの設定・改善

情報共有のルール設定は先に述べましたが、情報共有を進めるためには、仕組みづくりや改善が不可欠です。ルールに従って、伝えることを明確にすることが大切であり、伝える方法とタイミングも重視しなければなりません。情報共有の定着を進めるためには、情報共有ツールの導入も検討する価値があります。

情報共有の効率化にはツールが有効

社内の情報共有にはツールが有効です。情報共有には課題に適したツールが提供されています。ツールを活用することで、多くの課題が簡素化され、資料の共有やスケジュールの共有なども簡単になるでしょう。次の表では、課題とおすすめできるツールをまとめていますので、参考にしてください。

情報共有の課題
有効なツール
社内コミュニケーション
社内SNS
社内連絡の迅速化
ビジネスチャットツール
スケジュール閲覧や管理
カレンダーツール
プロジェクト管理
タスク管理ツール
（カレンダーツールやチャットツールとの併用でさらなる効率化も可能）
スケジュールの共有
グループウェア
資料の共有
ファイル共有ツール
社内ナレッジ共有
社内Wiki

このように情報共有の課題に対して、さまざまなツールが提供されています。しかし、情報共有専門のツールであれば、さまざまな課題を1つのツールで解消することも可能です。また、多種多様なデバイスでも利用できるため、情報共有の重要性を勘案すれば検討する価値はあるでしょう。

まとめ

情報共有を促進することで、業務効率の向上はもちろんですが、属人化を防止したり、信頼性を向上させたりする効果も期待できます。情報共有の方法を見直して従業員が受け入れやすいタイミングで、情報共有すれば進捗状況もよくなるでしょう。情報共有の効率化を目指すなら、ツールの導入がおすすめです。

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