情報共有とは

情報共有とは、従業員個人がもっている情報をチームや社内などに伝えることです。情報共有を行ううえでは、従業員全員が同じ情報を得たうえで有効活用できる状態が理想だといえます。

情報共有のメリット

情報共有にはさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるか解説します。

業務効率・生産性がアップする

情報共有すると、業務の進捗を可視化して周囲に伝えられます。そのため、従業員が互いのスケジュールを踏まえて柔軟な対応を実現できます。さらに、業務に必要な情報を確認しやすくなり、作業がよりスムーズに進むでしょう。

円滑にコミュニケーションを取れるようになる

情報共有が当たり前に行われるようになれば、コミュニケーションが円滑になり従業員同士のすれ違いが少なくなります。タイムリーなやり取りが可能になり、コミュニケーションを取りやすい雰囲気が生まれいます。

最短で欲しい情報にアクセスできる

各従業員がもつ情報をクラウドで一元化しやすくなり、特定の情報が必要なときに迅速にアクセスできます。クラウドなら検索機能を利用できるからです。また、ペーパーレス化の実現にもつながります。

人材育成がしやすい

情報共有の一環として業務マニュアルを共有すると、人材育成もスムーズに進みやすくなります。人材育成にかかる時間や手間の削減も目指せます。

社内に知識・ノウハウが蓄積される

顧客とのやり取りの記録や多様な商品に関する情報なども共有すれば、社内に知識やノウハウが蓄積されていきます。結果として、従業員全体のスキルアップや対応の品質向上などにもつながります。

属人化の防止につながる

情報共有が適切に行われている企業は、特定の従業員しか情報を知らないといった状況に陥りにくくなります。属人化が発生している場合、特定の従業員に業務が集中したり、担当者が退職するとノウハウを失ったりする可能性があります。情報共有の徹底により、それらの問題を防止可能です。

ベストプラクティスがアップデートされる

ベストプラクティスとは、業務を進める際の最適な手段のことです。情報共有を行えば、複数の従業員の仕事のやり方を比較できます。よりよい方法を選択してアップデートすれば、組織全体のベストプラクティスの底上げが可能です。

情報共有のデメリットと解消法

情報共有にはデメリットもあります。ここでは、情報共有のデメリットとその解消法について解説します。

体制が整っていないと、かえって業務効率が悪くなる

情報共有を行うための体制が整っていなければ、かえって業務効率が低下する恐れもあります。たとえば、情報共有に非協力的な従業員が多い場合、スムーズに情報共有できず手間がかかる可能性もあるでしょう。情報共有は、組織全体で積極的に取り組めるように体制を整える必要があります。

情報共有ツール・サイトを導入するとコストがかかる

情報共有のためにツールやサイトを導入する企業も多いですが、導入にはコストがかかります。情報共有に利用できる無料のツールやサイトもありますが、有料のツールやサイトと比較すると、機能性やセキュリティなどが劣る可能性があるため、注意が必要です。かけられる予算内で最適なツールやサイトを見極めなければなりません。

対面のコミュニケーションが減る可能性がある

日常的にツールやサイトなどを活用した情報共有が日常的に行われることで、対面のコミュニケーションが減少します。その結果、意思疎通に時間がかかったり、情報が意図しない伝わり方をしたりするケースあります。対面のコミュニケーションを増やすには、たとえば定期的にランチミーティングを実施するとよいでしょう。

情報共有ツール・サイトのメリット

情報共有ツール・サイトとは、情報共有のために活用できるサービスです。情報共有の課題を解決しつつ、スムーズな情報共有を実現するために役立ちます。ここでは、情報共有ツール・サイトのメリットを解説します。

情報を管理しやすい

情報共有ツール・サイトでは、フォルダ分けにより情報を整理できます。誰にとっても分かりやすい状態にまとめられるため、情報共有を行った従業員以外が情報を探す際もスムーズにアクセスできます。

いつでもどこでも情報を共有・確認できる

インターネットに接続できる環境なら、時間や場所を問わず情報共有ツール・サイトで情報を確認できます。たとえば、外出先や移動中でも業務に必要な情報共有が可能です。

コミュニケーションが円滑になる

情報共有ツール・サイトのなかには、会話形式で気軽にやり取りできる機能がついているものもあります。情報共有のハードルをより下げられるため、報告漏れや認識の齟齬の発生の防止にもつながります。

