仕事効率化とは

仕事効率化とは、仕事上の無駄やムラなどを省いて改善することです。限られた経営資源を有効活用し、生産性を高めるために行われます。たとえば、IT・デジタルツールの導入や、アウトソーシングサービスの活用などが仕事効率化の手段であり、自社の状況に合わせ、最適な手段を選択することが大切です。

仕事効率化と「業務改善」や「生産性向上」の違い

仕事効率化は「業務改善」や「生産性向上」と何が違うのでしょうか。以下で詳しく解説します。

仕事効率化と業務改善の違い

業務改善は、利益の向上を目的として業務上の課題解決を目指し、職場環境を整えることです。一方、仕事効率化は、利益の向上を実現するための中間的な目的であり、業務の効率を上げるための手段です。

仕事効率化と生産性向上の違い

生産性向上は、少ない経営資源から得られる利益を拡大することです。生産性向上を実現するための方法の1つとして、仕事効率化があげられます。仕事効率化に取り組めば、自然と生産性向上につながります。

仕事効率化によるメリット

仕事効率化にはさまざまなメリットがあります。具体的なメリットについて解説します。

従業員のモチベーション向上

仕事効率化を実現できれば、従業員のモチベーションも向上します。残業時間や休日出勤を削減でき、従業員にかかる負担を軽減できるからです。その結果、従業員の定着率アップも期待できます。

生産性の向上による利益の拡大

仕事効率化は生産性の向上につながり、利益拡大も目指せます。仕事が効率的に進むようになるとコストも削減でき、利益率も向上しやすいです。さらに、拡大した利益を従業員に還元する仕組みをつくれば、従業員のモチベーションアップにもつながります。

人材の流出防止

仕事効率化に取り組むと従業員にとって働きやすい環境が整い、従業員満足度の向上により離職を防ぐことが可能です。たとえば、仕事が効率化すると時短勤務やテレワークも可能になるため、従業員にとってよりよい環境を整備できます。

仕事効率化のアイデア6選

仕事を効率化するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、仕事効率化のアイデアを6つ紹介します。

1.仕事の優先順位を決める

仕事効率化のためには、仕事の優先順位を明確にすることが大切です。リソースを適切に割り振れるようになり、従業員は重要度の高い業務から手をつける習慣を身につけられます。仕事の優先順位がはっきりしていると、従業員の気持ちにも余裕が生まれるでしょう。

2.仕事量を削減する

無駄な業務をあぶり出し、仕事量を削減することも大切です。無駄な業務をなくせば、重要度の高い業務により多くのリソースを割けるようになります。ただし、無駄な業務の削減は一般の従業員だけでは対応できないため、管理職が全体を見ながら最終的な判断を下しましょう。

3.状況を確認して業務の担当者を変える

状況によっては、業務の担当者の変更も必要です。各従業員の強みと弱みを把握し、それに合わせて業務を振り分けたほうが仕事効率化につながります。人事部とも話し合いながら担当を見直しましょう。また、状況によってはアウトソーシングも選択肢の1つになります。

4.ITツールを活用する

それまで手動で対応していた業務をITツールに切り替えれば、作業スピードがアップします。仕事効率化を目指すうえでは、ITリテラシーが低い従業員でも使いこなせるツールを選ぶことが大切です。あわせて教育体制も整備しましょう。

5.マニュアル・テンプレートを整備する

仕事の効率化には、マニュアルやテンプレートの整備も効果的です。ルーティンワークについてはマニュアルを作成し、定型的な作業にはテンプレートを用意すると、仕事をよりスムーズに進めやすくなります。マニュアルは誰でも分かりやすくまとめましょう。また、テンプレートは入力の簡素化を心がけ、ドロップダウンリストを設けることも効果を期待できます。

6.データベースを作成する

データベースを作成すると、情報の活用がスムーズになります。たとえば、顧客対応の際も必要な情報をすぐ確認できて便利です。情報を素早く活用できると、売上や利益の向上にもつながります。

仕事効率化のアイデアを実践するためのツール

仕事効率化のアイデアを実践するには、ツールを活用すると便利です。ここでは、おすすめのツールを紹介します。

1.メモツール

パソコンに搭載されているメモツールを利用すると、メモを扱いやすくなります。紙にペンでメモする場合よりも、見直しや共有がスムーズです。その場で必要な情報をより有効活用しやすくなるでしょう。

