収集した情報は整理する必要がある

情報収集は重要ですが、単に情報を集めるだけでは、必要なタイミングで適切な活用ができません。収集した情報を活かすには、社内のルールに沿って整理や管理をする必要があります。情報が整理されていると、業務の進行をスムーズにしたり、より高い成果を出したりするために役立てられます。

収集した情報を整理するメリット

情報収集して整理するとさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるか解説します。

情報の取捨選択ができる

情報を収集したうえで整理すれば、情報の取捨選択がしやすくなります。現代は情報があふれており、情報収集を試みれば大量の情報が手に入ります。情報が多すぎると本当に必要な情報が分かりにくくなり、有効活用しにくいです。

やみくもに情報収集するだけでは、効率的かつ適切な情報の活用は実現できません。情報をうまく活用するには、適宜整理して取捨選択できる状態にする必要があります。

情報をわかりやすく視覚化できる

情報を整理するには、文章や表にまとめたりする必要があります。情報を整理すれば視覚的にわかりやすくなり、情報収集した本人以外の従業員にも伝わりやすくなります。他の従業員も情報を活用できる状態になれば、情報の属人化も防げるでしょう。また、収集した情報を整理してまとめると、蓄積している情報の全体像も把握しやすくなります。

業務の効率が上がる

情報を整理する過程では、自社にとって必要な情報と不要な情報が明らかになります。不要な情報を排除して必要な情報のみ残せば、業務で情報を活用する際も必要な情報にたどり着きやすくなります。業務をより効率的に進められるようになり、生産性の向上も期待できるでしょう。収集した情報を整理すると、それだけで業務効率の改善を実現できます。

収集した情報を整理する手順

収集した情報を整理するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、収集した情報を整理する手順を解説します。

収集する情報の範囲を決定する

情報を整理しやすくするには、情報収集を行う前に対象となる情報の範囲を決めておくことが大切です。情報をむやみに多く収集すると、それぞれを整理するためにより多くの手間や時間がかかります。情報の整理をスムーズに進めるために、収集する情報の範囲を決めておきましょう。

情報の範囲を決めるうえでは、優先順位も意識すべきです。情報の優先順位が決まっていると、特に必要な情報を重点的に集めつつ、適切に整理しやすくなります。

情報を収集する目的を決定する

収集した情報を整理するうえでは、情報収集のそもそもの目的も明らかにしておく必要があります。情報収集の目的が明確であれば、情報を整理する際の方向性もわかりやすくなるからです。

情報収集の目的としては、たとえば、「部署内で有益な情報を共有するため」や「特定の業務のために情報を活用するため」といった内容があげられます。

整理した後の情報のイメージを書き出す

収集した情報を整理した後、どのように情報が分かれている状態を目指すかについて、イメージを書き出しておくことも大切です。具体的には、情報を整理する際のカテゴリ分けやフォルダ分けなどを考えましょう。

大枠を事前に明らかにしておくと、情報を整理する際の全体像も把握しやすくなります。情報をどのように整理したいかについて、具体的にイメージしてください。

必要な情報を選別する

情報が多すぎると活用する際に迷ってしまい、業務の効率が下がります。そのため、情報を整理するうでは、本当に必要な情報のみを残す必要があります。

ただし、すぐ必要にならなくても、後から必要になりそうな情報がある場合もあるでしょう。その場合は、メインとサブの2種類に情報を分けて整理する方法がおすすめです。情報を多めに残すとしても、必要な情報をスピーディに見つけ出せるよう工夫しましょう。

整理のルールを統一する

情報を整理して後から活用しやすくするには、整理のルールの統一も重要です。書類名やファイル名などの付け方にルールを設ければ、いつ誰が情報を整理しても同様の基準で整理できるようになります。

整理のルールを定めるうえでは、いつの情報であるか一目でわかる状態にする必要があります。中身をチェックしなくてもどのような情報かわかるようにすると、情報を探して活用する際の作業もスムーズになります。

情報を整理する際の注意点

情報の整理にあたっては、気をつけたいこともあります。注意点について解説します。

情報は集めすぎない

情報を整理するうえでは、そもそも情報収集の段階で情報を集めすぎないことも大切です。不要な情報が多ければ、それだけ整理に時間がかかります。チェックすべき対象が多すぎると、余計な手間と時間がかかって非効率です。

情報収集を行う際は目的や用途を事前に明らかにし、関連性の低い情報はなるべく集めないようにする必要があります。情報過多にならないよう注意しましょう。

分類が多すぎると整理しにくい

情報を整理する際はカテゴリやフォルダによる分類が必要ですが、分類しすぎると問題にもつながります。整理に手間がかかるだけでなく、情報を活用する際も必要な情報を探しにくくなります。

分類が多すぎると情報の全体像の把握も難しくなるため、気をつけましょう。分類を考える際は、使い勝手も考慮して最適な数にする必要があります。

情報を整理する力をアップさせるポイント

情報を整理する力を高めるには、ポイントがあります。具体的にどのようなポイントがあるか解説します。

フィードバックをもらって改善する

情報を整理した後、他の従業員からフィードバックをもらって、改善点を確認する方法がおすすめです。整理した情報に対して客観的な視点から確認してもらうと、自分では気付かなかった改善点を発見できる可能性があります。たとえば、自分では使い勝手がよいと思っている部分も、他人から見れば分かりにくいケースもあります。フィードバックを受けたらそれを反映し、より質の高い情報整理を実現しましょう。

表を使う

情報は文章で整理する場合が多いですが、表を使用してまとめる方法もあります。文章化しにくい情報を整理する際は、積極的に表を活用しましょう。

たとえば、数値の情報は、文章で整理するよりも表でまとめることで、わかりやすくなります。表を使う情報整理は、Excelなどのソフトを使用すると簡単です。必要な情報を一覧表にし、一目で確認できるようにしましょう。

ロジックツリーを用いる

ロジックツリーとは、関連する項目を枝分かれさせてまとめるフレームワークです。情報同士のつながりを可視化でき、全体像を把握しやすくなります。収集した情報が煩雑に見える場合も、ロジックツリーを使用して整理すると関連性やつながりを確認できます。整理した従業員以外も、情報について理解しやすくなるでしょう。

ツールを活用する

情報整理を適切に行うためには、専用のツールを活用する方法もあります。情報の整理ができるテンプレートが充実しているツールや、ファイルの編集が容易なツールなどさまざまです。

ツールを活用する際は、自社に必要な機能は何かを事前に考えましょう。必要な機能が搭載されているツールを選んで導入すれば、社内の情報整理がさらにスムーズになります。

まとめ

収集した情報を有効活用するうえでは、情報の整理が重要です。情報をうまく整理できれば、有益な情報を最大限に活かして業務を進められます。今回解説した手順やポイントをもとに、情報整理に取り組んでみましょう。

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