情報共有ツール・サイトのデメリット

情報共有ツールやサイトには、デメリットもあります。具体的にどのようなデメリットがあるか解説します。

対面でのコミュニケーションが少なくなる

情報共有ツール・サイトを導入すれば、従業員同士の対面によるコミュニケーションは少なくなります。コミュニケーションが極端に減少した場合、情報共有に気付かずトラブルが生じたり、会話がないことで認識にズレが発生したりする可能性もあります。情報共有ツール・サイトをうまく使いこなすには、運用のルールの設定も必要です。

通知が来て集中力が低下する

情報共有が行われるたびに情報共有ツール・サイトから通知がくると、従業員の集中力が下がる原因になります。対策として通知の有無や頻度などを細かく設定できる、情報共有ツール・サイトを選びましょう。

情報量が多くなる

共有された情報をしっかり管理しなければ、情報量が多すぎて必要な情報にたどり着けなくなります。情報共有により情報を有効活用するためには、情報の管理に関するルールも設定する必要があります。

情報漏洩につながる恐れがある

インターネットを介して情報をやり取りするため、情報共有ツール・サイトが情報漏洩につながる可能性はゼロではありません。情報漏洩を防ぐには、強力なセキュリティ対策を行っている情報共有ツール・サイトを選ぶべきです。

情報共有ツールの種類と特徴を解説

情報共有ツールには、さまざまな種類があります。情報共有ツールの種類と特徴について解説します。

ノート型ツール

ノート型ツールは、情報をノート形式の画面に書き込んで保存できます。紙のファイルを作成する手間がかかりません。書き込んだ内容を他の従業員に共有できるだけでなく、他の従業員による編集にも対応しています。

チャットツール

チャットツールは、リアルタイムに会話調で連絡できるツールです。電話やメールなどよりも気軽にコミュニケーションをとれます。より活発な情報共有を実現するために役立ちます。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールは、画像やファイルなどのデータを保管できます。クラウド上で管理できる場合が多く、インターネットにアクセスできればいつでもどこでも情報を確認できます。

社内wikiツール

社内wikiツールは、知識やノウハウを体系的にまとめられます。各従業員による書き込み、編集、閲覧、検索などが可能です。業務に役立つさまざまな知見を蓄積できます。

情報共有ツール・サイトの選び方を解説

情報共有ツールやサイトは、どのように選べばよいのでしょうか。ここでは、選び方について解説します。

機能性で選ぶ

情報共有ツールやサイトを選ぶ際は、導入目的や自社の課題をもとにして必要な機能を洗い出しましょう。情報共有ツールやサイトの機能としては、チャット、ファイル共有、音声通話、Web会議などがあげられます。

シンプルで使いやすいものを選ぶ

従業員全員が活用できるよう、シンプルで使いやすい情報共有ツールやサイトを選びましょう。誰でも簡単に操作できるものでないと、うまく活用できない従業員が生じる可能性があるため、注意が必要です。

料金で選ぶ

有料の情報共有ツール・サイトを選択するなら、予算や用途などをもとに料金プランを選択しましょう。複数の料金プランが用意されている場合も多いため、違いを比較したうえで選んでください。

情報共有ツール・サイトを導入する際の注意点とは

情報共有ツールやサイトを導入するうえでは、気をつけたいこともあります。ここでは、具体的な注意点を解説します。

自社に必要な機能を明確にする

情報共有ツールやサイトにはさまざまな種類があり、搭載されている機能もさまざまです。自社に必要ない機能が多い場合、使いこなせないだけでなく、余計な料金を支払わなければなりません。自社に必要な機能を明らかにしたうえで、情報共有ツールやサイトを探しましょう。

活用マニュアルを策定する

情報共有ツールやサイトの活用方法が曖昧では、社内にも浸透しにくいです。基本的な使い方や自社での活用方法についてマニュアルを用意すれば、従業員の積極的な活用を促せます。

情報共有におけるポイントとは

情報共有においては、意識したいポイントがあります。ここでは、具体的なポイントを解説します。

ツール・サイトを導入する前に自社の体制を整える

情報共有をスムーズに行うには、情報共有ツール・サイトを導入する前に自社の体制を整えることが大切です。情報共有に対する従業員の意識を改革し、理解を深めさせるところから始めましょう。

従業員のセキュリティ意識を高める

情報を蓄積していると、情報漏洩が発生するリスクは少なからずあります。情報共有ツール・サイトの導入時にセキュリティ対策を重視するだけでなく、各従業員の意識の強化も大切です。

まとめ

社内での情報共有にはさまざまなメリットがありますが、デメリットも存在します。メリットを活かしつつデメリットを解消して情報共有するには、複数の配慮や意識が必要です。適切な運用により、情報共有をスムーズに進めましょう。

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