2.ビジネスチャット

ビジネス向けに最適化されているビジネスチャットなら、短文で業務上のやり取りに対応できます。会話のようにスピーディに連絡を取り合うことが可能です。ただし、チャットをさかのぼって情報を探す場合、手間がかかる可能性もあります。

3.グループウェア

さまざまな機能が搭載されているグループウェアも業務の効率化に役立ちます。グループウェアを導入する際は、自社の業務とツールの機能性についてマッチング性を確認しましょう。

4.オンラインストレージ

オンラインストレージは、Web上にデータを保存してファイルを効率的に共有できるサービスです。いつでもどこでもデータの保存や閲覧ができます。サービスによってセキュリティレベルに違いがあるため、注意して選択してください。

5.ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請や承認の手続きができるツールです。申請や承認のフローを効率的に進められます。自社のフローを考慮し、必要な機能が備わっているツールを選ぶことが大切です。

6.RPA（Robotic Process Automation）

RPA（Robotic Process Automation）は、さまざまな業務の自動化に対応しており、仕事の効率化を実現できます。ただし、プロセスが多い業務については、RPAよりもシステム化の方が向いています。

7.SFA（Sales Force Automation）

SFA（Sales Force Automation）とは営業支援システムのことです。営業部門が保有している情報をデータ化し、一元管理できます。情報を全体に共有でき、業務や案件の属人化の防止につながります。

8.CRM（Customer Relationship Management）

CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）は、顧客との良好な関係を維持するためのツールです。顧客情報の共有や管理ができ、顧客に寄り添った対応やサービスをスムーズに実現しやすくなります。

9.MA（Marketing Automation）

MA（Marketing Automation）は、マーケティングの一部を自動化するためのツールです。営業活動を総合的にサポートできるため、効率的に売上や利益を生み出しやすくなります。

仕事効率化のアイデアへの取り組み方

仕事効率化のアイデアには、どのように取り組めばよいのでしょうか。ここでは、具体的な取り組み方について解説します。

1.現状分析と仕事の可視化

仕事効率化のためには、職場の現状を具体的に把握しましょう。仕事内容、進め方、担当者、工数などを確認して可視化すると、効率を上げるべき部分も明らかになります。

2.効率化に取り組む業務に優先順位をつける

仕事効率化のアイデアに取り組むうえでは、業務の優先順位が重要です。効率化により削減できる工数や他の業務への影響などを考慮し、優先順位をつけましょう。優先順位が低い業務については、アウトソーシングも視野に入れることも選択肢の1つです。

3.効率化の方法を検討し実行する

優先順位が高い仕事について効率化の手段や方法を検討し、実行に移します。後から検証や改善できるよう、仕事効率化のゴールとなる目標や実施計画も策定しておくことが大切です。

4.PDCAサイクルを回して改善する

仕事効率化に取り組んだら、結果を検証して改善点がないか確認しましょう。取り組みをブラッシュアップするには、PDCAサイクルが有効です。実行と振り返りを繰り返せば、仕事の効率はさらにアップします。

仕事効率化を進める際の注意点

仕事効率化を進めるうえでは、気をつけたいこともあります。ここでは、注意点について解説します。

手間やコストが増えるケースがある

仕事効率化のために業務フローを変更すると、場合によっては従業員の手間やコストが増える可能性もあります。特に取り組みを開始したばかりのうちは負担が増えやすいです。対策としては、たとえば研修によりサポートする方法があります。

一度に効率化できる業務には限りがある

一度に効率化できる業務は限られており、複数の業務をまとめて効率化させようとしても中途半端になります。仕事効率化は焦らずに取り組み、従業員のレベルも考慮した現実的な計画を立てて実行しましょう。

ツールやシステムが自社に合わないと効率化ができない

ツールやシステムを導入しても、自社の業務に合わなかったり使いにくかったりすれば、思うような効果は得られません。ツールやシステムを導入する際は、複数を比較したうえで自社に最適なものを選びましょう。

まとめ

仕事効率化に取り組むと、従業員のモチベーションの向上や利益拡大などを期待できます。仕事効率化のアイデアや役立つツールはさまざまあるため、自社の状況に合わせて選択しましょう。

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