情報共有とは？

情報共有とは、個人がノウハウや知見などの情報を独占せず、チームに共有して活用する方法です。チームでの情報共有が活発になると、業務の効率アップや属人化の予防・解消といった幅広い効果が期待できます。

チームの業務をスムーズに進めるには、適切な情報共有が必要です。情報共有に問題があれば、効率や生産性を低下させる恐れがあります。

チームで情報共有をするメリット

チームで情報共有すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットを期待できるか解説します。

業務の効率が上がる

情報共有を行うと、業務の効率アップを期待できます。チーム内でノウハウや知見を蓄積でき、メンバー全員がそれらを活用できるようになるからです。情報共有ができる体制や環境が整っている場合、知らない情報について調べる際も手がかりを得やすく、スムーズに情報収集できます。その結果、業務の停滞を防止できます。

業務の属人化を防げる

チームでの情報共有を徹底すれば、業務の属人化の防止にもつながります。必要な情報にメンバーがすぐアクセスできる環境が整っている場合、特定のメンバーしか対応できない業務が少なくなるためです。業務の依頼や対応方法の質問などに割く時間が減り、結果として業務の効率や生産性の向上につながります。

進捗が把握しやすくなる

情報共有ができている場合、メンバーが互いの業務の状況や進捗を把握しやすくなります。業務の状況や進捗が明らかであれば、より適切な業務の割り振りも可能です。また、いずれかのメンバーが業務上の問題を抱えていても、周囲が気づいてくれる可能性が高く、お互いにフォローしやすくなるでしょう。

コミュニケーションが活発になる

情報共有が盛んになると、コミュニケーションも活発になります。メンバー同士の接触や会話の機会も自然と増えるからです。コミュニケーションを通して業務の方向性を確認でき、認識のすり合わせもしやすくなります。また、信頼関係の構築にもつながるため、連携の強化も可能です。

情報や認識を更新できる

日頃から情報共有していると、情報や認識の更新もしやすいでしょう。情報や認識が古いままの場合、業務上のミスにつながります。ミスが発生すると修正や改善のための余計な作業が必要になり、効率や生産性の低下を招きます。そのような状況を防ぐには、情報共有の徹底によりチームのメンバー全員が最新情報を取得できるようにすると効果的です。

情報共有の手順

情報共有はどのように進めればよいのでしょうか。ここでは、情報共有の手順を解説します。

1.情報共有する目的を定める

情報共有においては、まず目的を定めましょう。多種多様な情報があり、すべてを対象にするとかえって効率が落ちるためです。効率的に情報共有するには目的を決め、その目的に応じて必要な情報を絞り込む必要があります。

2.情報の開示や提供をする

チームのメンバーそれぞれが保有している情報の開示や提供により、情報共有を行います。たとえば、ミーティングや会議などで周知する方法があります。また、インターネット上で利用できるクラウドサービスを利用し、共有ファイルを作成して情報を集める方法もおすすめです。

3.情報共有の効果があるか振り返る

情報共有は単に実施するだけでなく、効果に関する振り返りも大切です。情報共有によってどのような効果を得られたか確認しましょう。思うような効果が得られなかったり、改善点があったりする場合は、目的や方法などを見直して対処法を考える必要があります。効果があった内容についてはそのまま継続してください。

4.継続的に実施する

情報共有は継続的に実施しましょう。情報共有をチーム内に浸透して認識や理解度が高まるまでには、ある程度の時間がかかるからです。情報共有を繰り返し行えば、効率や精度の向上も期待できます。

情報共有を活性化させるポイント

情報共有を活性化させるには、さまざまなポイントがあります。ここでは、ポイントを具体的に解説します。

情報共有に関するルールを決める

情報共有においては、ルールを決めることが重要です。効率的かつ効果的に施策を運用するための具体的なルールを定めましょう。ルールを設ければ、より積極的な情報共有を促せます。また、あらかじめルールが決まっていると、起こりうるトラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。

情報共有の重要性を周知する

情報共有の活性化のためには、情報共有の重要性の周知も必要です。情報共有に関する意識や理解が低ければ、チームのメンバーが積極的に情報共有しない可能性があります。情報共有の重要性を理解してもらうには、業務の効率アップや問題解決の可能性といった具体的なメリットを伝えるとより効果的です。

情報共有しやすい環境や仕組みを作る

情報共有の促進につながりやすい環境を整えることも重要です。環境や仕組みを整え、メンバーがスムーズに情報共有できるようにしましょう。たとえば、どのような情報もまずは否定せずに受け入れるようにすると、気軽に共有しやすくなります。また、クラウドサービスの利用により、効率的に情報共有できる体制を整えることも大切です。

情報共有が上手くいかない要因と対策

情報共有が上手くいかない場合、さまざまな要因が考えられます。ここでは、要因と対策について解説します。

情報共有への理解度が低い

情報共有に対するチームのメンバーの理解度が低い場合、上手くいかない可能性が高くなります。理解度が低ければ、情報を共有しようとする意欲が低くなりがちです。情報共有を活性化させるには、理解度を高める施策に力を入れましょう。重要性や具体的なメリットなどを周知すると、情報共有の推進につながります。

情報共有ができていると勘違いしている

なかには、チームのメンバーが情報共有できていると勘違いしているパターンもあります。現状に問題がないと思いこんでいるため、改善しようという考えにも至りません。その場合、まずは現状を客観的に洗い出すことが大切です。そのうえで個人の意識改革に取り組んだり、情報共有のためのツールを導入したりし、具体的な改善を進めましょう。

環境や仕組みなどが整っていない

スムーズに情報共有するための環境や仕組みが十分に整っていない場合も、情報共有が上手くいかない恐れがあります。環境や仕組みが不十分なら、改めて目的やルールを定めてチームのメンバーに周知しましょう。状況によっては、新しい施策やツールを導入する必要もあります。

充分な時間を確保できていない

必要な時間を割けていないケースでも、情報共有が上手くいきません。そもそも情報共有には一定の時間をかける必要があるため、他の業務で手一杯の状況では滞りがちになります。情報共有のための時間がとれていない場合は、通常業務以外に改めて時間を確保したり、効率的な手段を確立したりする必要があります。

まとめ

チームでの情報共有を徹底できれば、業務の効率アップやコミュニケーションの活性化などのメリットを得られます。情報共有をスムーズに行うには、ルールを決めたうえでその重要性を周知する必要があります。また、環境や仕組みの整備も重要です。

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