情報共有サイト・ツールとは

情報共有サイト・ツールとは、業務に必要な情報を集約して管理できる、インターネット上のサイトやツールのことです。共有された情報は、他の従業員もリアルタイムで確認や編集ができます。情報を一元管理することで、スムーズな情報活用が可能になります。

情報共有サイト・ツールの種類を解説

情報共有サイト・ツールには、さまざまな種類があります。ここでは、具体的にどのような種類があるか解説します。

社内wiki

社内wikiとは、自社の独自の業務に関する情報をまとめて蓄積できるサイト・ツールです。共有された情報は、後から別の従業員による編集も可能です。社内wikiに情報をまとめておくと、業務についてわからないことがあった場合に各自が簡単に調べられます。業務の引き継ぎや教育などにおいても役立つ可能性が高いです。

ビジネスチャット

ビジネスチャットはインターネットを通して、リアルタイムでコミュニケーションができるサイト・ツールです。短いテキストで気軽にやり取りできる機能だけでなく、Web会議やビデオ通話などの機能もついています。離れていても効率的に連絡を取り合えるため、円滑な情報共有を実現できます。

ドキュメント作成

ドキュメント作成は、コンテンツを作成して管理できるサイト・ツールです。複数の従業員による同時編集にも対応しています。そのため、従業員にスキルを習得させたり、オンボーディングに取り組んだりするうえでも活用可能です。なかには一括更新や管理に対応した、ドキュメント作成のサイトやツールも存在します。

ファイル共有

ファイル共有は、オンラインでファイルのやり取りができるサイト・ツールです。容量の大きいファイルの共有も可能な場合があります。サイト・ツールによっては、共有したファイルへのメモの書き込みも可能です。従業員同士で頻繁にファイルをやり取りするなら、ファイル共有のサイト・ツールを導入すると業務がよりスムーズになります。

営業管理

営業管理は、営業活動に関する一連の流れを管理できるサイト・ツールです。ステークホルダーの管理や名刺の管理に対応しているものもあります。また、顧客情報をもとにスケジュールの申請、チャットによる連絡を開始できるサイト・ツールもあるため、必要に応じて機能を使いわけましょう。

情報共有サイト・ツールを導入するメリット

情報共有サイト・ツールを導入する場合、さまざまなメリットを期待できます。具体的にどのようなメリットがあるか解説します。

スムーズに業務連絡できる

情報共有サイト・ツールの導入により、業務連絡がよりスムーズになります。業務やプロジェクトの関係者が所属するグループに情報共有を一度行えば、すべての相手に対して必要な情報を伝えられます。メールで情報共有する場合と比べても、連絡にかかる手間や工数を少なくなります。

情報を可視化できる

情報共有サイト・ツールを利用すれば、業務に必要な情報や他の従業員の進捗状況などもリアルタイムで確認できます。社内のあらゆる情報の可視化につながるため、業務の改善にもつながります。たとえば、作業に時間がかかっている従業員について把握でき、他の従業員がサポートしやすくなるでしょう。

スピーディに情報にアクセスできる

情報共有サイト・ツールには検索機能がついており、必要な情報に素早くアクセスできます。全体を目で見てチェックしなくても求めている情報を入手できるため、業務の効率化につながります。急な業務が発生しても、情報共有サイト・ツールで情報を管理していれば焦らず対応できます。

社内に情報が蓄積される

情報共有サイト・ツールを導入して積極的に活用すると、次々に情報が蓄積されます。役立つノウハウや知識なども集約して蓄積できるため、業務において有効活用しやすくなります。業務がさらにスムーズに進んだり、より適切な対応を実現できたりするでしょう。

属人化を防止できる

情報共有サイト・ツールの導入は、情報の属人化の防止にもなります。各従業員が得たスキルやノウハウを情報共有サイト・ツールに保存すれば、別の従業員へ共有できます。別の授業員もその情報を活かして業務に取り組めるため、組織全体の能力アップを実現可能です。属人化が発生しにくい環境では、業務の引き継ぎも容易になります。

情報共有サイト・ツールを導入するデメリット

情報共有サイト・ツールの導入にあたっては、デメリットが生じる可能性もあります。具体的にどのようなデメリットが考えられるか解説します。

従業員に活用してもらえない可能性がある

情報共有サイト・ツールを導入しても、必ず従業員が利用するとは限りません。社内に浸透しなければ、コストや手間をかけて導入しても意味がないでしょう。従業員に活用してもらうには、誰でも気軽に利用しやすく、簡単に操作できる情報教諭サイト・ツールを選ぶ必要があります。

情報量が多くなりすぎる恐れがある

情報共有サイト・ツールを活用すると、大量の情報が共有されて重要な情報が埋もれる可能性もあります。必要な情報をかえって探しにくくなる恐れもあるため、注意しましょう。対策として、検索機能が充実している情報共有サイト・ツールを選んだり、情報共有のルールを徹底したりする必要があります。

通知で従業員の集中力を欠いてしまう可能性がある

情報共有サイト・ツールで情報共有されると通知が行われるため、従業員の集中力を欠く原因になる場合もあります。通知について詳細な設定ができる情報共有サイト・ツールを選ぶと、通知が多すぎると感じたときに各従業員が自分で調整できます。

情報共有サイト・ツールの選び方を解説

ここでは、情報共有サイト・ツールの選び方について、押さえておきたいポイントを解説します。

無料で利用できる範囲

情報共有サイト・ツールの多くは、無料で利用できる機能が限られています。無料で利用できる機能を確認し、どのような場合に有料になるのか把握しましょう。無料で利用できる機能は基本的なもののみであるため、情報共有サイト・ツールを業務で使いこなすには、有料に切り替えるべきケースが多いです。

導入や運用のしやすさ

情報共有サイト・ツールをスムーズに活用するには、導入や運用のしやすさも重要です。具体的には、教育コストをかけずに導入できるものを選ぶとよいでしょう。シンプルで誰でも使いやすい情報共有サイト・ツールなら、多くの従業員が活用してくれる可能性が高いです。

利用人数

情報共有サイト・ツールの利用料金は、利用人数に基づいている場合が多いです。一定の人数ごとに料金が区切られているため、利用したい人数が多いほど料金の総額も高くなります。導入する情報共有サイト・ツールを選ぶ際は、導入後の利用人数をあらかじめ把握しておきましょう。

操作性や機能性

情報共有サイト・ツールを従業員に積極的に活用してもらうには、操作性や機能性も重要です。特に、パソコンの操作に苦手意識がある従業員が多い場合、操作性を重視しましょう。また、情報共有サイト・ツールによって機能が異なるため、自社に必要な機能が搭載されているものを選ぶ必要があります。

連携機能の有無

情報共有サイト・ツールのなかには、連携機能がついているものもあります。社内だけでなく、社外の人とやり取りする必要があるなら、連携機能があると便利です。また、情報を共有する相手の範囲についても詳細に設定できると、より使いやすくなります。

多言語対応の有無

企業によっては、多言語対応している情報共有サイト・ツールを選ぶべき場合もあります。外国人の従業員が多いなら、従業員が使っている言語に対応している、情報共有サイト・ツールを選びましょう。なかには従業員ごとに言語を設定できたり、自動翻訳機能が備わっていたりするため、必要に応じて選択してください。

まとめ

情報共有サイト・ツールは、スムーズな情報共有のために役立ちます。情報の可視化により業務効率をアップさせたり、情報の属人化を防止したりできます。情報共有サイト・ツールにはさまざまな種類があるため、今回解説した選び方を参考にして自社に合うものを選びましょう。

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