情報共有の目的

営業の情報共有の目的は、良好な人間関係やチームワークの構築、社内外のトラブル防止、判断や指示の迅速化など幅広いです。実際に情報共有を行う際は、状況に応じた目的を明確にする必要があります。目的が曖昧な状態で情報共有しても、求めるような効果は得られない場合が多いからです。

たとえば、営業に役立つ内容を中心に社内で情報共有すれば、業績の向上に直結する可能性があります。

営業が情報共有する理由

営業が情報共有する理由は、よりよい営業活動を実現でき、企業の業績アップにつながるからです。情報共有を徹底すると、顧客の消費行動の変化にいち早く対応できるようになります。そのためには、顧客の行動や成約につながった理由などを各自が把握したうえでデータとして蓄積することが大切です。

変化が早い現代において営業担当者全員がその変化に着実に対応するには、情報共有が不可欠です。なかには、自分の営業ノウハウを社内にあまり積極的には共有したくないと考える営業担当者もいるでしょう。しかし、企業の業績アップを実現するには、情報共有によるメリットを周知したうえで協力を求める必要があります。

営業が情報共有すべき内容

営業はさまざまな情報共有をする必要があります。具体的な内容について解説します。

商談の概要や詳細な状況

商談に関する情報は、特に入念に情報共有する必要があります。具体的には、アプローチした日時、商品、プレゼンの内容、提示金額、顧客の反応といった情報です。情報共有していれば担当者の不在時も営業部内で状況を把握でき、商談相手からの問い合わせにもすぐ対応できます。

顧客や取引先の空気感や雰囲気、担当者のイメージ、使用しているシステム、提携企業といった詳細な情報も共有できれば、より効果的です。

最新の顧客情報

最新の顧客情報の共有も重要です。顧客や取引先の属性情報をはじめとし、過去の取引履歴、購入履歴、案件の決裁者、決裁の流れ、クレームの履歴などについて、常に最新の情報を共有できるようにしましょう。顧客や取引先と接触すれば何かしらの情報が変化する可能性があるため、その都度更新する必要があります。

最新の顧客情報を共有していれば、たとえ担当者が変わっても話が通じやすく、良好な関係を維持できます。顧客や取引先も何度も同じ内容を話す必要がなくなるため、好印象を与えられる可能性が高まるでしょう。

対応事例

顧客や取引先との対応事例も、詳しく共有すべき情報です。商談の概要とともに、具体的にどう対応したかを詳しく共有しましょう。たとえば、成功事例の詳細を共有すれば、ほかの営業担当者にとって参考になります。ニーズの把握や営業ノウハウの取得などにつながるでしょう。

また、成功しなかった事例についても情報共有すると、その後の営業活動に役立ちます。成功しなかった事例についてはさまざまな要因が考えられるため、それを分析して修正方法を検討すれば同じ失敗を防げるからです。

営業で情報を共有するメリット

営業の情報共有にはさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるか解説します。

属人化の防止

営業の情報共有は、属人化の防止につながります。そもそも営業は個人での活動が中心で、属人化しやすい職種です。情報共有の仕組みや体制が整っていないと、個別の営業に関する情報を各担当者のみが保有している状況になります。

しかし、顧客や取引先に関する情報を各担当者が共有し合えば、全体の課題を把握したり、それを解決するための対策のヒントになったりするでしょう。また、急に担当者の変更が必要になった場合や新人教育を行う場合にも役立つ可能性があります。

営業プロセスの可視化

情報共有すると、営業プロセスの可視化もできます。日々の営業活動について情報共有するには、顧客や取引先との対応履歴を正確に記録する必要があるからです。いつ何をどのように行ったのか具体的にまとめるため、営業の結果だけでなくプロセスも明らかになります。

結果として、営業活動の詳細が分かるようになり、各担当者をより適切に評価することも可能です。

効率的な報・連・相

情報共有が習慣になれば、報・連・相も効率的にできるでしょう。情報共有するには、顧客や取引先との対応履歴を常に残す必要があります。営業活動に関する情報をいつも記録している状態になるため、上司へ説明する際にゼロから資料を用意する手間や時間がかかりません。事前にまとめている記録をもとに、すぐ状況を伝えられます。

日頃から情報共有を徹底していれば、結果として効率的かつ円滑な報・連・相を実現できるでしょう。

業務の効率化につながる

情報共有は、業務の効率化も促します。情報の記録が残っていれば、後からでもスムーズに確認できるからです。たとえば、業務の引継ぎをする際も、記録をもとにして正確な状況を伝えられます。

また、情報を蓄積しておくと、いつでも検索して営業活動に役立てられます。過去の状況についての確作業がスムーズに進むため、新しい商談の戦略も素早く考えられるでしょう。

営業情報を共有する際の注意点

営業情報の共有においては、注意点もあります。以下で詳しく解説します。

目的を明確にする

営業情報の共有においては、目的を明らかにすることが大切です。企業方針をもとにし、どのような目的のために情報共有するか明確にしましょう。そのうえで、情報共有の範囲を設定します。基本的に、情報共有する範囲が広いほど情報漏洩のリスクが高まるため、注意が必要です。目的を考慮し、必要な範囲内での情報共有を心がける必要があります。

共有ルールを設定する

営業情報の共有にあたっては、ルールを設けるべきです。すでに触れたとおり、情報共有の範囲が広すぎるとリスクも高まるため、一定のルールに沿って情報共有しましょう。具体的には、情報共有する範囲を定めたうえで、共有に関する具体的なルールを設ける必要があります。

なお、情報共有の目的を明確にすれば、自ずと共有の範囲やルールも決まります。目的を考慮し、最適な範囲やルールを検討してください。

従業員へ説明し意識を変える

営業情報の共有にあたっては、従業員への説明とそれに伴う意識改革も重要です。従業員に対して情報共有のメリットを詳しく伝え、その重要性を理解してもらいましょう。ただし、あわせて情報漏洩のリスクについても周知する必要があります。積極的な情報共有を促しつつ、ルールに沿った適切な対応を求めなければなりません。

なお、重要な情報やノウハウを引き出すには、営業担当者の心理もよく理解したうえで説明することが大切です。

コストを意識する

情報共有においては、コストに対する意識も重要です。情報共有は大切ですが、コストが大きすぎれば本末転倒になる可能性もあります。たとえば、成約率や顧客サービスの向上を目指して情報共有しても、それにより営業活動が滞れば本来の目的を達成できない恐れがあります。多くの労力や時間が必要な方法は避け、なるべくコストをかけずに情報共有しましょう。

まとめ

営業活動をスムーズに進めて業績の向上につなげるには、営業担当者の情報共有が重要です。積極的な情報共有を推進するには、目的やルールを定めたり、重要性を理解させたりする必要があります。

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